Cómo cancelar una factura CFDI 4.0: motivos, plazos y aceptación del cliente

Esto es información general, no asesoría fiscal. Tu contador conoce tu caso y es quien debe confirmar cómo emites cada CFDI.

Cancelar una factura no es borrarla: es avisarle al SAT que ese comprobante ya no vale, con un motivo y, en muchos casos, con el visto bueno de tu cliente. Esta guía es parte de cobrar y facturar en México; si todavía estás aprendiendo a emitir, empieza por cómo facturar con CFDI 4.0.

Los cuatro motivos de cancelación, con un ejemplo freelance

¿Cuál es el plazo para cancelar una factura?

El artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación permite cancelar un CFDI a más tardar en el mes en que debes presentar la declaración anual de ISR del ejercicio en que lo emitiste. Para una persona física, una factura de 2026 se puede cancelar hasta el mes de abril de 2027. Después de ese mes ya no se cancela; se corrige con otros comprobantes, como una nota de crédito, según lo que te diga tu contador.

El mismo artículo pide justificar y soportar con documentos la cancelación de facturas de ingreso. Guarda el correo del cliente, el contrato cancelado o la devolución: si el SAT pregunta por qué cancelaste, eso es lo que muestras.

¿Cuándo tiene que aceptar tu cliente?

Por regla general, cancelar necesita la aceptación del receptor. Cuando pides la cancelación, tu cliente recibe un aviso en su buzón tributario y tiene 3 días hábiles para aceptarla o rechazarla. Si no contesta en ese plazo, el SAT la considera aceptada. Si la rechaza, la factura sigue vigente y tienes que hablarlo con él.

La regla 2.7.1.35 de la RMF 2026 lista los casos en que puedes cancelar sin pedir aceptación. Para un freelancer, los que más aparecen son:

• Facturas cuyo total es de hasta $1,000. Desde el 1 de enero de 2026 esto ya no aplica a los CFDI con complemento de pago: un complemento siempre necesita aceptación.
• Facturas a público en general (RFC XAXX010101000), como la factura global.
• CFDI de egreso (notas de crédito), de nómina y de traslado.

Los CFDI que tienen otros comprobantes relacionados se cancelan en orden: primero los relacionados, después el original. Si tu factura PPD ya tiene complementos de pago, tienes que cancelar los complementos antes que la factura.

Cómo sustituir una factura con error (motivo 01)

Pasos para cancelar en el portal del SAT

1. Si es un motivo 01, emite primero la factura que sustituye a la anterior y copia su UUID.
2. Entra al portal del SAT, en Factura electrónica > Cancela y recupera tus facturas, con tu RFC y contraseña o con tu e.firma.
3. Busca la factura emitida por folio fiscal o por fecha.
4. Selecciónala, elige el motivo y, si es 01, pega el folio de sustitución.
5. Firma la solicitud. El estado cambia a "en proceso" si tu cliente debe aceptar, o a "cancelado" si es un caso sin aceptación.
6. Revisa el estado a los 3 días hábiles y guarda el acuse de cancelación junto con el motivo documentado.

Si facturas con un PAC, el proceso es el mismo dentro de su sistema: elige la factura, el motivo y, si aplica, el folio de sustitución. El SAT cambia el portal seguido, así que si un menú no aparece con ese nombre, busca "cancelación" en la sección de factura electrónica.

Errores que hacen que una cancelación se atore

• Cancelar con motivo 02 cuando en realidad estás sustituyendo. Si emites una factura nueva por la misma operación, relaciónala y usa 01.
• Cancelar la factura PPD sin cancelar antes sus complementos de pago.
• No avisarle al cliente. Una solicitud que llega sin contexto a su buzón tributario se rechaza por precaución.
• Esperar a abril. Si hay que cancelar algo de este año, hazlo en cuanto detectes el error.

En SoloWOS

SoloWOS no timbra ni cancela CFDI. Lo que sí evita muchas cancelaciones es tener bien los datos fiscales del cliente desde el principio: en Formularios le pides RFC, nombre o razón social, régimen y código postal al iniciar el proyecto, y en Cobros cobras con un recibo simple, que no es fiscal, así que puedes corregirlo o anularlo sin pasar por el SAT. Cuando ya te pagaron, emites el CFDI en PUE con datos que ya revisaste.