Cómo preparar una reunión con un cliente: plantilla de una página

Esta plantilla es parte de inteligencia artificial para tu negocio. Funciona en papel, en tus notas o en tu software. La idea es no entrar a una llamada sin saber si ese cliente te debe dinero o si abrió tu cotización tres veces y no contestó.

Reunión: [tipo de cita] con [nombre] · [fecha y hora] · [lugar o link de videollamada]

1. Quién es
   Empresa o giro: ______   Desde cuándo trabajamos: ______   Cómo llegó: ______
   Citas anteriores: __ (faltó a __, canceló __)   La última: ______

2. Qué está pendiente
   Cobros vencidos: ______   Cobros por vencer: ______   Cómo paga: a tiempo / tarde
   Cotizaciones abiertas: ______ (¿la abrió? ¿cuántas veces?)
   Firmas esperando: ______   Documentos que le mandé: ______ (¿los abrió?)
   Tareas mías con su nombre: ______

3. Qué pidió
   Lo que escribió al agendar: ______
   Lo último que me dijo por correo o WhatsApp: ______

4. Mis preguntas (máximo 3)
   1. ______
   2. ______
   3. ______

5. Qué quiero que pase al colgar
   [ej. que acepte la cotización / que me confirme fecha de pago / agendar la siguiente cita]

Cómo llenar cada parte

Quién es: dos líneas bastan. Lo importante es la historia contigo, no su biografía. Si faltó a una cita antes, vale la pena confirmar la de mañana por WhatsApp.

Qué está pendiente: revisa tus cobros y cotizaciones antes de la llamada, no durante. Si hay un cobro vencido, decide antes si lo vas a mencionar y cómo. Si abrió tu cotización varias veces y no contestó, lo más probable es que tenga una duda de precio o de alcance: prepárate para eso.

Qué pidió: copia lo que escribió al agendar, con sus palabras. Mucha gente explica su problema mejor en el formulario de la cita que en la llamada, porque lo escribió con calma.

Tus preguntas y qué quieres que pase: escríbelas pensando en lo que necesitas para el siguiente paso (cotizar, entregar, cobrar). Si al colgar no sabes qué sigue, la llamada no terminó de servir.

Preguntas según para qué es la cita

Una hora antes

• Relee la hoja completa. Toma dos minutos y evita preguntar algo que el cliente ya te dijo.
• Abre en otra pestaña la cotización o el cobro del que van a hablar.
• Revisa el link de la videollamada o la dirección.
• Ten a la mano tu link para agendar la siguiente cita, por si sale en la conversación.

Tus notas sobre un cliente son datos personales. Guárdalas donde solo tú o tu equipo las vean, y no copies datos sensibles (salud, por ejemplo) en herramientas que no controlas.

En SoloWOS

En Agenda, cada cita tiene la tarjeta “Preparación de la cita”, que se arma sin IA con lo que SoloWOS sabe de esa persona: tipo de cita y hora, lo que escribió al agendar, desde cuándo está en tus contactos, citas pasadas, faltas y cancelaciones, cotizaciones (y si las abrió), cobros vencidos y pendientes con su forma de pagar, firmas esperando, documentos compartidos, respuestas a formularios, tareas abiertas y los últimos correos que le mandaste desde SoloWOS. Solo tú la ves. Si la persona es nueva, muestra sus respuestas de la cita.

Una hora antes de cada cita confirmada te llega una notificación en la app y un correo con esa preparación y las respuestas; ese aviso nunca usa IA. Si quieres el resumen escrito, “Preparar con IA” arma de 5 a 8 líneas (quién es, qué está pendiente, qué pidió y 2 o 3 preguntas para la llamada) solo con esos datos, y lo puedes escribir de nuevo; si mueves la cita, se borra. Cuenta como borrador con IA (Básico 3, Solo 200 y Equipo 600 borradores al mes). Para escribirlo se envían a Anthropic el nombre del cliente, sus respuestas y los datos de sus registros. Con los términos comerciales de Anthropic, esos datos no se usan para entrenar sus modelos. También puedes pedirle a el asistente de IA de SoloWOS “prepárame para la cita de mañana con Ana”. Con Agenda puedes compartir una página donde tus clientes agendan citas, y cobrarlas si quieres.