Carta de aceptación de cotización: formato para copiar

La carta sirve cuando quieres un sí por escrito antes de empezar, y sobre todo cuando tu cliente es una empresa: deja claro qué versión de la cotización se aprobó, por cuánto y quién tenía autoridad para aprobarla. Algunas empresas la mandan junto con su orden de compra; otras te piden a ti el formato. Si el proyecto es grande, la carta no sustituye un contrato de prestación de servicios: lo complementa.

[Ciudad], a [fecha]

[Tu nombre o negocio]
Presente

Por medio de la presente, [nombre del cliente o razón social], con RFC [RFC], acepta la cotización número [folio] de fecha [fecha de la cotización], por concepto de [descripción breve del servicio], en los términos que en ella se indican.

Monto aceptado: $[subtotal] MXN más IVA ($[total] MXN con IVA)[, menos las retenciones de ley].
Forma de pago: [50]% de anticipo para iniciar y [50]% contra entrega, por [transferencia / tarjeta].
Fecha de inicio: [fecha], a partir de recibir el anticipo y [materiales].
Fecha estimada de entrega: [fecha].

Los cambios fuera del alcance de la cotización se cotizarán por separado y solo se harán con aceptación por escrito.

Datos para el CFDI: [nombre o razón social como aparece en la constancia], régimen [régimen fiscal], código postal [CP], uso del CFDI [G03 u otro], correo [correo].

Atentamente,

____________________
[Nombre de quien autoriza]
[Puesto], [empresa]
[Correo] · [teléfono]

Qué debe decir para que te sirva

• El folio y la fecha de la cotización, para que no haya duda de qué versión se aceptó.
• El monto con y sin IVA, y si te van a retener ISR e IVA.
• El anticipo y cuándo vence cada pago.
• El nombre, puesto y firma de alguien que pueda aprobar el gasto. Si firma alguien sin autoridad, la carta vale poco.
• Los datos para el CFDI. Pedirlos aquí te ahorra un correo después.

Cómo usarla

1. Manda la cotización primero. Si no tienes formato, usa el formato de cotización.
2. Adjunta la carta prellenada con el folio, los montos y las fechas, para que tu cliente solo revise y firme.
3. Pide que la firme quien aprueba el pago y te la regrese en PDF, o mándala a firmar en línea con Firma electrónica.
4. Cuando la recibas, cobra el anticipo antes de empezar.

Aceptación en línea con Cotizaciones de SoloWOS

En Cotizaciones tu cliente recibe un link a la cotización con los conceptos, el IVA y el total. Para aceptarla escribe su nombre completo, marca la casilla de que acepta la cotización y sus condiciones, y da clic en "Aceptar cotización". SoloWOS guarda el nombre con la fecha, la hora, la IP y el dispositivo, y te avisa por correo. También puede rechazarla con una nota. Si pusiste una fecha en "Válida hasta", después de esa fecha ya no se puede aceptar.

Si al enviarla marcas "Al aceptarla, enviarla automáticamente a firma electrónica", en cuanto tu cliente acepta se crea una solicitud de firma con el PDF de la cotización, y puede firmar en ese momento con "Firmar ahora". Desde la cotización aceptada creas el cobro del anticipo o del total en Cobros, con los conceptos ya cargados. Así la carta, la firma y el cobro salen de un mismo documento.

Esto es información general, no asesoría legal. Para un contrato o una disputa concreta, consulta con un abogado.