Software para músicos: tocadas, clases y contratos firmados

Quien vive de tocar suele tener dos negocios. Las tocadas (bodas, eventos de empresa, bares) se cotizan con meses de anticipación, se cobran en dos partes y siempre tienen un coordinador que pide el rider la semana del evento. Las clases son al revés: montos chicos, cada semana, y el problema es el alumno que cancela una hora antes. SoloWOS tiene una herramienta para cada lado.

De la solicitud de una boda al pago del resto

1. Tu formulario de eventos pregunta fecha, ciudad, lugar, tipo de evento, número de invitados y cuántas horas de música necesitan. Si eligen boda, aparece la pregunta de si quieren música en la ceremonia.
2. Mandas la cotización con conceptos separados: tres bloques de 45 minutos, sonido para 150 personas, música en la ceremonia, traslado fuera de la ciudad y la hora extra a precio fijo. En los términos, el anticipo del 50% aparta la fecha.
3. Con la cotización aceptada sale el contrato a firma electrónica: hora de llegada y de montaje, alimentos y espacio para los músicos, qué pasa si llueve en un evento al aire libre y la política de cancelación.
4. El recibo del anticipo sale de la cotización y te lo pagan con tarjeta por tu Stripe o con tu CLABE. El del resto lo creas con vencimiento una semana antes del evento.
5. Compartes el rider técnico y el plano de escenario en PDF con Rastreo de documentos, y ves si el coordinador del lugar ya los abrió antes de la prueba de sonido.
6. Después del evento registras en Gastos el pago a cada músico, la renta del sonido y la gasolina, y ves cuánto te dejó esa fecha.

Las clases

Crea un tipo de cita "Clase de guitarra" de 60 minutos en tu agenda, con cobro al agendar, 15 minutos de margen entre clases y un aviso mínimo de 24 horas. En la política de reembolso eliges 24 horas: si el alumno cancela antes, el reembolso sale solo; si cancela después, la clase se queda pagada. Para clases en línea, pon tu link de Zoom o Meet en la ubicación. Si vendes la mensualidad de cuatro clases, mándala como un recibo de cobro que se repite cada mes y dale al alumno un link de un solo uso por clase, porque SoloWOS no descuenta clases de un paquete.

Una semana normal

• Lunes: dos solicitudes de boda para marzo. Una pareja ya abrió la cotización tres veces.
• Martes: seis clases. Un alumno cambia su hora desde el link de su confirmación y una alumna nueva agenda desde tu link en bio.
• Miércoles: la coordinadora de un evento de empresa firma el contrato y paga el anticipo con tarjeta.
• Viernes: el resto de la boda del sábado ya está pagado. Revisas que el lugar haya abierto el rider.
• Sábado: tocada de 8 a 12 de la noche. Un QR en el atril lleva a tu link en bio, donde los invitados que quieren contratarte encuentran tu formulario.
• Domingo: registras el pago a los tres músicos y el sonido rentado, con foto de cada comprobante.

Las 13 herramientas, una por una

Las tocadas usan unas herramientas y las clases otras. Esto hace cada una en el trabajo de un músico:

• Link en bio: tus videos en vivo, tu formulario de eventos, tu página de clases y tus plataformas de música en una sola página. Ahí llegan los invitados de una boda que quieren contratarte.
• Links cortos: un link corto con QR para el atril o la bocina en cada tocada. Si cambias la página a la que apunta, el QR impreso sigue sirviendo.
• Formularios: la solicitud de tocada con preguntas condicionales por tipo de evento, y otro formulario para alumnos nuevos con su instrumento y su nivel.
• Agenda: las clases individuales con cobro al agendar, margen entre una y otra y recordatorio por correo un día antes. No sirve para clases de grupo: cada espacio es para una persona.
• Cotizaciones: cada tocada con sus bloques, el sonido, el traslado y la hora extra como conceptos. Guarda como plantilla tu paquete de boda y el de evento de empresa.
• Firma electrónica: el contrato de la tocada, firmado desde el celular por quien te contrata. Si también firma la agencia de eventos, firman en orden.
• Rastreo de documentos: el rider técnico, el plano de escenario y el repertorio para que los novios elijan canciones, con un link que apagas cuando mandas otra versión.
• Grabación de pantalla: poco para las tocadas. Para las clases sí: grabas tu pantalla con la partitura o tu programa de grabación, explicas el ejercicio de la semana y ves si el alumno vio el video completo.
• Notas y tableros: el repertorio de cada evento y una lista de pendientes (confirmar sonido, mandar rider, cobrar el resto) con fecha límite.
• Control de horas: casi no lo necesitas si cobras por evento o por clase. Ayuda si haces arreglos o producción por hora para otro artista y quieres cobrar las horas reales.
• Cobros: el anticipo y el resto de cada tocada salen de la cotización, con recordatorios de pago por correo si el resto no llega antes del evento. Las mensualidades de clases van aquí, un recibo por alumno que se repite cada mes.
• Gastos: el pago a cada músico, la renta de sonido, cuerdas, transporte y casetas, con foto del comprobante. Ves cuánto te deja cada fecha y no solo cuánto cobraste.
• Automatizaciones: le escribe a quien pidió cotización y no contesta en 5 días, y le manda a quien faltó a su clase un link para agendar otra.

Si administras un grupo

Si solo tú cotizas y cobras, basta el plan Solo: lo que le pagas a cada integrante lo registras como gasto de esa fecha. Si dos o tres personas del grupo necesitan ver las cotizaciones y los cobros, el plan Equipo cuesta $700 MXN al mes con IVA para hasta 3 usuarios.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tu paquete de boda como plantilla, Firma electrónica para el contrato de la tocada y Agenda con cobro al agendar para tus clases. El rider en Rastreo de documentos puede esperar a tu siguiente evento grande.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de cotización para ver si el precio de una boda cubre a los músicos, el sonido y el traslado.
• Calculadora de margen de ganancia por tocada, después de pagar al grupo.
• Generador de código QR para el atril o la bocina (apúntalo a un link corto).
• Convertidor de zonas horarias para alumnos en línea de otro país.
• Contrato de prestación de servicios como base de tu contrato de tocada.

Lo que SoloWOS no hace por un músico

• No vende boletos ni controla el acceso a un concierto.
• No distribuye tu música ni cobra regalías.
• No hay clases de grupo ni paquetes que descuentan clases solos.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• No cobra con OXXO ni SPEI al agendar: el cobro en línea de una clase es con tarjeta por Stripe.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.