Minuta de reunión con IA: formato para copiar y cómo sacarla de una grabación

En México le decimos minuta a lo que en otros lados llaman notas de reunión o acta. Sirve para una cosa: que dentro de tres semanas nadie discuta qué se acordó. Este formato está pensado para un freelancer o un negocio chico que se reúne con un cliente, no para un consejo de administración. Es parte de inteligencia artificial para tu negocio.

El formato

MINUTA DE REUNIÓN

Proyecto: [nombre del proyecto]
Fecha y hora: [día, hora, duración]
Lugar o medio: [videollamada, oficina del cliente]
Asistentes: [nombre, empresa, rol] · [nombre, empresa, rol]
Grabación: [sí, con permiso de todos / no]

1. Objetivo de la reunión
[Una frase: para qué nos reunimos.]

2. Acuerdos
- [Lo que se decidió, en una frase. Ej. Se aprueba la opción de color B.]
- [...]

3. Pendientes
| Pendiente | Responsable | Fecha |
| [Enviar el logo con los cambios] | [Ana] | [viernes 6 de noviembre] |
| [Mandar textos de la página de inicio] | [Cliente: Luis] | [martes 10 de noviembre] |

4. Temas abiertos
- [Lo que quedó sin decidir y quién lo decide.]

5. Cambios al alcance o al precio
- [Si se pidió algo que no estaba en la cotización: qué, y si se cotiza aparte.]

6. Siguiente reunión
[Fecha y hora, o 'por definir'.]

Enviada por [tu nombre] el [fecha]. Si algo no es correcto, avísame antes del [fecha].

Cómo llenar cada parte

• Acuerdos: escribe decisiones, no la conversación. “Se aprueba el color B” sirve; “platicamos de colores” no.
• Pendientes: cada uno con un solo responsable y una fecha de calendario. “La próxima semana” se vuelve nunca.
• Cambios al alcance: es la sección que más dinero protege. Si el cliente pidió una página extra, aquí queda escrito antes de que lo olvide.
• La última línea da un plazo para corregir. Si nadie contesta, la minuta queda como versión acordada.

Cómo sacarla de una grabación con IA

1. Pide permiso al inicio, con la grabación ya corriendo: “¿Te parece si grabo para no perder los acuerdos?”. Así el permiso queda en el audio.
2. Al terminar, pasa el audio por una herramienta de transcripción. Te da el texto con tiempos.
3. Pide un resumen con los siguientes pasos. Una buena herramienta solo anota compromisos que alguien dijo, sin inventar fechas ni montos.
4. Pasa esos pasos a la tabla de pendientes y pon el responsable de cada uno. La transcripción no siempre distingue voces.
5. Revisa montos, fechas y nombres contra la grabación: la transcripción puede oír “quince” donde dijeron “cincuenta”.
6. Envía la minuta el mismo día, con el plazo para corregir.

Permiso y privacidad

La voz y lo que dice una persona identificada son datos personales. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares pide que quien los trata informe con un aviso de privacidad qué datos usa y para qué. Si grabas reuniones con clientes, menciónalo en tu aviso y pide permiso al empezar cada llamada. Si en la reunión se habla de salud, por ejemplo en una sesión con un paciente, mejor no grabes: son datos sensibles. Para tu caso concreto, consulta a un abogado; la guía de aviso de privacidad para freelancers explica lo básico.

En SoloWOS: transcribir y resumir una grabación

En Grabación de pantalla, cada grabación tiene el botón “Transcribir y resumir”. Antes de empezar te dice cuántos minutos usa y cuántos te quedan. Tarda unos minutos y puedes salir de la página. Al terminar ves un título sugerido, un resumen de 2 a 4 frases, capítulos que mueven el video al tiempo exacto y “Siguientes pasos mencionados”, cada uno con “Anotar en el tablero” (lo manda a Notas y tableros) o “Hacer una cotización con esto”. La transcripción completa se puede buscar y copiar, y quien ve tu video puede prender subtítulos. El resumen nunca se muestra en la página pública.

Límites honestos: trabaja con grabaciones hechas en SoloWOS, que duran hasta 3 minutos en Básico, 5 en Solo y 15 en Equipo, así que sirve para revisiones cortas y videos explicativos, no para una junta de una hora. La transcripción no separa quién habló y el resumen no inventa tareas, fechas ni montos: si nadie se comprometió a algo, la lista sale vacía. Minutos al mes: 5 en Básico, 300 en Solo y 900 en Equipo, contados hacia arriba por grabación y solo si la transcripción funcionó. El audio va al proveedor de transcripción que nombra el aviso de privacidad y la transcripción va a Anthropic para el resumen. La IA de SoloWOS usa modelos Claude de Anthropic. Con los términos comerciales de Anthropic, lo que se manda por su API no se usa para entrenar sus modelos. Desde el asistente de IA de SoloWOS también puedes pedir el resumen de una grabación.