Aviso de privacidad

SoloWOS (“nosotros”) ofrece herramientas de trabajo a profesionistas independientes y negocios (“clientes”). Este aviso explica qué datos tratamos y para qué.

Datos que tratamos

• Datos de la cuenta: nombre, correo, la huella (hash) de tu contraseña, zona horaria y ajustes del espacio de trabajo.
• Contenido de los clientes: documentos, grabaciones, formularios y respuestas, cotizaciones, cobros, notas, registros de horas y contactos que agregas. Los tratamos por cuenta tuya, como encargados.
• Datos de visitantes en links públicos: en la firma electrónica registramos, por cuenta de quien envía el documento, el nombre, correo, dirección IP, dispositivo y navegador de cada firmante, el consentimiento que dio (con la versión del texto que aceptó), la imagen de su firma y la hora de cada paso, como evidencia de la firma. Quien envía el documento es el responsable de esos datos y nosotros los tratamos por su cuenta, como encargados. Si quien envía pone un código de acceso, solo guardamos una huella (hash) de él. En el rastreo de documentos, el tiempo de lectura por página se registra solo si el visitante lo acepta, y es aproximado. Los clics en links y links cortos se cuentan en totales diarios, sin identificar a los visitantes.
• Pagos: los procesa Stripe y, en cobros en pesos, Mercado Pago si conectas tu cuenta de Mercado Pago. Nunca recibimos ni guardamos números de tarjeta completos. Cuando conectas Mercado Pago guardamos tu Access Token cifrado, tu ID de usuario y tu nombre de usuario de Mercado Pago, y en cada cobro el ID de la página de pago y del pago. Para crear la página de pago le mandamos a Mercado Pago el número del cobro, el nombre de tu negocio, el total y el correo de tu cliente, y cuando Mercado Pago nos avisa de un pago le pedimos el estado y el monto de ese pago.
• Estadísticas del sitio: en nuestro sitio público (no dentro de la app ni en los links que compartes) usamos Plausible, un servicio de estadísticas sin cookies, para contar visitas, clics en botones y velocidad de carga. No pone cookies ni guarda direcciones IP ni identificadores personales. Para saber qué canales traen registros, tu navegador guarda la primera página y el sitio de origen de tu visita en el almacenamiento de la sesión hasta que cierras la pestaña, y los envía con tu registro. Registramos altas, pruebas, pagos y el primer uso de cada herramienta sin nombres, correos ni links a documentos.

Chat de soporte

Cuando nos escribes por el chat de la app o de la página de ayuda, guardamos tus mensajes y nuestras respuestas, la página donde abriste el chat y, si no iniciaste sesión, el nombre y el correo que nos das. Si no iniciaste sesión, una cookie que solo usa el chat guarda tu conversación en ese navegador. Usamos estos datos solo para responderte y para mandarte por correo una respuesta que no hayas visto en el chat. Los chats se borran junto con tu cuenta, o antes si lo pides al correo de contacto.

Primero te responde un asistente de IA, que se identifica como tal. Para responderte, los mensajes de esa conversación se envían a Anthropic junto con la fecha de hoy, la página donde abriste el chat y, si iniciaste sesión, algunos datos de tu cuenta: tu nombre e idioma, el nombre, tu rol y la moneda de tu espacio de trabajo, tu plan y su estado (y los días que le quedan a tu prueba), si tienes activa la verificación en dos pasos, qué pasos de configuración hiciste, cuántas cosas has creado con cada herramienta y los límites a los que estás por llegar. Nunca ve tus clientes, cobros, documentos ni otro contenido, y no puede cambiar nada en tu cuenta. Cuando pides hablar con una persona, o preguntas por pagos, acceso a tu cuenta, un problema o privacidad, le pasa la conversación a alguien de SoloWOS, que la lee y te responde. Como en las demás funciones con IA, Anthropic no usa estos datos para entrenar sus modelos, y solo guardamos conteos de uso de las respuestas de la IA.

