Plantilla de control de gastos para freelancers, con IVA acreditable

Esto es información general para planear, no asesoría fiscal. Tu contador conoce tu caso y es quien presenta tus declaraciones.

La plantilla es parte de los temas de impuestos y gastos para personas físicas. Está pensada para que el día 5 de cada mes le mandes a tu contador un archivo que entienda sin preguntarte nada, y para que tú sepas cuánto IVA vas a acreditar antes del día 17.

La plantilla

Fecha | Proveedor | Concepto | Categoría | Monto con IVA | IVA | Forma de pago | ¿CFDI? | Folio fiscal (UUID) | ¿Deducible? | Notas

__/__ | __________ | __________ | __________ | $_______ | $_______ | Tarjeta / Transferencia / Efectivo | Sí / No | ____________ | Sí / No | ________

Totales del mes
Total gastado ....................... $_______
IVA de gastos con CFDI y deducibles . $_______  (este es tu IVA acreditable estimado)
Gastos sin CFDI ..................... $_______  (pide la factura este mes)
Gastos de más de $2,000 en efectivo . $_______  (no deducibles)

Cómo llenar cada columna

• Fecha: la del pago, no la de la factura. Para el IVA y para el ISR del régimen 612 cuenta cuándo pagaste.
• Proveedor y concepto: como vienen en el CFDI, para que tu contador lo encuentre en el portal del SAT.
• Categoría: software, equipo, internet y teléfono, renta, publicidad, contador, cursos, viajes, transporte, comidas, comisiones u otros. Así ves en qué se te va el dinero.
• Monto con IVA: el total que pagaste.
• IVA: el que desglosa el CFDI. Si solo tienes el total, la calculadora de IVA te lo separa (total × 16 / 116).
• Forma de pago: los gastos de más de $2,000 pagados en efectivo no se deducen ni acreditan.
• CFDI y folio fiscal: sin CFDI a tu RFC no hay deducción ni IVA acreditable.
• Deducible: sí, si es de tu actividad, tiene CFDI y se pagó bien. No, si es personal o no cumple.

Ejemplo: un mes lleno

El IVA acreditable del mes es la suma del IVA de los gastos deducibles con CFDI: $480 + $80 + $160 + $320 = $1,040. Esa cifra se resta del IVA que cobraste en mayo. Para ver la cuenta completa con retenciones, lee IVA acreditable para freelancers. Y si quieres saber qué tanto te queda después de gastos, la calculadora de margen de ganancia te da el porcentaje.

Cómo cerrar el mes en cuatro pasos

1. El día 1, descarga del portal del SAT los CFDI recibidos del mes anterior y compáralos con tu control: cada renglón con CFDI en Sí debe tener su folio fiscal.
2. Para cada gasto sin factura, revisa si todavía puedes pedirla en el portal del comercio. Si ya no se puede, déjalo como no deducible.
3. Suma el IVA de los gastos deducibles con CFDI. Ese es el IVA acreditable que vas a restar en tu declaración del mes.
4. Mándale a tu contador el control y los CFDI antes del día 5, para que tenga tiempo de revisar antes del día 17.

Los gastos en dólares, como una suscripción que te cobran en tu tarjeta, anótalos en pesos con el monto que aparece en tu estado de cuenta, y escribe en Notas el monto original. Así tu control cuadra con el banco y tu contador sabe de dónde salió cada cifra.

Qué pide la ley para acreditar el IVA

El artículo 5 de la Ley del IVA pone las condiciones: que el gasto sea deducible para el ISR (estrictamente indispensable para tu actividad), que el IVA venga trasladado expresamente y por separado en el CFDI, que lo hayas pagado efectivamente en el mes y, si te retuvieron IVA, que la retención se haya enterado. Las columnas de la plantilla cubren cada una de esas condiciones.

La misma plantilla, en SoloWOS

En SoloWOS no se presentan declaraciones ni se timbran CFDI. En Gastos puedes registrar tus gastos con comprobante y estimar tu IVA y tu ISR en RESICO: cada gasto lleva fecha, proveedor, categoría, monto, IVA incluido y su comprobante (PDF o foto de hasta 10 MB), y lo marcas como deducible o no. Gastos viene en todos los planes; Solo cuesta $300 MXN al mes, IVA incluido, y el Básico trae 14 días de prueba gratis (pide tarjeta). Al agregar un gasto en pesos, el IVA incluido se llena solo al 16% y lo corriges si el comprobante dice otra cosa. El CSV que exportas desde Gastos trae Fecha, Proveedor, Descripción, Categoría, Proyecto, Moneda, Monto, Impuestos incluidos, Deducible y Comprobante. La forma de pago y el folio fiscal no son columnas de la app: anótalos en la descripción si tu contador los necesita.