Software para banquetes y chefs a domicilio: del menú al cobro

En un banquete todo se cotiza por invitado y todo cambia hasta la última semana: eran 120, luego 135, y al final confirman 128 con cuatro menús vegetarianos. La fecha se aparta con anticipo, y si no lo pagan rápido, otra familia la pide. Un chef a domicilio vive lo mismo en chico: una cena para 10 personas, en una casa que no conoces, con la compra del súper el día anterior.

De la solicitud al pago del resto

1. Tu formulario pide fecha, tipo de evento, número de invitados, lugar y si hay cocina en el sitio. Si eligen cena privada, aparecen las preguntas de tu servicio a domicilio.
2. La cotización va por invitado: "Menú de tres tiempos" por 120, meseros por 6, loza y mantelería por evento. La cotización suma sola, pide 50% de anticipo y vence en 7 días. En los términos dices que la fecha queda apartada al pagar el anticipo.
3. La degustación es un tipo de cita de 90 minutos en tu agenda, con cobro al agendar si así lo trabajas. Si conectas Google Calendar, los eventos que ya tienes bloquean esos horarios.
4. El contrato va a firma electrónica: número mínimo de invitados, fecha límite para confirmar el número final y la política de cancelación.
5. El menú final en PDF se aprueba en el portal del cliente. Si cambian el postre, subes otra versión y la aprobada queda fija.
6. El recibo del resto sale de la cotización como borrador. Si al final son 128 invitados y no 120, ajustas los conceptos antes de mandarlo a Cobros, con vencimiento antes del evento.

Una semana con dos eventos

• Lunes: llegan tres solicitudes del fin de semana. Mandas dos cotizaciones desde tu plantilla de banquete y una de cena privada.
• Martes: una familia paga el anticipo de la boda de su hija y la fecha de abril queda apartada. La cotización de otra familia para el mismo día vence sin aceptarse.
• Miércoles: dos degustaciones agendadas desde tu página. Una de ellas cambia la hora desde su confirmación.
• Jueves: llega el número final de invitados del evento del sábado. Ajustas el recibo del resto y lo pagan con transferencia.
• Viernes: registras en Gastos la compra del mercado y la renta de mobiliario de los dos eventos, cada una en su proyecto.

Las 13 herramientas, una por una

Lo que hace cada herramienta para un banquete o una cocina que va a domicilio.

• Link en bio: tu página con el formulario de cotización, el menú de temporada, la degustación y tu Instagram de platillos.
• Links cortos: un QR en tus tarjetas, en la mesa de postres o en el salón que te recomienda, para ver cuántos clics llegan de cada uno.
• Formularios: la solicitud de evento, con preguntas distintas para banquete y cena privada. Para dietas especiales, pide cantidades ("4 platos sin nuez") y no los nombres de los invitados.
• Agenda: la degustación con cobro al agendar, y la cena privada como tipo de cita de 4 horas con margen de 2 horas antes para montar y la dirección como pregunta obligatoria.
• Cotizaciones: la cotización por invitado con cantidad y precio en cada concepto, anticipo y vigencia; la vigencia es lo que te deja soltar la fecha si no pagan.
• Firma electrónica: el contrato con mínimo de invitados, fecha de confirmación del número final, política de cancelación y lo que pasa con la loza rota.
• Rastreo de documentos: tu carta de menús en PDF; ves si el cliente la abrió y qué páginas leyó antes de la degustación.
• Grabación de pantalla: ayuda poco en la cocina. Un caso: explicarle en pantalla a un cliente corporativo cómo se arma su cotización por invitado antes de que la pase a compras.
• Notas y tableros: la orden de producción y la lista de compras de cada evento en una nota, y un tablero con los eventos de la semana y lo que falta confirmar.
• Control de horas: casi no lo necesitas. Sirve para medir cuántas horas de preparación lleva un menú y saber si tu precio por invitado las cubre.
• Cobros: el anticipo y el resto de cada evento, con el resto ajustado al número final de invitados y recordatorio por correo antes del vencimiento.
• Gastos: la compra del mercado, el gas, la renta de mobiliario y los meseros de cada evento, con su comprobante, asignados al proyecto del evento.
• Automatizaciones: si la cotización sigue sin aceptarse en 3 días, el cliente recibe un recordatorio; una semana después del pago del resto, le pides una reseña.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tu menú base por invitado como plantilla, porque es donde se aparta o se suelta la fecha. Cobros, para que el anticipo y el resto salgan de la misma cotización. Y Agenda para la degustación, que es donde se cierran los eventos grandes.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de cotización para pasar costos de insumos y personal a un precio por invitado.
• Calculadora de margen de ganancia por evento.
• Calculadora de punto de equilibrio para el mínimo de invitados que pones en el contrato.
• Formato de cotización para adaptarlo a tus menús.
• Carta de aceptación de cotización si un cliente pide un documento aparte.

Lo que SoloWOS no hace por un banquetero

• No costea recetas, no lleva inventario de insumos ni de loza, y no es un punto de venta.
• No aparta la fecha en tu agenda: la fecha queda apartada con la cotización aceptada y el anticipo pagado; la agenda es para degustaciones y servicios de hasta 8 horas.
• No calcula el cambio de invitados por su cuenta: el recibo del resto lo ajustas tú antes de mandarlo.
• No lleva bitácoras de temperatura ni registros sanitarios de tu cocina.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.