Cómo dar seguimiento a una cotización sin parecer insistente

Mandaste la cotización, el cliente la abrió y no contestó. No es raro: está ocupado, la tiene que aprobar alguien más o está comparando. El seguimiento no es presionar si cada mensaje le sirve. Abajo va un calendario, mensajes para correo y WhatsApp, y cómo automatizarlo. Es parte de clientes, contratos y agenda.

El calendario de seguimiento

Si la cotización es para una empresa con área de compras, suma una semana a cada paso (días 7, 12 y 20) y pregunta en el primer seguimiento quién más tiene que aprobarla. Si es para una persona física que pidió algo urgente, puedes acortar a días 1, 3 y 6.

Mensajes para copiar

Asunto: ¿Dudas sobre la cotización de [proyecto]?

Hola, [nombre]:

Te escribo por la cotización de [proyecto] que te mandé el [día]. Una pregunta para ajustarla si hace falta: ¿las [3 rondas de cambios / 6 semanas de entrega] te funcionan, o necesitas algo distinto?

Si prefieres verlo en una llamada de 15 minutos, aparta un horario aquí: [link de citas].

Saludos,
[tu nombre]

Hola, [nombre]. Te aviso que se me liberó el inicio del [fecha] para [proyecto]. Si te late, con aceptar la cotización desde el link de tu correo lo aparto. Si el presupuesto es lo que frena, te puedo proponer una versión más chica con [alcance reducido].

Asunto: ¿Cierro la cotización de [proyecto]?

Hola, [nombre]:

Como no he sabido de ti, supongo que el proyecto cambió de prioridad o se fue por otro lado, y está bien. Voy a dar por cerrada la cotización el [fecha] para liberar esas fechas.

Si más adelante quieres retomarlo, contéstame este correo y lo vemos.

Gracias por considerarme,
[tu nombre]

Cuándo dar la cotización por perdida

• Después del mensaje del día 10 sin respuesta.
• Cuando vence la vigencia y el cliente no pidió extenderla.
• Cuando el cliente dice que se fue con otra persona. Pregunta, sin discutir, qué pesó más: precio, tiempos o alcance. Te sirve para la siguiente.

Si el cliente contesta en cualquier punto, aunque sea para decir que no, detén el calendario: ya no es seguimiento, es una conversación. Agradece la respuesta y, si dijo que no, pregunta si puedes escribirle para un proyecto futuro.

Dar por perdida no es borrar: marca al prospecto como perdido en tu embudo, anota por qué y ponte un recordatorio a 30 o 40 días. Muchas cotizaciones regresan cuando el proyecto vuelve a ser prioridad.

Errores que hacen sentir insistente un seguimiento

• "Solo quería saber si ya la viste". Sí la vio, y no le das nada que contestar.
• Escribir todos los días o por tres canales a la vez.
• Bajar el precio sin que te lo pidan: le dice al cliente que la primera cifra no era en serio.
• No poner vigencia. Sin fecha, no hay razón para decidir esta semana.

Cómo automatizarlo en SoloWOS

Con Automatizaciones puedes mandar correos de seguimiento y mover contactos de forma automática. La plantilla "Da seguimiento a tus cotizaciones" ya hace el día 3: cuando se envía una cotización, espera 3 días y manda un correo, solo si la cotización sigue sin aceptarse ni rechazarse. Para el calendario completo:

1. Usa la plantilla y cambia la espera a 2 días. Pega el texto del día 2 y deja marcada la casilla "Solo si la cotización sigue sin aceptarse ni rechazarse".
2. Crea una segunda automatización con el mismo disparador, cotización enviada, una espera de 10 días y el correo de cierre.
3. Para el día 5 por WhatsApp, crea una tercera con la acción "avisarte": te llega el recordatorio y mandas tú el mensaje desde tu teléfono (las automatizaciones no mandan WhatsApp).
4. Revisa el registro de cada automatización la primera semana para ver qué correos salieron y cuáles se saltaron porque el cliente ya contestó.

Cuando el cliente acepta en Cotizaciones, el contacto pasa solo a Ganado en el embudo de ventas; si la rechaza, a Perdido. Los correos automáticos cuentan en los 1,500 correos al mes que incluye el plan Solo. Si el cliente necesita un documento formal para aceptarla, usa la carta de aceptación de cotización.