Software para veterinarios: consultas, cirugías y visitas a domicilio

En veterinaria el paciente no habla y el que decide y paga es el dueño. Eso cambia todo el papeleo: la cita la pide una persona para un perro de 9 años, el presupuesto de una esterilización se discute en familia, la responsiva de anestesia la firma el dueño y el recordatorio de la vacuna le llega a él. Si además das consulta a domicilio, entre visita y visita no hay quien conteste el teléfono.

De la cita al refuerzo de vacuna

1. En tu agenda crea "Consulta" de 30 minutos, "Vacunación" de 15 y "Visita a domicilio" de 60 con 30 minutos de margen para el traslado. En las preguntas pide el nombre, la especie, la raza y la edad de la mascota, y en la visita a domicilio, la dirección.
2. Para la visita a domicilio pide un anticipo fijo con tarjeta al agendar y reembolso si cancelan con 12 horas o más. Así no manejas media hora a una casa donde nadie abre.
3. Si en la consulta sale una cirugía (esterilización, limpieza dental con anestesia, retiro de una masa), le mandas al dueño la cotización con estudios prequirúrgicos, anestesia, cirugía, hospitalización por día y medicamento de salida como conceptos, con anticipo.
4. Con la cotización aceptada, la responsiva de anestesia y cirugía va a firma electrónica. El dueño firma desde su celular la noche anterior, no en el mostrador con el perro en brazos.
5. Al recoger a la mascota, el resto se cobra con un recibo de Cobros con link de pago, y las indicaciones de cuidado van en PDF con Rastreo de documentos.
6. Cuando se agenda una vacunación, una automatización crea una tarea con fecha límite a 330 días: "Refuerzo de vacuna". Ese día le escribes al dueño con tu página de citas.

Una semana normal

• Lunes: 3 visitas a domicilio agendadas el fin de semana, con dirección y anticipo, ordenadas por hora para armar tu ruta.
• Martes: mandas el presupuesto de la esterilización de una gata; el dueño lo abre dos veces y lo acepta en la noche.
• Miércoles: la responsiva llega firmada a las 10 de la noche; la cirugía es el jueves a las 9.
• Jueves: un dueño no llega a la vacunación. Una automatización le manda un link para agendar otra vez.
• Viernes: registras en Gastos las vacunas, la gasolina de las visitas y el pago al laboratorio de análisis.

Las 13 herramientas, una por una

Cómo usa cada herramienta un veterinario que trabaja solo o con un asistente. El contacto es siempre el dueño, no la mascota.

• Link en bio: tu página con consulta, vacunación, visita a domicilio, tu zona de servicio y el teléfono de urgencias, para Instagram, Google y el grupo de vecinos.
• Links cortos: un QR en la cartilla de vacunación que lleva a la página de vacunación, y otro en el ticket de salida, con el conteo de clics de cada uno.
• Formularios: el registro de pacientes nuevos: datos del dueño y de cada mascota (especie, raza, edad, si está esterilizada), con aviso a tu correo y exportación a CSV.
• Agenda: consulta, vacunación y visita a domicilio con margen para el traslado, anticipo con tarjeta en las visitas y las preguntas sobre la mascota antes de llegar.
• Cotizaciones: el presupuesto de cirugía u hospitalización por conceptos (estudios, anestesia, cirugía, días de hospital), con anticipo, que el dueño acepta en línea con su nombre.
• Firma electrónica: la responsiva de anestesia y cirugía, la autorización de eutanasia y el consentimiento de hospitalización, firmados por el dueño con certificado y bitácora.
• Rastreo de documentos: las indicaciones de cuidado después de una cirugía o el calendario de desparasitación en PDF, y ves si el dueño las abrió antes de la revisión.
• Grabación de pantalla: poco uso diario. Úsalo para un video corto, con tu cámara en la burbuja, que explique cómo dar una pastilla a un gato o cómo poner el collar isabelino.
• Notas y tableros: las tareas de refuerzo de vacuna a 330 días, los pendientes con laboratorios y proveedores, y un tablero de pacientes hospitalizados por día de salida.
• Control de horas: sirve si haces visitas a ranchos o asesoras a un criadero y cobras por hora: el cronómetro por cliente y las horas al recibo.
• Cobros: el recibo de consulta, cirugía o visita con link de pago, IVA en 0% en los servicios exentos y un recibo aparte para lo que vendes con IVA.
• Gastos: vacunas, medicamentos, gasolina, laboratorio y renta con su comprobante, y la utilidad del mes con tus recibos pagados.
• Automatizaciones: la tarea del refuerzo de vacuna al agendar una vacunación, el reagendado de ausencias y la petición de una reseña una semana después del pago de una cirugía.

Datos del dueño y de la mascota

La historia clínica de la mascota, los resultados de laboratorio y las notas de cirugía se quedan en tu expediente veterinario. Los datos del dueño (nombre, correo, teléfono, dirección para visitas) sí son datos personales: menciona en tu aviso de privacidad que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

IVA de tus servicios

La Ley del IVA (artículo 15, fracción XIV) exenta los servicios profesionales de medicina prestados por personas físicas, solas o por medio de una sociedad civil, y el artículo 41 de su Reglamento incluye al médico veterinario. La venta de alimento, accesorios o medicamentos no es un servicio de medicina: pregúntale a tu contador qué tasa lleva. En Cobros cada recibo tiene una sola tasa de IVA sobre el subtotal, así que la consulta y el bulto de croquetas van en recibos distintos. Si todo lo que cobras está exento, el IVA de tus gastos no se acredita (artículo 5 de la Ley) y el saldo a favor que te muestre Gastos no es real.

Esto es información general, no asesoría fiscal. Confirma con tu contador cómo aplica a tu caso y a tu régimen.

Empieza con estas tres

Agenda con la visita a domicilio pagada y las preguntas sobre la mascota. Firma electrónica para la responsiva de anestesia, para que no se firme con prisa en el mostrador. Automatizaciones para la tarea del refuerzo de vacuna, que es lo que trae de vuelta a cada paciente cada año.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de cotización para ponerle precio a una cirugía con anestesia y hospitalización.
• Calculadora de margen de ganancia para cada procedimiento.
• Calculadora de IVA para lo que vendes con IVA.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.
• Generador de código QR para la cartilla de vacunación.

Lo que SoloWOS no hace por un veterinario

• No lleva expediente clínico de la mascota, cartilla de vacunación digital ni resultados de laboratorio.
• No es punto de venta ni lleva inventario de alimento, medicamento o accesorios.
• No manda recordatorios de vacuna a un año solos: la espera de un correo llega a 90 días, por eso el refuerzo va como tarea.
• No es un canal de urgencias: los recordatorios y avisos van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• No arma rutas entre visitas a domicilio; ves las citas del día en orden y la dirección de cada una.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.