Funciones con IA

Cuando usas una función con IA, como Redactar con IA en Cotizaciones o el cotizador con IA gratis de nuestro sitio, el texto que escribes se envía a Anthropic para generar el borrador y, dentro de la app, también los datos que el borrador necesita: el idioma de tu cuenta y la moneda de tu espacio de trabajo. Con los términos comerciales de Anthropic, esos datos no se usan para entrenar sus modelos. No guardamos el texto que escribes ni el borrador que recibimos: solo guardamos conteos de uso (cuántos borradores, los tokens usados y si cada uno funcionó) para aplicar los límites mensuales y diarios y medir el costo. En el cotizador gratis, el borrador que decides guardar para después de crear tu cuenta se queda en tu propio navegador.

Cuando eliges Leer ticket en Gastos, la foto o el PDF del ticket se envía a Anthropic para extraer los datos (proveedor, fecha, montos, impuestos, forma de pago, un resumen corto de lo que compraste y una categoría sugerida), junto con la moneda de tu espacio de trabajo y la fecha de hoy. Antes, las fotos se reducen de tamaño y se les quitan los metadatos, como la ubicación. Los archivos XML de CFDI se leen en nuestros propios servidores, sin IA, y no se envían a Anthropic. Lo que se lee solo llena el formulario: nada se guarda hasta que guardas el gasto, y el archivo se conserva solo si lo guardas como comprobante del gasto. Igual que con los borradores, de las lecturas con IA solo guardamos conteos de uso, no el archivo ni lo que se leyó.

Cuando pides un borrador de seguimiento (un recordatorio de pago, un seguimiento de cotización o un agradecimiento después de una cita), o una automatización lo redacta, los datos que el correo necesita se envían a Anthropic para escribirlo: el nombre de pila de tu cliente, el nombre de tu negocio y cómo le escribes a tus clientes, y los datos del registro, como el número, el monto y la fecha de vencimiento del cobro, el título, el total y las fechas en que se envió y se abrió la cotización, o el tipo y la fecha de la cita. Nada se le envía a tu cliente hasta que revisas el borrador y lo confirmas.

Cuando eliges Resumir con IA en un documento de Firma electrónica, el PDF se envía a Anthropic para escribir un resumen corto en palabras sencillas. El resumen se guarda con la solicitud de firma. Quienes firman lo ven solo si lo apruebas con Mostrar a quienes firman, y cuando alguien firma, el resumen que vio queda en el historial de actividad de la solicitud. Como en las demás funciones de IA, Anthropic no usa el documento para entrenar sus modelos, y guardamos conteos de uso para aplicar el límite mensual.

Cuando usas Crear con IA en Formularios, la descripción que escribes se envía a Anthropic para redactar las preguntas; el formulario se guarda como borrador para que lo revises y no se comparte hasta que lo publicas.

Cuando eliges Preparar con IA en una cita, los datos que SoloWOS tiene de ese cliente se envían a Anthropic para escribirte un resumen corto: su nombre, sus respuestas a las preguntas de la cita y de tus formularios, y datos de sus registros, como la etapa y las notas del contacto, citas pasadas, cotizaciones y cobros con sus montos y estado, documentos que esperan su firma y si abrió lo que le compartiste. El resumen se guarda con la cita y solo lo ven tú y tu equipo; nunca se le envía al cliente. El correo de aviso una hora antes de la cita lo escribe SoloWOS sin IA.

Cuando usas Redactar con IA en Cotizaciones, también enviamos a Anthropic los datos de tu propia cuenta que ayudan a ponerle precio al trabajo: hasta 5 de tus cotizaciones o cobros pasados parecidos (título, conceptos, precios, fechas, si se aceptaron y las horas que registraste), su rango de precios y tu tarifa real por hora y, si elegiste un cliente, una palabra que resume cómo paga (por ejemplo “vigilar”), nunca sus cobros. Los trabajos parecidos se buscan en nuestros servidores, sin IA. Cuando eliges Revisar con IA antes de enviar una cotización, su título, texto, conceptos, anticipo, vigencia y condiciones se envían a Anthropic para listar lo que un cliente podría preguntar; nada se le envía a tu cliente ni cambia hasta que tú lo hagas.

