Control de cobros pendientes: cómo saber quién te debe y qué se te olvidó cobrar

Cuando preguntas “¿quién me debe?”, casi siempre piensas en cobros vencidos. Pero el dinero que más se escapa es el que ni siquiera cobraste: las horas de una semana pesada que no pasaste al cobro, el anticipo de una cotización aceptada que se quedó en el correo. Esta revisión semanal cubre las cinco fuentes. Es parte de inteligencia artificial para tu negocio.

Las cinco fuentes de dinero olvidado

La revisión en 15 minutos

1. Lista los cobros vencidos con cliente, monto, moneda y días de atraso. Ordénalos de mayor a menor.
2. Lista los que vencen en los próximos 7 días y marca a los clientes que han pagado tarde antes.
3. Revisa las cotizaciones aceptadas en los últimos 90 días: ¿todas tienen su cobro o su anticipo?
4. Suma las horas facturables sin cobrar por proyecto. Multiplícalas por tu tarifa para ver cuánto es.
5. Revisa las cotizaciones abiertas sin respuesta y elige a quién darle seguimiento.
6. Escoge las tres acciones con más dinero en juego y hazlas antes de las 12.

Pesos y dólares: nunca en la misma suma

Si cobras a clientes en México y en el extranjero, suma cada moneda por separado. Un total que mezcla $26,100 MXN con US$1,200 no dice nada si no sabes a qué tipo de cambio se convirtió. Cuando necesites un solo número, por ejemplo para tu flujo, usa un tipo de cambio con fecha, como el FIX que publica el Banco de México, y anota el día. La guía de cotizar en dólares o en pesos explica cómo evitar sorpresas desde la cotización.

Cuando el cliente dice “ya te pagué”

Si te dicen que ya transfirieron por SPEI y no lo ves, pide la clave de rastreo. Con ella, el banco que envía y el que recibe, la fecha y el monto, puedes consultar el comprobante electrónico de pago (CEP) en el sitio de Banxico y ver si la transferencia se liquidó. Ahorra días de “déjame checo”. Para cobrar por transferencia desde el principio, lee cómo cobrar por SPEI.

Pon siempre fecha de vencimiento

Un cobro sin fecha deja la conversación en “cuando puedas”. Para obligaciones de dar, el artículo 2080 del Código Civil Federal dice que, si no se fijó cuándo pagar, el acreedor solo puede exigir el pago 30 días después de reclamarlo de forma judicial o ante notario o dos testigos. Con una fecha en el cobro y en la cotización, el atraso empieza a contar desde ahí. Si un cobro ya lleva semanas, la carta de cobranza es el siguiente paso y la calculadora de intereses moratorios te ayuda con los números. Para dudas legales concretas, consulta a un abogado.

Para calcular cuánto dinero se te queda en horas sin cobrar al año, usa la calculadora de horas sin cobrar.

En SoloWOS: “Tu semana” y “¿quién me debe?”

SoloWOS hace esta revisión sin IA y sin gastar cupo. La tarjeta “Tu semana” del inicio y el correo de cada lunes (entre 7 y 12 del día, en tu zona horaria) traen los cobros vencidos con días de atraso, los que vencen en 7 días, las cotizaciones aceptadas en los últimos 90 días sin cobro, las horas facturables sin cobrar de los últimos 180 días por proyecto, las cotizaciones vistas sin respuesta, las citas de la semana, los gastos del mes sin comprobante y las firmas pendientes. Los totales van por moneda, nunca sumados. Arriba salen “Haz esto primero”: las tres acciones con más dinero en juego, con un botón que abre el cobro, la cotización o el asistente con el recordatorio listo. El correo se apaga en Ajustes > General > “Correo con el resumen semanal”.

Junto a cada cliente, en Facturas y en el contacto, ves un semáforo privado: “Paga a tiempo”, “Vigilar”, “Paga tarde” o “Nuevo”, con el atraso promedio al pasar el mouse. Tu cliente nunca lo ve. Los recordatorios automáticos se adaptan: a quien paga tarde le llegan dos más. Y en el asistente de IA de SoloWOS puedes preguntar “¿quién me debe?” o “¿qué tengo pendiente esta semana?”; esa pregunta usa un pedido (10 al mes en Básico, 500 en Solo) y manda a Anthropic los datos que necesita para contestar. La IA de SoloWOS usa modelos Claude de Anthropic. Con los términos comerciales de Anthropic, lo que se manda por su API no se usa para entrenar sus modelos. Un recordatorio redactado espera tu confirmación antes de enviarse.