SoloWOS para cosmetólogas: de la valoración facial a la última sesión

Un tratamiento para manchas o acné no se vende en una cita: se vende en la valoración y se cobra a lo largo de seis u ocho sesiones separadas por dos o tres semanas. Lo difícil es que la clienta vuelva a tiempo a la cuarta sesión y que el pago no se quede a medias. SoloWOS ordena esa serie; la piel sigue en tus manos y en tu ficha.

De la valoración a la sexta sesión

1. Crea en tu agenda una "Valoración facial" de 45 minutos con anticipo al agendar y aviso mínimo de 24 horas. Si contrata el tratamiento, restas ese anticipo en la cotización.
2. Después de la valoración mandas la cotización del tratamiento: 6 sesiones de peeling cada 21 días, el kit para casa y una limpieza de mantenimiento como conceptos, con 50% de anticipo y vigencia de 7 días.
3. Cuando la acepta, tu consentimiento informado sale a firma electrónica: el procedimiento, los cuidados después de cada sesión, el sol y la política de cancelación.
4. El recibo del anticipo y luego el del resto se crean desde la misma cotización en Cobros. Te pagan con tarjeta o con transferencia a tu CLABE.
5. Para las sesiones, un tipo de cita "Sesión de tratamiento" de 60 minutos, sin cobro y apagado. Le mandas un link de un solo uso por sesión, con vencimiento para que no se pase de las tres semanas.
6. Una automatización te avisa 14 días después de que agenda cada sesión, para que le mandes el link de la siguiente.
7. Las limpiezas faciales sueltas van en otro tipo de cita, encendido y pagado completo al agendar.

Una semana normal

• Lunes: dos valoraciones agendadas desde Instagram, con anticipo.
• Martes: una clienta acepta su tratamiento de 6 sesiones, firma el consentimiento desde el celular y paga el anticipo esa tarde.
• Miércoles: tres sesiones de tratamiento, cada una agendada con su link. Una clienta cambia la hora desde el link de su confirmación.
• Jueves: te llega el aviso de que a otra clienta le toca su cuarta sesión y le mandas su link.
• Viernes: registras en Gastos los ácidos, las mascarillas y el protector solar que le compraste al distribuidor, y ves la utilidad del mes.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta una cosmetóloga. Cotizaciones, Firma electrónica y Agenda llevan el tratamiento; otras ayudan poco.

• Link en bio: tu menú de faciales con precio, la valoración y un registro de correo para avisar de promociones de temporada.
• Links cortos: un QR en la tarjeta que entregas con el kit para casa, que lleva a agendar la siguiente limpieza.
• Formularios: un formulario de primer contacto con el motivo general (manchas, acné, poros) y su horario. Según la respuesta, pasa a agendar la valoración; las preguntas de salud se hacen en persona.
• Agenda: valoración con anticipo, limpiezas sueltas pagadas, la sesión de tratamiento apagada para links de un solo uso y recordatorio por correo un día antes.
• Cotizaciones: el tratamiento completo, con cada sesión y el kit como conceptos, anticipo y vigencia. Guardas tus tratamientos más vendidos como plantilla.
• Firma electrónica: el consentimiento informado de cada tratamiento, firmado desde el celular antes de la primera sesión, con fecha, hora e IP.
• Rastreo de documentos: las indicaciones de cuidado en casa en PDF; ves si las abrió antes de la segunda sesión.
• Grabación de pantalla: ayuda poco. Sirve para un video de hasta 5 minutos que recorre la cotización del tratamiento, para la clienta que lo quiere pensar.
• Notas y tableros: un tablero con los pedidos al distribuidor y las promociones del mes. Fotos y notas de la piel de cada clienta, fuera.
• Control de horas: casi no aplica, porque cobras por sesión. Úsalo si das cursos a otras cosmetólogas y cobras por hora.
• Cobros: anticipo y resto de cada tratamiento, limpiezas y el kit para casa, con link de pago y recordatorios si vence.
• Gastos: productos de cabina, desechables, la renta y tus cursos, con comprobante. Ves cuánto IVA pagaste y tu ISR estimado si estás en RESICO.
• Automatizaciones: el aviso para mandar el link de la siguiente sesión, el correo para reagendar a quien no llegó y, una semana después de que paga el resto, la petición de reseña.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus clientas sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. Tu ficha de valoración (alergias, medicamentos, embarazo, padecimientos de la piel) y las fotos de antes y después se quedan en papel o en un sistema hecho para eso, no en las preguntas de la cita ni en Notas y tableros.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tus tratamientos como plantilla, Firma electrónica para el consentimiento y Agenda con la valoración pagada y la sesión de tratamiento apagada. Las Automatizaciones entran cuando tengas tres o cuatro tratamientos en curso.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de margen de ganancia para ver cuánto te deja un tratamiento después de ácidos y desechables.
• Calculadora de cotización para el precio de un tratamiento de seis sesiones.
• Calculadora de valor de vida del cliente para una clienta que vuelve a sus limpiezas cada mes.
• Calculadora de IVA para tus precios con y sin IVA.
• Generador de código QR para la tarjeta del kit.

Lo que SoloWOS no hace por una cosmetóloga

• No guarda fotos de antes y después ni ficha clínica, y tus clientas no pueden subir fotos a un formulario.
• No lleva inventario de productos ni vende el kit en línea: el kit va como concepto en la cotización o en el recibo.
• No descuenta sesiones del tratamiento: cada sesión se agenda con su propio link.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• No cobra con OXXO ni SPEI al agendar: el cobro en línea es con tarjeta por Stripe.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.