Cuando activas Redactar una cotización con IA para cada solicitud en un formulario, cada respuesta nueva a ese formulario se envía a Anthropic para redactarte una cotización: el título del formulario y las respuestas (menos el correo y el teléfono), los precios e instrucciones que escribiste para los borradores, hasta 5 de tus trabajos pasados parecidos y una palabra que resume cómo paga ese cliente. El borrador se guarda como cotización en tu cuenta y nada se le envía a quien respondió hasta que lo revisas y lo confirmas.

Cuando eliges Conciliar depósitos en Cobros, el estado de cuenta que subes se lee en memoria y nunca se guarda: ni el archivo ni sus movimientos. Un CSV se lee en nuestros servidores, sin IA. Un PDF se envía a Anthropic para listar sus depósitos (fecha, monto, moneda, descripción, referencia y nombre del ordenante), junto con la moneda de tu espacio de trabajo y la fecha de hoy. Los depósitos se emparejan con tus cobros abiertos en nuestros servidores, y un cobro se marca como pagado solo cuando das clic en el botón. Como en las demás funciones de IA, de las lecturas de PDF solo guardamos conteos de uso.

Cuando eliges Explícamelo en Flujo de dinero, dentro de Cobros, solo enviamos a Anthropic los totales por semana del pronóstico (lo que entra en cada línea y lo que sale), sus saldos acumulados desde cero y los supuestos detrás de ellos, como tu tasa de aceptación y tu mes promedio de gastos. No se envían nombres de clientes, números de cobro, títulos de cotizaciones ni proveedores, y el saldo del banco que escribes se queda en tu navegador. El pronóstico se calcula en nuestros servidores, sin IA, y la explicación no se guarda.

Cuando eliges Explícamelo en Impuestos, dentro de Gastos, solo enviamos a Anthropic el estimado de impuestos que calculó SoloWOS: el periodo, su fecha de pago, el total de cada línea (como ingresos cobrados, IVA, ISR o self-employment tax), tu régimen fiscal o tu porcentaje a apartar, las retenciones que escribiste y los supuestos del estimado. No se envían nombres de clientes, cobros, gastos ni proveedores. El estimado se calcula en nuestros servidores, sin IA, y la explicación no se guarda.

Cuando grabas una nota de voz para el asistente de IA, el audio se envía a nuestro proveedor de transcripción para convertirlo en texto y no se guarda: ni en SoloWOS ni como archivo. El texto aparece en el cuadro para que lo revises y luego va a Anthropic como cualquier pedido que le escribes al asistente. Solo guardamos los minutos transcritos, para aplicar el límite mensual.

Cuando eliges Transcribir y resumir en una grabación de pantalla, su audio se envía a nuestro proveedor de transcripción (Deepgram u OpenAI) para convertirlo en texto con tiempos; enviamos solo la pista de audio cuando podemos separarla y, si no, el archivo del video. Después la transcripción se envía a Anthropic para escribir un título sugerido, un resumen corto, capítulos y los siguientes pasos que se mencionan. Una grabación puede incluir la voz de otras personas, así que transcribe solo las grabaciones que puedas compartir de esta forma. La transcripción y el resumen se guardan con la grabación y solo los ve tu espacio de trabajo; quien ve una grabación compartida puede activar los subtítulos hechos con la transcripción y ver los capítulos, nunca el resumen. Si borras la grabación, se borran también. Guardamos los minutos transcritos para aplicar el límite mensual.

