Cómo cobrar como wedding planner: fee fijo, porcentaje o coordinación del día

Las páginas que salen al buscar cuánto cobra un wedding planner hablan a los novios: dan un rango y ya. Esta nota es para ti, que organizas bodas: cómo sale cada número, cuándo conviene cada modelo y cómo repartir los pagos para no financiar la boda de nadie. Es parte de artículos por profesión; si quieres ver cómo se organiza el trabajo completo en SoloWOS, ve SoloWOS para organizadores de bodas.

Los tres modelos, lado a lado

¿Cómo calcular un fee fijo?

Cuenta las horas, no los meses. Una boda de 12 meses y una de 6 tienen casi las mismas juntas, visitas y llamadas; la de 6 solo las junta más. Haz una lista de lo que haces en una boda típica (visitas a lugares, juntas con cada proveedor, pruebas de menú, el ensayo, el día con montaje y desmontaje) y ponle horas a cada cosa. Multiplica por tu tarifa por hora y suma aparte lo que pagas tú: viáticos, asistentes del día y materiales.

Si nunca has medido tus horas, haz la próxima boda con un cronómetro. Con ese número dejas de adivinar y la calculadora de tarifa freelance te dice cuánto debe valer tu hora para cubrir tus gastos y tus semanas sin bodas.

¿Cuándo conviene cobrar un porcentaje del presupuesto?

El porcentaje premia las bodas grandes: más proveedores, más invitados y más horas suelen ir juntos. El problema es que el número depende de decisiones que no son tuyas. Si los novios cambian el banquete por uno más barato a cuatro meses de la boda, tu trabajo sigue igual y tu cobro baja. Por eso el porcentaje funciona solo con tres reglas escritas: qué entra en la base (los proveedores que contratan por tu medio, sin tu fee), cuándo se calcula (al cerrar proveedores, no al firmar) y un mínimo que cobras pase lo que pase.

¿Cuánto cobrar por coordinación del día?

La coordinación del día no es solo el día. Llegas a una boda que planearon los novios, así que necesitas al menos dos o tres juntas para revisar contratos de proveedores, armar el cronograma y confirmar horarios. Cronoshare, un directorio de servicios, estima que la coordinación sola cuesta de $8,000 a $12,000 MXN y la planeación completa de $10,000 a $75,000 MXN (consultado el 23 de octubre de 2026). Úsalo como referencia del mercado, no como tu precio: calcula tus horas igual que en el fee fijo y fija un número de horas el día del evento, con la hora extra cotizada desde el inicio.

¿Qué modelo te conviene?

El calendario de pagos

El Código Civil Federal deja que tú y los novios fijen la retribución de común acuerdo (artículo 2606) y, si no pactan nada, pone el pago al prestar el servicio o al terminar (artículo 2610). Sin calendario escrito, cobras al final una boda en la que trabajaste un año. Amarra cada pago a una etapa: el primero aparta la fecha, el segundo llega cuando ya cerraste proveedores y el último antes de la semana de la boda, para que no persigas a los novios en su luna de miel.

El dinero de los proveedores

Si los novios te depositan a ti el banquete, las flores y la música para que tú pagues, ese dinero entra a tu cuenta y puede verse como ingreso tuyo; habla con tu contador antes de hacerlo. Lo más limpio es que cada proveedor les cotice y les cobre directo a los novios, y que tu contrato diga que tú coordinas pero no respondes por el pago a terceros. Si un proveedor te da comisión por recomendarlo, escríbelo en tu cotización.

Cuando tu servicio se ofrece al público como un negocio, la Ley Federal de Protección al Consumidor te pide informar y respetar precios y condiciones (artículo 7) y mostrar el monto total con impuestos y cargos (artículo 7 bis). En la práctica: cotiza a los novios con el IVA ya sumado y con todos los cargos a la vista. Profeco, además, pide que los prestadores de servicios de eventos sociales tengan su contrato de adhesión registrado y que las penas por cancelación sean equitativas para ambas partes; revisa en el Registro Público de Contratos de Adhesión si tu servicio entra.

Honorarios. Por la planeación y coordinación de la boda del [fecha] en [lugar], los novios pagan $[monto] más IVA, $[monto con IVA] en total. Incluye [número] juntas, visitas a [número] lugares y [número] horas el día del evento.

Calendario de pagos.
1. [30]% al firmar este contrato, para apartar la fecha. No se reembolsa en caso de cancelación.
2. [30]% al cerrar los proveedores principales o el [fecha], lo que ocurra primero.
3. [40]% a más tardar [21] días antes de la boda.

Extras. Cada hora adicional el día del evento cuesta $[monto] más IVA y se paga en los 5 días siguientes. Juntas adicionales: $[monto] más IVA cada una.

Proveedores. Los proveedores cotizan y cobran directamente a los novios. [Nombre del planner] [no recibe / recibe y lo informa aquí] comisiones de proveedores.

Cancelación. Si los novios cancelan, los pagos ya hechos no se reembolsan. Si cancelan a menos de [21] días de la boda, se paga el total. Si [Nombre del planner] cancela sin caso fortuito, devuelve todo lo pagado y paga una pena de [10]% de los honorarios. Si la boda no puede hacerse por caso fortuito o fuerza mayor, las partes eligen una nueva fecha o se devuelve lo pagado menos los gastos comprobados.

Esto es información general, no asesoría legal. Las normas citadas se revisaron el 23 de octubre de 2026; para tu contrato, consulta a un abogado.

En SoloWOS

En Cotizaciones pones tu fee y los extras como conceptos, con el porcentaje de anticipo en su campo; cuando los novios la aceptan en línea, puede salir sola la solicitud de firma electrónica del contrato. Desde la cotización aceptada creas el recibo del anticipo y el del resto en Cobros; el segundo pago de un calendario de tres lo creas a mano, con su fecha de vencimiento. Si siguen pendientes, salen recordatorios por correo entre 3 días y 1 día antes de la fecha y otra vez después. Para decidir cuánto anticipo pedir en otros trabajos, lee cuánto anticipo pedir a un cliente, y para el CFDI, cómo facturar un anticipo.