Cómo facturar como persona física freelance con CFDI 4.0

Esto es información general para planear, no asesoría fiscal. Tu contador conoce tu caso y es quien presenta tus declaraciones.

El CFDI es el comprobante fiscal que tu cliente necesita para deducir tu servicio y que tú necesitas para declarar tus ingresos. Desde la versión 4.0, el SAT valida los datos de tu cliente contra su padrón antes de timbrar, así que un RFC con un nombre mal escrito ya no pasa. La buena noticia: si pides los datos correctos desde el principio, facturar te toma unos minutos.

Lo que necesitas antes de tu primera factura

1. Tu RFC con una actividad dada de alta y un régimen: casi siempre actividades empresariales y profesionales (612) o RESICO (626).
2. Tu e.firma vigente y un certificado de sello digital (CSD) para timbrar con un PAC. El servicio gratuito del SAT funciona con tu e.firma o contraseña.
3. Un PAC (proveedor autorizado de certificación) o el servicio de facturación del portal del SAT.
4. Tu constancia de situación fiscal a la mano, para que tu nombre, régimen y código postal coincidan.

Los datos que le pides a tu cliente

• RFC.
• Nombre o razón social exactamente como aparece en su constancia de situación fiscal, sin "S.A. de C.V." si la constancia no lo trae.
• Régimen fiscal del receptor.
• Código postal de su domicilio fiscal (no el de su oficina, si son distintos).
• Uso del CFDI. Para la mayoría de las empresas que contratan servicios es G03, gastos en general. Si tu cliente no va a deducir, puede pedir S01, sin efectos fiscales.
• Correo para mandar el XML y el PDF.

Lo más fácil es pedírselo todo en un formulario de registro al empezar el proyecto. En Formularios de SoloWOS armas uno con esas preguntas y cada respuesta crea o actualiza el contacto.

PUE o PPD: cuándo usar cada uno

• PUE (pago en una sola exhibición): cuando tu cliente ya te pagó todo, o te va a pagar todo antes de que termine el mes en que emites el CFDI. Pones la forma de pago real, por ejemplo 03 transferencia o 04 tarjeta de crédito.
• PPD (pago en parcialidades o diferido): cuando todavía no te pagan o te van a pagar en partes o en otro mes. La forma de pago va como 99, por definir. Cuando recibas cada pago, emites un CFDI con complemento de pago a más tardar el día 5 del mes siguiente al cobro.

Ejemplo: facturas $10,000 más IVA el 28 de junio y te pagan el 15 de julio. Como el pago cae en otro mes, emites en PPD con forma de pago 99. El 15 de julio cobras y, a más tardar el 5 de agosto, emites el complemento de pago por $11,600 (o lo que hayas recibido después de retenciones).

Retenciones si le facturas a una empresa

Si tu cliente es persona moral, te retiene ISR (10%, o 1.25% si estás en RESICO) y dos terceras partes del IVA. Esas retenciones van en el mismo CFDI, en los impuestos retenidos de cada concepto. Lee retenciones de ISR e IVA por honorarios para el cálculo completo con ejemplo.

Paso a paso para emitir el CFDI

1. Entra a tu PAC o al servicio de facturación del SAT y da de alta a tu cliente con los datos de su constancia.
2. Elige el tipo de comprobante: ingreso.
3. Agrega cada concepto con su clave de producto o servicio, cantidad, unidad, descripción y precio. Usa la clave que mejor describa tu servicio; tu PAC tiene un buscador.
4. Marca el IVA trasladado de 16% y, si aplica, las retenciones de ISR e IVA.
5. Elige método de pago (PUE o PPD) y forma de pago.
6. Revisa, timbra y manda el XML y el PDF a tu cliente.

Si te equivocaste

Un CFDI con un error se cancela y se emite de nuevo. Al cancelar indicas el motivo; si es por errores con relación, primero emites el CFDI correcto y lo relacionas con el que vas a cancelar. En muchos casos tu cliente tiene que aceptar la cancelación desde su buzón tributario. Hazlo pronto: el plazo para cancelar un CFDI del año termina con el plazo de la declaración anual.

El CFDI no cobra: separa los dos trabajos

El CFDI dice que hubo una operación; no hace que te paguen. Muchos freelancers mandan solo el PDF del CFDI y luego persiguen el pago por WhatsApp. Funciona mejor separar los dos: un recibo de cobro con link de pago para que te paguen, y el CFDI para el SAT.

1. Tu cliente acepta la cotización en línea en Cotizaciones.
2. Creas el recibo de cobro desde la cotización aceptada, con los conceptos ya cargados, y lo mandas con su link de pago desde Cobros.
3. Tu cliente paga con tarjeta por Stripe o por transferencia a la CLABE que pusiste, y el recibo se marca como pagado.
4. Emites el CFDI con tu PAC con los mismos conceptos y montos, en PUE si ya te pagaron.
5. Pones el folio fiscal en las notas del recibo para encontrarlo después.

Así tu cliente recibe un solo link para pagar, y tú sabes en todo momento qué está cobrado y qué no. Para el resto del proceso de cobro, lee cómo cobrar a tiempo como freelancer.