Cuando activas la recepcionista IA en tu página de citas o tu Link en bio, lo que tus visitas escriben en su chat se envía a Anthropic para contestarles, junto con lo que ya publicas ahí (el nombre de tu negocio, tus tipos de cita con sus precios y horarios libres, y tus links) y las notas que escribiste para ella. No guardamos la conversación: se queda en el navegador de la visita mientras la página está abierta, y solo guardamos conteos de uso para aplicar los límites. Si una visita decide dejar su nombre, correo, teléfono o un mensaje, esos datos quedan en tus contactos y te llega una notificación. La recepcionista no puede agendar, cobrar ni enviar nada: las visitas confirman la hora en tu página de citas de siempre. Si tú eres la visita, lo que escribes en ese chat se trata igual, y los datos que dejas le llegan a ese negocio.

Cuando usas el asistente de IA en la app, lo que escribes se envía a Anthropic junto con lo que el asistente necesita para hacerlo: la fecha de hoy, tu zona horaria e idioma, el nombre y la moneda de tu negocio, cómo le escribes a tus clientes y los datos de SoloWOS que consulta por ti con las mismas herramientas del conector para Claude y ChatGPT (por ejemplo el nombre y correo de un cliente, un cobro o una cita). La conversación se guarda en tu espacio de trabajo para que puedas volver a ella, y solo tú la ves. El asistente puede crear borradores, links cortos, links de cita y tareas por ti, pero todo lo que le llega a un cliente (enviar un cobro, una cotización o un correo) espera a que lo confirmes. Como en las demás funciones de IA, Anthropic no usa estos datos para entrenar sus modelos, y guardamos conteos de uso para aplicar el límite mensual.

Cuando vinculas tu número de WhatsApp en Ajustes, los mensajes que mandas al número de SoloWOS en WhatsApp pasan por WhatsApp, un servicio de Meta, y se tratan como pedidos al asistente de IA: el texto se envía a Anthropic, la foto de un ticket se lee como con Leer ticket en Gastos, y una nota de voz va a nuestro proveedor de transcripción para convertirla en texto. Nuestras respuestas, incluida la vista previa de lo que espera tu confirmación, te llegan por WhatsApp. Guardamos tu número, cuándo lo vinculaste y el ID de cada mensaje durante 30 días (para no atender un mensaje dos veces); lo que pides se guarda en tu conversación con el asistente, como en la app. La foto de un ticket se guarda solo si presionas Guardar gasto. Meta trata estos mensajes con sus propios términos y aviso de privacidad. Puedes desvincular tu número en Ajustes cuando quieras.

Los asistentes de IA que conectes a SoloWOS, como Claude o ChatGPT, solo acceden a los datos de tu espacio de trabajo con tu autorización, y puedes revocarla cuando quieras en Ajustes > Apps conectadas.

Correo de la oferta

Si dejas tu correo en la tarjeta de la oferta de nuestro sitio, lo guardamos junto con la herramienta que elegiste, la página y la hora, te mandamos ese único correo con la oferta y lo usamos para aplicar el descuento si creas tu cuenta dentro de la hora, sin suscribirte a ningún boletín. Si no creas una cuenta, lo borramos a los 30 días; si la creas, se queda en el registro de pagos de tu cuenta. Una cookie que dura una hora recuerda la oferta en ese navegador.

Consejos durante tu prueba

Durante tu prueba te mandamos un correo cada dos o tres días con un consejo sobre una herramienta de SoloWOS. Para saber cuáles sirven, cada correo trae una imagen invisible y un botón que se cuenta: registramos cuándo lo abres y das clic, y si después usaste esa herramienta. Algunas apps de correo cargan las imágenes solas o las bloquean, así que las aperturas son aproximadas. Usamos estos datos solo para mejorar estos correos. Puedes dejar de recibirlos desde el link al final de cualquiera de ellos o en Ajustes; los correos de tu cuenta siguen llegando.

