Software para videógrafos: de la preproducción a la entrega

En un video para una empresa, el rodaje dura un día y lo demás dura semanas: la llamada para entender qué quieren, el guion que pasa por tres personas, la locación, el equipo rentado, el segundo camarógrafo y el sonidista, y luego las rondas de cambios en edición. Si haces bodas y XV años, el flujo se parece al de un fotógrafo, y lo contamos en software para fotógrafos. Esta página sigue un proyecto comercial.

Un video institucional, paso a paso

1. La empresa llena tu formulario: tipo de video, duración final, dónde se va a publicar, fecha límite y presupuesto. Si elige "Comercial para redes", aparece la pregunta de qué formatos necesita (horizontal, vertical o ambos).
2. Agenda la llamada de preproducción de 45 minutos en tu agenda. Una de las preguntas de la cita es quién aprueba del lado de la empresa, porque esa persona tiene que estar en la llamada.
3. Mandas la cotización con conceptos separados: preproducción y guion, un día de rodaje de 10 horas con equipo, segundo camarógrafo, sonidista, edición con dos rondas de cambios, música con licencia y una versión vertical de 30 segundos. El anticipo del 50% aparta la fecha de rodaje.
4. El contrato va a firma electrónica: qué entregas y en qué formato, si el material en bruto está incluido, cuántas rondas de cambios hay, dónde puede usar la empresa el video y qué pasa si mueven el rodaje con menos de 72 horas.
5. El guion en PDF y el storyboard en JPG van a aprobación en el portal del cliente. En el storyboard marcan el cuadro exacto que quieren cambiar; cada versión nueva queda en el historial (hasta 50) y la aprobada se queda fija.
6. Después del rodaje, el corte lo revisan en tu servicio de video de siempre. Las horas de edición corren en Control de horas, y si piden una tercera ronda, entran al recibo del resto.
7. Registras en Gastos la renta de luces, el pago al crew, la locación y los viáticos, cada uno en el proyecto del cliente.

Una semana normal

• Lunes: llamada de preproducción con una constructora. La directora de marketing quiere ser quien apruebe el corte final, y lo anotas para el contrato.
• Martes: mandas la cotización. La abren cuatro veces y el jueves la aceptan y pagan el anticipo con tarjeta.
• Miércoles: el guion va en su versión 2. El cliente aprueba el storyboard pero marca el cuadro 6: quiere el logo en el casco y no en la pared.
• Viernes: día de rodaje. En la mañana compartiste la hoja de llamado en PDF con el crew y viste que los tres la abrieron.
• Sábado: registras la renta de la cámara y los pagos del crew, con su comprobante.

Las 13 herramientas, una por una

En producción de video, SoloWOS cubre todo lo que no es la imagen. Esto hace cada herramienta:

• Link en bio: tu reel, tus videos por tipo de proyecto y el formulario en una sola página. Sirve si te buscan por Instagram o TikTok; si todo llega por agencias, poco.
• Links cortos: un link corto a tu reel para la firma de correo y tus presentaciones, que apuntas al reel nuevo cuando lo actualizas.
• Formularios: la solicitud de proyecto con preguntas condicionales por tipo de video. No recibe archivos: las referencias te las mandan por correo o con un link.
• Agenda: la llamada de preproducción y la visita de scouting a la locación, con margen antes y después para el traslado.
• Cotizaciones: la cotización por día de rodaje, crew, edición y licencia de música, con tus paquetes guardados como plantilla. La versión vertical extra entra como concepto, no como favor.
• Firma electrónica: el contrato con entregables, rondas de cambios, uso del video y política de cambio de fecha. También los permisos de locación o de uso de imagen que tengas en PDF.
• Rastreo de documentos: la hoja de llamado y el plan de rodaje para el crew y el cliente, sabiendo quién ya los abrió. También el tratamiento creativo en PDF antes de la llamada.
• Grabación de pantalla: poco para revisar cortes: graba a calidad de navegador y hasta 5 minutos en Solo. Ayuda para explicar en 3 minutos por qué propones cambiar la estructura, con el corte en pausa detrás.
• Notas y tableros: la lista de tomas, el equipo que llevas al rodaje y un tablero por proyecto (preproducción, rodaje, edición, entregado).
• Control de horas: las horas de edición por proyecto. Con dos o tres proyectos medidos sabes cuántas horas te toma de verdad un minuto de video terminado.
• Cobros: el anticipo y el resto salen de la cotización, y te pagan con tarjeta por tu Stripe o con tu CLABE. Si la empresa paga a 30 días, pones esa fecha y los recordatorios salen solos.
• Gastos: renta de equipo, pago al crew, locaciones, viáticos y discos duros, asignados al proyecto, para ver cuánto te dejó cada video.
• Automatizaciones: seguimiento a la cotización que lleva 4 días sin respuesta, y una tarea en tu tablero cuando se paga el anticipo para confirmar crew y equipo.

SoloWOS o HoneyBook: cuál te conviene

HoneyBook es una suite para negocios creativos que junta la cotización, el contrato y el calendario de pagos de un proyecto. Antes de comparar funciones, revisa si la puedes contratar: su sitio la ofrece en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido y Australia, con precios en la moneda de cada país.

Elige HoneyBook si:

• Tu negocio está en uno de los países donde la venden y cobras en su moneda.
• Cobras cada producción en tres o cuatro pagos y quieres el calendario completo dentro del archivo que acepta el cliente, sin crear cada recibo.

Elige SoloWOS si:

• Trabajas desde México y te pagan en pesos con tarjeta por tu Stripe o con tu CLABE.
• Quieres que la empresa apruebe el guion y el storyboard marcando el cuadro exacto, con el historial de versiones.
• Además de cotizar y cobrar, quieres la renta de equipo y el pago al crew de cada proyecto en Gastos.

Con SoloWOS, el corte en video lo sigue revisando tu cliente en tu plataforma de revisión de siempre. Precios y funciones revisados el 23 de octubre de 2026 en el sitio de cada empresa.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tus paquetes de rodaje como plantilla, Firma electrónica para el contrato y el portal del cliente para aprobar guion y storyboard. Gastos por proyecto en cuanto tengas tu primer rodaje con crew.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de peso de video para saber cuánto pesa una entrega en 4K y qué bitrate cabe en un límite.
• Calculadora de cotización para pasar días de rodaje y horas de edición a un precio cerrado.
• Calculadora de margen de ganancia después de crew, renta y viáticos.
• Calculadora de honorarios para las retenciones cuando le facturas a una empresa.
• Contrato de prestación de servicios como base de tu contrato de producción.

Lo que SoloWOS no hace por un videógrafo

• No aloja ni entrega video: la aprobación acepta imágenes (PNG, JPG, WebP) y PDF de hasta 25 MB, y Solo trae 5 GB de almacenamiento. El corte y el master van por tu servicio de siempre.
• No tiene comentarios con código de tiempo sobre tus cortes. Los comentarios en el segundo exacto son de Grabación de pantalla, sobre los videos que grabas con ella.
• No hay calendario de equipo ni control de inventario de lo que rentas.
• Los formularios no reciben archivos.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.