Empezar como freelancer: lo mínimo para tu primer cliente y lo que agregas después

Casi todos los freelancers empiezan igual: un cliente por recomendación, un precio dicho por WhatsApp y un pago que llega cuando llega. Al principio te faltan tres cosas por escrito: qué vas a hacer y por cuánto, que el cliente lo aceptó y cuándo te paga. Con el segundo y el tercer cliente aparecen los demás problemas: la empresa que paga a 30 días y te retiene impuestos, el cliente que pide "un cambio más" sin pagarlo y el fin de mes en que no sabes cuánto apartar para el SAT. Esta página va en ese orden. Si vendes sobre todo diagnóstico y asesoría, lee software para consultores.

Qué activar y cuándo

Cuando pasas de 3 cotizaciones o 5 recibos al mes, el plan Solo sube los límites a 20 cotizaciones, 15 firmas y 50 recibos al mes, con las mismas herramientas.

De la recomendación por WhatsApp al dinero en tu cuenta

1. Te pasan el contacto. En vez de cotizar en el chat, mandas tu formulario "Solicitud de proyecto": qué necesita, para cuándo y cuánto piensa gastar. La respuesta crea el contacto en tu embudo de ventas.
2. Si hace falta platicar, el formulario lo manda a tu agenda para una llamada de 20 minutos, con su nombre y correo ya llenos.
3. Mandas la cotización con el alcance en conceptos, cuántas rondas de cambios incluye, 50% de anticipo y el resto a la entrega. Te avisa cuando la abre y cuando la acepta.
4. El contrato va a firma electrónica. Si no tienes uno, parte del contrato de prestación de servicios.
5. El recibo del anticipo sale de la cotización. Si el cliente es una empresa que te va a retener impuestos, calcula el neto con la calculadora de honorarios antes de cotizar, no cuando llega el depósito.
6. Mientras trabajas, el cronómetro de Control de horas corre en el proyecto del cliente. Lo que pidió fuera del alcance entra al recibo del resto como conceptos.
7. Cuando te pagan, emites el CFDI con tu PAC o en el portal del SAT, y registras en Gastos lo que gastaste en el mes.

Un mes con cuatro clientes

Así se ve el mes de una freelancer que hace diseño y redes sociales, con números de ejemplo:

• Una agencia de Guadalajara: proyecto de $18,000 con 50% de anticipo. Aceptó la cotización el día 3 y el anticipo llegó por transferencia el 5.
• Una cafetería: iguala de $6,000 al mes por 10 horas. El último día creas el recibo, das clic en "Agregar tiempo sin facturar" y ves que usaron 12; las 2 horas extra quedan como concepto.
• Una dentista: logo y tarjetas por $4,500, pagados con tarjeta desde el link del recibo el mismo día que lo mandaste.
• Un cliente atrasado: su recibo venció hace 5 días y ya recibió dos recordatorios por correo sin que tú escribieras nada.
• Cierre del mes: Gastos pone lo que cobraste junto a lo que gastaste (Adobe, internet, una silla nueva) y te da una estimación del IVA a pagar y del ISR si estás en RESICO.

Las 13 herramientas, una por una

Un freelancer no usa las herramientas por igual. Esto es lo que hace cada una en el trabajo de todos los días:

• Link en bio: si consigues clientes por Instagram o LinkedIn, una página con tu portafolio, tu formulario y tu agenda. Si todo te llega por recomendación, la vas a usar poco.
• Links cortos: un link corto a tu portafolio para la firma de correo o la tarjeta, con su QR. Cuentas los clics sin rastrear a nadie.
• Formularios: la solicitud de proyecto, para que el cliente diga qué quiere antes de que pongas un precio. Las respuestas quedan en su contacto.
• Agenda: la llamada de presentación de 20 minutos y, si cobras asesorías, una sesión que se paga con tarjeta al agendar.
• Cotizaciones: tu cotización con alcance, rondas de cambios y anticipo. Guarda tu servicio más vendido como plantilla y la siguiente te toma cinco minutos. En Solo mandas hasta 20 al mes.
• Firma electrónica: el contrato que el cliente firma desde el celular, con certificado y bitácora de auditoría. Solo incluye 15 solicitudes de firma al mes.
• Rastreo de documentos: entregables en PDF (un reporte, un manual, una presentación) con link rastreable: ves si los abrieron antes de la junta y puedes apagar el link.
• Grabación de pantalla: un video de hasta 5 minutos explicando un avance, en lugar de otra llamada. Ves si el cliente lo vio completo.
• Notas y tableros: las notas de cada proyecto y un tablero Kanban con lo que entregas esta semana, con fechas límite.
• Control de horas: el cronómetro por proyecto, con tu tarifa por hora en cada uno. Aunque cobres precio cerrado, te dice si el proyecto te salió a la tarifa que pensabas.
• Cobros: recibos de cobro con folio, IVA y link para pagar con tarjeta por tu Stripe, o con tu CLABE. Los recordatorios de pago salen solos antes y después del vencimiento.
• Gastos: tus gastos con comprobante y, si cobras en pesos, el IVA a pagar y el ISR estimado en RESICO cada mes. Lo exportas en CSV para tu contador.
• Automatizaciones: seguimiento a la cotización que lleva 3 días sin respuesta, agradecimiento cuando llega un formulario y una solicitud de reseña una semana después del pago.

Cuando te paga una empresa

Muchas empresas pagan a 30 días y piden el CFDI antes de programar el pago. Pon en el recibo de cobro la fecha de vencimiento real, no la de hoy, para que los recordatorios salgan cuando toca. El reporte de Gastos todavía no resta lo que te retienen; para esa cuenta usa la calculadora RESICO, que sí incluye la retención de ISR, y lee retenciones de ISR e IVA en honorarios.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tu servicio principal como plantilla, Firma electrónica con tu contrato y Cobros con tu Stripe o tu CLABE. Control de horas entra con tu primera iguala o tu primer proyecto por hora.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para tu precio por hora en pesos.
• Calculadora de honorarios para ver cuánto te llega cuando una empresa te retiene.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.
• Calculadora de iguala para ponerle precio a un paquete mensual de horas.
• Generador de recibos si solo necesitas un recibo suelto.
• Formato de cotización para copiar y adaptar.

Lo que SoloWOS no hace por un freelancer

• No es contabilidad: no concilia bancos, no lleva contabilidad electrónica ni presenta declaraciones.
• No le carga la iguala a la tarjeta del cliente: el recibo puede repetirse solo cada mes, pero el cliente paga cada uno, y un recibo que se repite no jala las horas extra.
• La moneda es una para todo tu espacio de trabajo, pesos o dólares. Si tienes clientes en las dos, cambias el ajuste antes de cotizar, y el reporte de Gastos deja aparte, sin convertir, lo que cobraste en la otra moneda.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.