Software para terapeutas de lenguaje: citas que agendan los papás

Tu paciente tiene 4 años y no va a llenar ningún formulario. Del otro lado está una familia: una mamá que agenda entre juntas, un papá que paga, una maestra que pregunta cómo va. Las sesiones caen todas entre las 3 y las 7 de la tarde, después de la escuela, y cada festival escolar mueve media semana. SoloWOS pone a la familia como tu cliente y deja al niño fuera de la parte administrativa.

De la llamada de los papás al cobro del mes

1. Los papás llenan tu formulario de primer contacto: edad, escuela y grado, quién los refirió (pediatra, escuela) y qué días pueden en la tarde. Al enviarlo pasan a agendar la "Entrevista inicial" de 45 minutos, solo con ellos.
2. La "Evaluación" de 90 minutos se cobra completa al agendar. En las preguntas de la cita, el nombre y la edad del niño o la niña son obligatorios; el contacto, el correo y el pago son de los papás.
3. El consentimiento va a firma electrónica con la mamá y el papá como firmantes en orden. Si vas a hablar con la escuela, incluye esa autorización en el mismo formato.
4. El informe de evaluación lo compartes en PDF con Rastreo de documentos, con una contraseña que les das por teléfono. Si los papás lo autorizan, la maestra recibe otro link que tú puedes apagar al terminar el ciclo escolar.
5. Con el plan definido, mandas la cotización: 12 sesiones semanales de 45 minutos, con anticipo, o el acuerdo de cobrar mes por mes.
6. Tu horario en la agenda es de 15:00 a 19:00. Los papás agendan cada sesión desde tu página o desde un link de un solo uso; si es en línea, tu link de Meet va en la ubicación del tipo de cita.

Una semana de sesiones en la tarde

• Lunes: una mamá llenó el formulario el domingo en la noche y ya tiene agendada la entrevista inicial del jueves.
• Martes: cinco sesiones entre las 15:00 y las 19:00. Un papá mueve la del miércoles al viernes desde su confirmación porque hay festival en la escuela.
• Miércoles: compartes el informe de un niño de 5 años. Ves que los papás lo leyeron completo y que la maestra abrió la página de recomendaciones para el salón.
• Jueves: grabas desde tu computadora un video de 3 minutos explicando la hoja de actividades de la semana, para que la practiquen en casa.
• Fin de mes: a cada familia le llega solo el recibo con las 4 sesiones del mes, que pusiste a repetir cada mes. A quien no pagó, el recordatorio le llega solo a los 3 días de vencido.

Las 13 herramientas, una por una

En terapia de lenguaje casi todas las herramientas sirven, porque tratas con una familia que agenda, paga, firma y lee informes. Así se usa cada una.

• Link en bio: tu página para grupos de mamás y papás: agenda, formulario de primer contacto y un registro de correo para mandar hojas de actividades.
• Links cortos: un link corto con QR para el folleto que dejas en consultorios de pediatría y escuelas; con un link por lugar sabes de dónde llegan las familias.
• Formularios: el primer contacto con los papás, con preguntas condicionales (si ya tiene una evaluación previa, pregunta de quién) y paso directo a la entrevista inicial.
• Agenda: entrevista con los papás, evaluación y sesión semanal como tipos de cita, en tu horario de la tarde, con el nombre del niño como pregunta obligatoria.
• Cotizaciones: el plan de 12 sesiones o del ciclo escolar con anticipo, que los papás aceptan escribiendo su nombre.
• Firma electrónica: el consentimiento con los dos papás como firmantes en orden y la autorización para hablar con la escuela.
• Rastreo de documentos: el informe de evaluación y el reporte del trimestre en PDF, con contraseña y un link aparte para la escuela que puedes apagar.
• Grabación de pantalla: videos cortos desde tu computadora explicando la actividad de la semana; los papás comentan en el minuto donde tienen la duda y ves si lo vieron completo.
• Notas y tableros: tu banco de actividades y la planeación general por semana, sin nombres ni avances de cada niño.
• Control de horas: las horas de juntas con la maestra o de visitas a la escuela, si se las cobras a la familia por hora.
• Cobros: un recibo por familia que se repite cada mes con las sesiones como conceptos, y recordatorios por correo 3 días antes y a los 3 y 7 días de vencido.
• Gastos: material didáctico, juegos, cursos de actualización y renta del consultorio, con su comprobante.
• Automatizaciones: cuando los papás terminan de firmar el consentimiento, un correo con el link para agendar la evaluación; a quien no llegó, el link para reagendar.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes y sus familias sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. El expediente del niño, los resultados de las pruebas y las notas de cada sesión van en tu sistema clínico o en papel. El informe que compartes también es dato de salud de un menor: mándalo con contraseña y solo a quien los papás autorizaron.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

Empieza con estas tres

Agenda con la entrevista, la evaluación y la sesión semanal en tu horario de la tarde; Firma electrónica para el consentimiento de los dos papás, y Rastreo de documentos para el informe. El recibo mensual de cada familia lo pones a repetir al cerrar tu primer mes.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para el precio de tu sesión de 45 minutos.
• Calculadora de cotización para un plan de 12 sesiones.
• Generador de código QR para folletos en escuelas y consultorios.
• Convertidor de zonas horarias si das terapia en línea a familias en otro país.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.

Lo que SoloWOS no hace por un terapeuta de lenguaje

• No guarda expediente, pruebas estandarizadas ni registro de avances por sesión, y no dice cumplir la NOM-004.
• No tiene actividades interactivas ni una app para el niño.
• No le carga las sesiones a la tarjeta de la familia: el recibo sale solo cada mes y la familia lo paga con el link o por transferencia.
• No tiene videollamadas propias: con tu Google Calendar u Outlook conectado, cada cita lleva su link de Meet o Teams; si usas Zoom, pon tu link en el tipo de cita.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.