Agenda para estilistas y salones pequeños

Un corte de 45 minutos casi nunca te descompone el día. Lo que sí lo hace es el balayage de cuatro horas que se agendó por WhatsApp sin anticipo y al que la clienta no llegó, o el retoque de raíz que alguien apuntó a las 5 cuando ya tenías un alaciado. En un salón el trabajo administrativo está en esos servicios largos: saber cuánto duran de verdad, apartarlos con dinero y recordarle a la clienta un día antes.

De la valoración de color al retoque

1. Crea un tipo de cita por servicio en tu agenda con su duración real: "Corte y peinado" de 45 minutos, "Retoque de raíz" de 90, "Balayage" de 4 horas (una cita puede durar hasta 8). Agrega 15 minutos de margen después de cada color para lavar el tazón y preparar la siguiente mezcla.
2. En los servicios de más de dos horas activa el cobro al agendar con un anticipo fijo, por ejemplo $500 de un balayage de $2,800. Marca el reembolso si cancela con 48 horas o más; si cancela después, el anticipo se queda contigo y no tienes que pedirlo.
3. Usa las preguntas de la cita (hasta 10) para calcular tiempo y producto: largo del cabello, último tinte y si trae decoloración previa. Las fotos de referencia te las manda por correo o Instagram, porque la cita no recibe archivos.
4. A una clienta nueva que quiere un cambio grande, pídele primero una "Valoración de color" de 20 minutos. Ahí ves su cabello, le das el precio y le mandas un link de un solo uso para agendar el servicio largo. Si dejas ese tipo de cita apagado, no aparece en tu página y solo se agenda con esos links.
5. El día de la cita el resto se cobra en el salón, con tu terminal o en efectivo. Si prefieres cobrarlo por link, mándale un recibo de cobro de Cobros por el saldo.
6. Una hora después, el correo de seguimiento de ese tipo de cita le da las gracias, le recuerda que use shampoo sin sulfatos y trae el link para agendar su retoque en seis u ocho semanas.

Una semana en un salón de dos sillas

• Martes: abres con nueve citas. Dos llegaron el domingo en la noche desde el link de Instagram, y una ya pagó el anticipo de su balayage.
• Miércoles: una clienta pasa su alaciado al sábado desde el link de su confirmación; el hueco de tres horas lo toma otra clienta esa misma tarde.
• Jueves: alguien no llega a su retoque. La marcas como ausente y una automatización le manda el link para agendar otra vez.
• Viernes: tu compañera tiene la tarde llena y el tipo de cita "Corte con quien esté libre" te asigna a ti las clientas nuevas.
• Domingo: registras en Gastos los tintes, el revelador y la renta del local, cada uno con la foto de su ticket.

Las 13 herramientas, una por una

En un salón la Agenda hace casi todo el trabajo. Las demás herramientas entran según lo que vendas fuera de la silla, como novias, cursos o servicios a domicilio:

• Link en bio: el link de tu Instagram abre una página con tus servicios, tu agenda, la ubicación del salón en Maps y un registro de correo para avisar de promociones de temporada.
• Links cortos: un link corto con su QR para el espejo de cada estación o la tarjeta que das en caja; ves cuántas personas lo escanean al mes.
• Formularios: un formulario "Cotiza tu color" con preguntas condicionales: si elige decoloración, aparece la pregunta de color previo, y al enviarlo pasa a agendar la valoración.
• Agenda: un tipo de cita por servicio, con duración real, margen para limpiar, anticipo en los servicios largos, recordatorio un día antes y correo de seguimiento con link para el siguiente retoque.
• Cotizaciones: para novias y eventos: peinado de la novia, prueba y peinado de damas como conceptos, con anticipo. Para el corte de diario no la necesitas.
• Firma electrónica: en el día a día casi no se usa. Sirve para el contrato de renta de silla con una estilista que trabaja en tu salón o para el de una boda grande.
• Rastreo de documentos: comparte tu lista de precios o la hoja de cuidados después de una decoloración en PDF, y ves si la clienta la abrió antes de su cita.
• Grabación de pantalla: graba la pantalla de una computadora, así que con clientas casi no lo usarás. Sirve si das cursos y quieres explicar a tus alumnas una tabla de colorimetría en video.
• Notas y tableros: un tablero con las novias de la temporada y sus fechas, y una nota con tus fórmulas base. La fórmula de cada clienta cabe en las notas de su contacto.
• Control de horas: en un salón ayuda poco. Úsalo si das un curso o una asesoría de imagen que cobras por hora.
• Cobros: el saldo de una novia, un curso o un servicio a domicilio, con link para pagar con tarjeta o tu CLABE y recordatorios por correo si se atrasa.
• Gastos: tintes, keratina, navajas, renta y luz con su comprobante. El reporte toma como ingreso solo lo que te pagaron en Cobros: lo que cobras en caja no entra, salvo que hagas un cobro con el total de la semana y lo marques pagado a mano.
• Automatizaciones: a quien marcas como ausente le llega un link para agendar otra vez, y a quien pagó un cobro le llega una semana después un correo pidiendo una reseña.

Si tu salón tiene más de una silla

El plan Equipo cuesta $700 MXN al mes con IVA para hasta 3 personas. Cada estilista tiene su horario y sus propios tipos de cita, así que la clienta que siempre va con la misma persona la sigue eligiendo. Para clientas nuevas, un tipo de cita de equipo muestra las horas en que al menos una está libre y asigna la cita a quien tenga menos citas próximas. Los contactos son compartidos, así que las notas de la fórmula de color de una clienta las ve cualquiera que la atienda. Solo incluye 300 citas al mes y Equipo 500 entre todas.

Empieza con estas tres

Agenda con un tipo de cita por servicio y anticipo en el color, Link en bio para que Instagram lleve directo a esa agenda, y Automatizaciones para reagendar a quien no llegó. Las cotizaciones de novias pueden esperar a la temporada de bodas.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de margen de ganancia para ver cuánto te deja un balayage después del producto.
• Calculadora de punto de equilibrio para saber cuántos servicios al mes cubren la renta y los sueldos.
• Calculadora de comisiones de link de pago para ver cuánto te llega de un anticipo con tarjeta.
• Generador de código QR para el espejo o la recepción.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.

Lo que SoloWOS no hace por una estilista

• No es punto de venta: no cobra en caja, no da cambio y no lleva el inventario de tintes ni de producto de reventa.
• No calcula comisiones de estilistas ni nómina.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• El anticipo al agendar es un monto fijo con tarjeta por Stripe; no acepta OXXO ni SPEI al agendar, y no hay paquetes que se descuenten solos.
• No tiene días de descanso propios: para bloquear un día, quítalo de tu horario o pon un evento en el Google Calendar u Outlook que conectaste.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.