Cómo crear un formulario con inteligencia artificial, con prompts para tu giro

Esta guía es parte de inteligencia artificial para tu negocio. Sirve con cualquier herramienta que cree formularios a partir de una descripción. Los prompts son el aporte: cada uno está hecho para un giro mexicano real, con lo que ese negocio necesita saber antes de la primera cita.

Cómo escribir el prompt

1. Di para qué es: “formulario de registro para pacientes nuevos”, no “un formulario”.
2. Di quién lo llena y en qué momento: antes de la primera cita, al cotizar, al inscribirse.
3. Haz la lista de datos que de verdad usas. Si no vas a llamar, no pidas teléfono.
4. Pide el tipo de cada pregunta cuando importa: opción única, varias opciones, fecha, número, teléfono, correo.
5. Pide las condiciones: “si elige boda, pregunta la fecha y el lugar del evento”.
6. Di qué pasa al final: el mensaje de gracias y qué sigue (“te confirmo por correo en 24 horas”).

Prompts por giro

Formulario de registro para pacientes nuevos de un consultorio de nutrición, que llenan antes de la primera consulta. Pide: nombre completo, correo, teléfono, fecha de nacimiento, objetivo principal (opción única: bajar de peso, ganar masa muscular, control de una enfermedad, alimentación en el embarazo, otro), si tiene alguna enfermedad diagnosticada o toma medicamentos (texto largo, opcional) y cómo nos conoció. Al final, una pregunta obligatoria de opción única: “Acepto el aviso de privacidad y doy mi consentimiento para el uso de mis datos de salud” (Sí). Mensaje de gracias: te confirmo tu cita por correo.

Formulario para pedir cita en un salón de belleza. Pide: nombre, teléfono de WhatsApp, servicio (varias opciones: corte, tinte, mechas, peinado, manicure, pedicure), fecha preferida (fecha), horario preferido (opción única: mañana, tarde) y si es su primera vez en el salón (opción única). Si eligió tinte o mechas, pregunta si tiene alergias conocidas a productos para el cabello. Mensaje de gracias: te escribimos por WhatsApp para confirmar.

Formulario para que una pareja pida cotización de fotografía de boda. Pide: nombres de los dos, correo, teléfono, fecha de la boda (fecha), ciudad y lugar, número aproximado de invitados (número), qué necesitan (varias opciones: ceremonia, recepción, sesión previa, video, álbum impreso), presupuesto aproximado (opción única con rangos en pesos) y cómo nos encontraron. Mensaje de gracias: te mando la cotización en 48 horas.

Formulario de inscripción para entrenamiento personal. Pide: nombre, correo, teléfono, objetivo (opción única: bajar grasa, ganar fuerza, preparar una carrera, rehabilitación con alta médica, otro), cuántos días a la semana puede entrenar (opción única: 2, 3, 4 o más), si tiene alguna lesión o condición que deba saber (texto largo, opcional) y horario preferido. Al final, aceptación del aviso de privacidad (opción única: Sí). Mensaje de gracias: te escribo para agendar la valoración.

Formulario de alta para clientes nuevos de un despacho contable. Pide: nombre o razón social, correo, teléfono, régimen fiscal (opción única: RESICO, actividades empresariales y profesionales, arrendamiento, sueldos y salarios, persona moral, no sé), qué necesita (varias opciones: declaraciones mensuales, declaración anual, facturación, regularización, alta en el SAT) y si tiene declaraciones atrasadas (opción única). No pidas contraseñas ni la e.firma en el formulario. Mensaje de gracias: te contactamos para la cotización.

Fíjate en lo que no piden: ninguno pide la CURP, la dirección completa ni contraseñas. El despacho lo dice explícito, porque los clientes a veces las escriben en cualquier campo de texto.

Qué revisar antes de publicar

1. Lee cada pregunta como si fueras el cliente. Si una se presta a dos interpretaciones, reescríbela.
2. Revisa las opciones: que no falte la más común y que haya “otro” cuando haga falta.
3. Marca como obligatorias solo las que necesitas para contestar. Un formulario con todo obligatorio se abandona.
4. Quita lo que no vas a usar. La IA tiende a agregar preguntas “útiles” que nadie te pidió.
5. Si pides datos de salud, de origen, de religión o similares, son datos sensibles: necesitas consentimiento expreso y un aviso de privacidad que lo diga.
6. Llénalo tú una vez, desde el celular, antes de compartir el link.

Datos sensibles en consultorios

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada en el DOF el 20 de marzo de 2025, trata los datos de salud como sensibles. Si eres nutrióloga, psicólogo, fisioterapeuta o entrenador y preguntas por enfermedades, medicamentos o lesiones, tu aviso de privacidad debe decir que los recabas, para qué, y pedir consentimiento expreso. Una casilla obligatoria al final del formulario, con link a tu aviso, es la forma más simple. Lo explicamos en el aviso de privacidad para freelancers.

¿Y Google Forms?

Google Forms también crea formularios con Gemini a partir de una descripción, en español desde 2025. Según el anuncio de Google de abril de 2026, la función está en los planes Business Standard y Plus, Enterprise, algunos planes de Education y en Google AI Pro y Ultra; no en una cuenta gratis. Si ya pagas uno de esos planes, los prompts de arriba funcionan igual allá.

En SoloWOS

En Formularios, al crear un formulario nuevo eliges “Crear con IA” y describes lo que necesitas, como en los prompts de arriba. La IA escribe el título, la introducción, el mensaje de gracias y las preguntas, solo con los tipos del editor: texto corto y largo, correo, teléfono, número, fecha, una opción y varias opciones, con obligatorias y “mostrar solo si” sobre una pregunta de opciones anterior. Liga el correo y el teléfono al contacto, así cada respuesta queda en Contactos. Escribe en el idioma de tu descripción.

El formulario se crea como borrador y se abre en el editor con el aviso de revisar y publicar; nada se comparte hasta que lo publicas. Tiene hasta 25 preguntas y 50 opciones por pregunta, y cuenta para los formularios de tu plan. Cada uno cuenta como borrador con IA (Básico 3, Solo 200 y Equipo 600 borradores al mes), y solo si se creó. Tu descripción se envía a Anthropic (modelos Claude) para redactar las preguntas. Con los términos comerciales de Anthropic, esos datos no se usan para entrenar sus modelos. Con Formularios puedes crear formularios de registro con preguntas condicionales. También puedes pedírselo a el asistente de IA de SoloWOS: “Hazme un formulario de registro para pacientes nuevos”.