Software para optometristas: del examen de la vista a la entrega de lentes

En una óptica, el examen de la vista es la puerta y los lentes son la venta. Entre una cosa y otra hay una decisión (qué armazón, qué micas, antirreflejante o no), un anticipo, una orden al laboratorio y una espera de días. SoloWOS cubre el camino del examen a la entrega. El mostrador, la caja y el exhibidor de armazones siguen en tu punto de venta.

Del examen a la entrega de los lentes

1. En tu agenda crea "Examen de la vista" de 30 minutos y "Adaptación de lentes de contacto" de 45. Si el examen es gratis con la compra, no cobres al agendar; si lo cobras, pide un anticipo fijo y réstalo tú en la cotización de los lentes.
2. El paciente llega, haces el examen y anotas la graduación en tu expediente o tu sistema de óptica. SoloWOS no la guarda.
3. Escoge armazón en el exhibidor. Le mandas una cotización con el armazón, las micas y cada tratamiento como conceptos, y dos opciones si duda entre monofocal y progresivo. Pide un 50% de anticipo.
4. La acepta en línea, desde la óptica o desde su casa, y el recibo del anticipo sale de la cotización en Cobros. Con eso mandas la orden al laboratorio.
5. Cuando llegan los lentes, mandas el recibo del resto con link de pago y le avisas que ya puede pasar. Lo paga con tarjeta antes de llegar o en tu caja.
6. Si usa lentes de contacto mensuales, una automatización le escribe 90 días después del pago para preguntarle si quiere resurtir.

Una semana normal

• Lunes: 6 exámenes agendados desde el QR del aparador; 2 pacientes llegan sin cita y los atiendes igual.
• Martes: mandas 4 cotizaciones de lentes. Una mamá elige entre dos opciones para su hijo esa noche, en su casa.
• Miércoles: llegan 3 trabajos del laboratorio; los recibos del resto salen y 2 se pagan antes de que pasen.
• Jueves: la automatización de resurtido escribe a 5 usuarios de lentes de contacto; 2 contestan.
• Viernes: registras en Gastos el pago al laboratorio y la factura del proveedor de armazones.

Las 13 herramientas, una por una

Qué hace cada herramienta en una consulta de optometría con venta de lentes. Lo que pasa en el mostrador no entra aquí.

• Link en bio: tu página con el examen de la vista, la adaptación de lentes de contacto, tu horario y la ubicación de la óptica, para tus redes y tu perfil de Google.
• Links cortos: el QR del aparador y de los volantes de campaña escolar, cada uno con su link corto, para saber cuál trae más exámenes agendados.
• Formularios: el registro de campañas en escuelas o empresas: nombre, grupo o área y correo del responsable, con aviso a tu correo por cada respuesta. La graduación no va aquí.
• Agenda: el examen de la vista y la adaptación de lentes de contacto con recordatorio un día antes, para que la tarde no se te llene de gente esperando.
• Cotizaciones: la cotización de lentes con armazón, micas y tratamientos como conceptos, una segunda opción si duda, anticipo del 50% y aceptación en línea.
• Firma electrónica: el acuerdo de una campaña con una escuela o empresa (precios, fechas, quién paga) firmado por el responsable, y el consentimiento de datos para menores firmado por su tutor.
• Rastreo de documentos: tu lista de precios de micas y tratamientos en PDF, o el cuidado de lentes de contacto, con conteo de lecturas; si cambian los precios, desactivas ese link y mandas otro.
• Grabación de pantalla: sirve poco en el día a día. Úsalo para un video de 2 minutos sobre cómo poner y quitar lentes de contacto, para que el paciente lo vea en casa.
• Notas y tableros: un tablero de trabajos al laboratorio por columna (pedido, en laboratorio, listo para entregar) con fecha prometida, sin graduaciones en las tareas.
• Control de horas: casi no aplica. Sirve si das horas a una empresa en una campaña de salud visual y se las cobras por hora.
• Cobros: el recibo del anticipo desde la cotización y el del resto al entregar, con link de pago, folio y recordatorio por correo si no pasa por sus lentes.
• Gastos: el pago al laboratorio, los armazones que compras a tu proveedor y la renta, con comprobante, para ver la utilidad del mes.
• Automatizaciones: el aviso de resurtido 90 días después del pago de lentes de contacto, el seguimiento de la cotización sin respuesta y una tarea al aceptarla para mandar la orden al laboratorio.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. La graduación, la historia visual y los resultados del examen se quedan en tu sistema de óptica o en papel.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

IVA del examen y de los lentes

La exención del artículo 15, fracción XIV, de la Ley del IVA es para servicios profesionales de medicina que requieren título de médico, y el artículo 41 de su Reglamento menciona al médico, al médico veterinario y al cirujano dentista. Revisa con tu contador si tu examen entra o no, y qué tasa llevan armazones, micas y lentes de contacto. En SoloWOS cada recibo tiene una sola tasa de IVA sobre el subtotal: si el examen y los lentes llevan tasas distintas, haz dos recibos.

Esto es información general, no asesoría fiscal. Confirma con tu contador cómo aplica a tu caso y a tu régimen.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tus combinaciones de micas como plantilla, porque es la venta. Cobros para el anticipo y el resto. Automatizaciones para el resurtido de lentes de contacto. La Agenda entra cuando quieras dejar de atender todo sin cita.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de margen de ganancia para ver cuánto te deja cada armazón con micas.
• Calculadora de cotización para tus combinaciones de micas y tratamientos.
• Calculadora de IVA para separar el IVA de un precio.
• Calculadora de punto de equilibrio para saber cuántos lentes al mes cubren la renta.
• Generador de código QR para el aparador.

Lo que SoloWOS no hace por un optometrista

• No es punto de venta: no tiene caja, corte del día, lector de código de barras ni ticket de mostrador.
• No lleva inventario de armazones, micas ni lentes de contacto, y no descuenta existencias al vender.
• No manda órdenes al laboratorio ni sigue su estado; eso va en tu tablero o con tu laboratorio.
• No guarda graduaciones ni expediente.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.