Cómo cotizar un banquete por persona: anticipo y fecha límite del número final

Los resultados que aparecen al buscar cómo cotizar un banquete están escritos para quien contrata: rangos de precio y consejos para comparar. Aquí va el otro lado, para banqueteros: cómo sacar tu precio por persona, qué cobrar aparte y cómo escribir el anticipo y la fecha del número final para que los invitados que no llegan no salgan de tu bolsa. Más temas en artículos por profesión y la página de SoloWOS para banqueteros.

Qué va por persona y qué va como cargo fijo

Paso a paso: tu precio por persona

1. Costea el menú por persona con tus recetas: cuánto te cuesta cada tiempo con merma incluida.
2. Suma bebidas sin alcohol y hielo por persona.
3. Calcula cuántos meseros necesitas para el número de invitados, multiplícalo por lo que pagas a cada uno y divídelo entre los invitados.
4. Agrega la renta o reposición de loza, cristalería y mantelería por persona.
5. Suma tus costos fijos del evento y divídelos entre el mínimo de invitados que vas a garantizar, no entre el número que te dicen. Si llegan menos, esos costos ya están cubiertos.
6. Agrega tu margen sobre el precio, no sobre el costo, y redondea.
7. Suma el IVA y presenta el precio por persona con IVA incluido.

Si el precio te sale alto frente a la competencia, no le bajes al margen primero. Revisa el mínimo: con un mínimo de 120 invitados tus costos fijos ya están cubiertos, y si el cliente quiere un mínimo menor, el precio por persona sube. Esa conversación es más fácil con la calculadora de margen de ganancia abierta.

¿Cuánto anticipo pedir y cuándo se liquida?

El anticipo aparta la fecha y cubre las compras que haces antes del evento. Una regla que funciona: un primer pago al apartar, que no se reembolsa porque ya rechazaste otros eventos ese día, y el saldo cuando el cliente confirma el número final, unos días antes del evento, para que compres con dinero cobrado. Los invitados de último momento se cobran al día siguiente con el mismo precio por persona.

Como referencia de una política publicada, las condiciones de banquetes 2026 del hotel Silken Gran Teatro, de la cadena española Hoteles Silken, piden el número definitivo de comensales y el menú 10 días antes y el resto del pago 72 horas antes del evento. No es una regla mexicana, pero muestra un calendario que los clientes entienden.

La fecha límite del número final de invitados

La fecha límite es el día en que compras. Antes de esa fecha, el cliente puede subir o bajar el número sin costo (sin bajar del mínimo); después, solo puede subir, porque ya pediste la carne y contrataste a los meseros. Ponla en días antes del evento y en fecha concreta ("a más tardar el viernes 6 de noviembre"), mándale un recordatorio una semana antes y escribe qué pasa si no responde: se cobra el último número que te dio.

Precio. $[precio] por persona, IVA incluido, para un mínimo de [120] invitados. Incluye [menú de tres tiempos, refrescos, agua, hielo, meseros, loza, cristalería y mantelería] por [5] horas de servicio.

Anticipo. [30]% del total estimado al aceptar esta cotización, para apartar la fecha. No se reembolsa en caso de cancelación.

Número final de invitados. A más tardar el [fecha, 10 días antes del evento]. Hasta esa fecha el número puede cambiar sin costo, sin bajar del mínimo. Después, solo puede aumentar. Si no recibimos confirmación, se toma el último número acordado.

Saldo. El total con el número final, menos el anticipo, a más tardar el [fecha, 3 días antes del evento].

Invitados adicionales el día del evento. Se cobran a $[precio] por persona y se pagan al día siguiente.

Horas extra. $[monto] por hora de servicio adicional, IVA incluido.

No incluye. [Descorche, barra libre, mesa de postres], que se cotizan aparte.

Caso fortuito. Si el evento no puede hacerse por caso fortuito o fuerza mayor, se elige una nueva fecha o se devuelve lo pagado menos las compras ya hechas y comprobadas.

Registro. Contrato de adhesión registrado ante Profeco con el número [número] el [fecha].

¿Qué dice la ley sobre la cotización y el contrato?

Cuando vendes al público, la Ley Federal de Protección al Consumidor te obliga a informar y respetar precios y condiciones (artículo 7) y a mostrar de forma notoria el monto total a pagar, con impuestos y cualquier otro cargo (artículo 7 bis). Por eso conviene cotizar el precio por persona con IVA incluido y listar los extras con su precio, en lugar de un "+ IVA y servicio" al final.

Si usas el mismo contrato con todos tus clientes, es un contrato de adhesión (artículo 85). El artículo 86 permite que una norma oficial pida registrarlo antes ante Profeco, y Profeco incluye los eventos sociales en su lista de contratos de registro obligatorio, con base en la NOM-174-SCFI-2007 (DOF 1 de noviembre de 2007). En sus recomendaciones sobre banquetes, Profeco dice que el contrato lleva el número de registro y penas equitativas para ambas partes, y que la cláusula que obliga al cliente a cumplir aun en caso de fuerza mayor es ilegal. Antes de usar tu contrato, regístralo o confirma cómo hacerlo en el Registro Público de Contratos de Adhesión.

Esto es información general, no asesoría legal. Las normas citadas se revisaron el 23 de octubre de 2026; para tu contrato, consulta a un abogado.

En SoloWOS

En Cotizaciones cada concepto lleva cantidad y precio unitario, así que el banquete entra como "Menú de tres tiempos" por 150 invitados y los extras como conceptos propios; le pones vigencia y el porcentaje de anticipo. Cuando el cliente la acepta, creas el recibo del anticipo y, con el número final, el del saldo en Cobros, donde ajustas la cantidad de invitados antes de enviarlo. Los primeros datos (fecha, lugar, tipo de evento, invitados) llegan por un formulario con preguntas condicionales. Si trabajas con wedding planners, cómo cobra un wedding planner te ayuda a entender su calendario.