Software para fisioterapeutas: series de sesiones, visitas a domicilio y cobros

Un paciente de fisioterapia casi nunca viene una sola vez. Llega con un esguince o un dolor lumbar, la valoración termina en un plan de 8 o 10 sesiones, y lo difícil es que las agende, que siga viniendo en la sexta y que pague la serie. Si además das visitas a domicilio, cada cita trae una dirección y media hora de tráfico que nadie te paga si el paciente no está.

De la valoración a la serie pagada

1. Crea tres tipos de cita en tu agenda: "Valoración" de 60 minutos, "Sesión en consultorio" de 50 y "Sesión a domicilio" de 60 con 45 minutos de margen antes y después para el traslado. En la de domicilio, haz obligatoria la pregunta "Dirección completa y referencias".
2. La valoración se cobra al agendar con tarjeta, completa o como anticipo. Tú eliges con cuántas horas de aviso se reembolsa si cancelan: con un plazo de 24 horas, quien cancela la misma mañana no recupera su pago.
3. Con el diagnóstico, mandas una cotización de la serie: 10 sesiones como concepto con su precio por sesión y un anticipo del 50%. El paciente la acepta desde el celular con su nombre.
4. Antes de la primera sesión, tu consentimiento informado y tu política de cancelación van a firma electrónica. Si el paciente es menor de edad, firma su mamá, su papá o su tutor.
5. Para cada sesión de la serie, manda un link de un solo uso o deja que agende desde tu página. SoloWOS no descuenta sesiones solo: el número de sesión lo llevas tú.
6. El recibo del anticipo y luego el del resto salen de la misma cotización en Cobros. Te pagan con tarjeta por tu Stripe o por transferencia a tu CLABE.

Una semana con consultorio y domicilio

• Lunes: dos valoraciones agendadas y pagadas el domingo desde el link que pusiste en tu perfil de Google.
• Martes: mañana en el consultorio y tres visitas a domicilio en la tarde. El margen de 45 minutos evita que alguien agende una sesión en Satélite a las 4 y otra en Coyoacán a las 5.
• Miércoles: un paciente de posoperatorio de rodilla acepta la serie de 10 y paga el anticipo esa noche.
• Jueves: una paciente no abre la puerta. La marcas como ausente y una automatización le manda el link para agendar otra vez.
• Viernes: registras en Gastos la gasolina de la semana y las ligas de resistencia nuevas, con su comprobante.

Las 13 herramientas, una por una

Cinco herramientas hacen casi todo el trabajo de un fisioterapeuta: Agenda, Cotizaciones, Firma electrónica, Cobros y Gastos. Las demás sirven en casos concretos.

• Link en bio: una página con tu agenda, tu zona de visitas a domicilio y la ubicación del consultorio, para tu Instagram y tu perfil de Google.
• Links cortos: un QR en la recepción y en el volante del gimnasio de la colonia; el conteo de clics te dice si ese volante trae pacientes.
• Formularios: poco para pacientes sueltos, porque las preguntas de la cita bastan. Sirve cuando un club deportivo o una empresa te pide un convenio y necesitas saber cuántas personas y qué días.
• Agenda: valoración, sesión en consultorio y sesión a domicilio como tipos de cita distintos, con margen de traslado, dirección obligatoria, cobro al agendar y recordatorio por correo un día antes.
• Cotizaciones: la serie de sesiones después de la valoración, con precio por sesión y anticipo, aceptada en línea.
• Firma electrónica: el consentimiento informado y la política de cancelación, firmados desde el celular antes de la primera sesión.
• Rastreo de documentos: el programa de ejercicios para casa en PDF, con contraseña si quieres; ves si lo abrió entre una sesión y otra.
• Grabación de pantalla: ayuda poco, porque se graba desde una computadora y no desde el celular. Sirve para explicar en 3 minutos el PDF de ejercicios en pantalla, con tu cara en la burbuja de cámara.
• Notas y tableros: un tablero con las series en curso (nombre y "sesión 6 de 10", sin datos clínicos) y los pendientes del consultorio.
• Control de horas: casi no lo usas, porque cobras por sesión. Sirve si un club te paga por hora en la cancha los días de partido.
• Cobros: el recibo del anticipo y el del resto de la serie salen de la cotización; las sesiones sueltas ya se cobraron al agendar.
• Gastos: gasolina y casetas de las visitas, renta del consultorio, cursos y equipo, con comprobante, y tu ISR estimado si estás en RESICO.
• Automatizaciones: un correo con el link para reagendar a quien no llegó, y otro 6 semanas después de que pagó la serie para preguntarle cómo sigue.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. La valoración, las escalas de dolor, los estudios de imagen y las notas de evolución van en tu expediente, en papel o en un sistema hecho para eso. En las preguntas de la cita pide solo el motivo general, como "dolor de hombro".
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

Empieza con estas tres

Agenda con los tres tipos de cita y el margen de traslado, Cotizaciones con la serie de 10 sesiones guardada como plantilla y Firma electrónica para el consentimiento. Gastos puede esperar al cierre del mes.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para el precio de tu sesión según lo que necesitas ganar.
• Calculadora de margen de ganancia para ver cuánto te deja una visita a domicilio después de la gasolina.
• Calculadora de cotización para ponerle precio a una serie de sesiones.
• Generador de código QR para la recepción del consultorio.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.

Lo que SoloWOS no hace por un fisioterapeuta

• No guarda valoraciones, mediciones ni notas de evolución, y no dice cumplir la NOM-004.
• No vende paquetes que se descuentan solos: la serie se cotiza y cada sesión se agenda aparte.
• Tu horario semanal es uno para todos tus tipos de cita: no puedes dejar las visitas a domicilio solo para martes y jueves. Tampoco calcula rutas; el margen de traslado es fijo por tipo de cita.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS, y el cobro en línea al agendar es con tarjeta, no con OXXO ni SPEI.
• No le cobra a aseguradoras ni lleva reembolsos de gastos médicos.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.