Reportes de abuso y seguridad de los links

Cualquier persona puede reportar un link dañino en nuestra página de reportes. Guardamos la dirección reportada, qué tiene de malo, los detalles que nos den y, si la persona decide darlo, su correo, que usamos solo para contarle qué hicimos. Para limitar los reportes repetidos guardamos una huella de su dirección IP calculada con una clave secreta, nunca la dirección en sí, y nunca le decimos al dueño de la cuenta quién lo reportó.

Para proteger a quien abre los links de phishing y malware, revisamos con Google Web Risk las direcciones a las que llevan los links cortos al guardarlos, y de nuevo con regularidad mientras están activos. Google recibe solo la dirección.

Para qué usamos los datos

Para dar el servicio y protegerlo, mandar correos de operación (por ejemplo, invitaciones a firmar o confirmaciones de citas), cobrar las suscripciones y medir el uso del producto en conjunto. No vendemos datos personales.

Conservación, exportación y borrado

Puedes exportar tu espacio de trabajo cuando quieras (Ajustes → Datos y privacidad) y borrarlo de forma definitiva. La evidencia de los documentos firmados se conserva con el documento mientras lo tengas.

Encargados y terceros

Proveedores de hospedaje y almacenamiento, Anthropic (borradores, lectura de tickets, resúmenes de documentos y grabaciones, preparación de citas, la recepcionista IA de las páginas públicas, el asistente de IA y el chat de soporte, solo cuando usas una función con IA, activas la recepcionista o le escribes a soporte), Lemon Squeezy (cobro de suscripciones, como revendedor), Stripe (pagos con tarjeta en los cobros), Mercado Pago (pagos de cobros en pesos, solo si conectas tu cuenta), WhatsApp, de Meta (el asistente de SoloWOS en WhatsApp, solo si vinculas tu número), un proveedor de transcripción, Deepgram u OpenAI (convierte en texto las notas de voz, solo cuando grabas una, y las grabaciones que eliges transcribir; el audio de las notas de voz no se guarda), un proveedor de envío de correos, Plausible Analytics (estadísticas del sitio sin cookies), una autoridad de sellado de tiempo y, si está activo, un Prestador de Servicios de Certificación para la constancia NOM-151 de los documentos firmados (los dos reciben solo la huella digital del documento, nunca su contenido), Google Web Risk (recibe solo las direcciones a las que llevan los links cortos, para detectar phishing y malware), y Google y Microsoft (solo si inicias sesión con ellos o conectas un calendario de Google u Outlook, con los permisos mínimos necesarios).

Datos de calendarios de Google y Microsoft

Si conectas un calendario de Google u Outlook, SoloWOS lo usa solo para tres cosas: lee tus horarios ocupados para que nadie agende encima, muestra la lista de tus calendarios para que elijas cuáles revisar y dónde guardar las citas nuevas, y crea, cambia o borra el evento de cada cita agendada en SoloWOS. Si un tipo de cita usa Google Meet o Microsoft Teams, ese evento se crea con link de videollamada y guardamos el link para mostrártelo a ti y a tu cliente. No leemos títulos, descripciones ni invitados de tus eventos para guardarlos. Solo guardamos los permisos de acceso (cifrados), los nombres e identificadores de tus calendarios y los identificadores de los eventos que creamos. Puedes desconectar un calendario cuando quieras en Agenda > Horarios y calendarios, y con eso se revocan y se borran los permisos. También puedes quitar el acceso desde tu cuenta de Google o Microsoft.

El uso y la transferencia que hace SoloWOS de la información recibida de las API de Google cumple la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. No usamos datos de calendario para publicidad, no los vendemos, no los usamos para entrenar modelos de IA y nadie en SoloWOS los lee, salvo que nos lo pidas para soporte, sea necesario por seguridad o lo exija la ley.

Tus derechos (ARCO)

Puedes pedir acceso a tus datos, corregirlos, cancelarlos u oponerte a su uso, y revocar tu consentimiento, escribiendo al correo de contacto. Muchas de estas acciones las puedes hacer tú desde Ajustes.

Contacto

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