Agenda para quiroprácticos: primera visita, ajustes y mantenimiento

En quiropráctica el papeleo es de volumen. Son muchas citas cortas, el mismo paciente dos veces por semana durante un mes y luego una vez al mes, y un ajuste de 15 minutos que nadie ocupa es un hueco que ya no recuperas. Lo que más pesa en tu semana es que cada paciente salga con su siguiente cita agendada.

De la primera visita al mantenimiento

1. En tu agenda, crea "Primera visita" de 45 minutos con cobro completo al agendar y dos preguntas: el motivo general y si trae radiografías o estudios recientes.
2. Crea "Ajuste" de 15 minutos con 5 de margen después y un aviso mínimo de 2 horas. Además del recordatorio de un día antes, activa el de una hora antes: en citas tan cortas, el olvido de la mañana es el que más cuesta.
3. Al terminar la primera visita, mandas la cotización del plan de cuidado, por ejemplo 12 ajustes en 6 semanas, con precio por ajuste y anticipo. Ves cuándo la abre.
4. El consentimiento va a firma electrónica antes del primer ajuste. Lo firma desde su celular en la sala de espera, sin imprimir nada.
5. Activa el correo de seguimiento en el tipo "Ajuste": una hora después de cada cita le llega tu nota ("camina 20 minutos hoy") y el link para agendar el siguiente.
6. Cuando termina el plan, el paciente pasa al tipo "Mantenimiento" de 15 minutos, y una automatización le escribe 4 semanas después de que agenda cada uno para que agende el que sigue.

Una semana de ajustes

• Lunes: 14 ajustes entre las 8 y las 12. Para la noche, 9 de esos pacientes ya agendaron el siguiente desde el correo de seguimiento.
• Martes: primera visita de una corredora con dolor lumbar. Acepta el plan de 12 ajustes, paga el anticipo y firma el consentimiento antes de pasar a la camilla.
• Miércoles: un paciente cambia su ajuste de las 9 a las 18 desde el link de su confirmación, y el espacio de la mañana queda libre para otro.
• Jueves: alguien no llega a las 11:15. Lo marcas como ausente y le sale un correo con el link para agendar otra vez.
• Sábado: revisas en Gastos la renta del consultorio y el pago de la mesa de ajuste, y ves lo que dejaron los planes de cuidado del mes.

Las 13 herramientas, una por una

Para un quiropráctico, la agenda es casi todo: los correos de seguimiento y las automatizaciones son lo que llena los ajustes. Así se usa cada herramienta.

• Link en bio: tu página con la primera visita, los ajustes y la ubicación, para Instagram y Google; el paciente nuevo llega directo al horario.
• Links cortos: un QR en el mostrador y en el espejo del baño ("agenda tu próximo ajuste"), con conteo de clics para ver si se usa.
• Formularios: poco, porque las preguntas de la cita cubren el primer contacto. Sirve para empresas que piden una jornada de revisiones para sus empleados.
• Agenda: primera visita cobrada, ajustes de 15 minutos con 5 de margen, recordatorio una hora antes y correo de seguimiento con link para el siguiente ajuste.
• Cotizaciones: el plan de cuidado de 6 u 8 semanas con número de ajustes, precio y anticipo, aceptado en línea.
• Firma electrónica: el consentimiento informado antes del primer ajuste, con fecha, hora e IP en la bitácora de auditoría.
• Rastreo de documentos: la hoja de ejercicios o de postura en PDF; ves si la abrió antes del siguiente ajuste.
• Grabación de pantalla: ayuda poco: se graba desde la computadora. Sirve para un video de 2 minutos que explique qué esperar en la primera visita, ligado desde la confirmación.
• Notas y tableros: pendientes del consultorio y un tablero de pacientes por terminar plan, solo con nombre y fecha, sin datos clínicos.
• Control de horas: no lo necesitas para ajustes; sirve si das revisiones por hora en una empresa o un club.
• Cobros: el recibo del plan de cuidado, en anticipo y resto, sale de la cotización; los ajustes sueltos se cobran al agendar.
• Gastos: renta, mesa de ajuste, cursos y comisiones de cobro, con comprobante.
• Automatizaciones: 4 semanas después de que alguien agenda un mantenimiento, un correo con el link para agendar; a quien no llegó, el link para reagendar.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. Las radiografías, la exploración y tus notas de cada ajuste se quedan en tu expediente. Los formularios no reciben archivos, así que los estudios de imagen te los muestra en consulta o te llegan por otro medio.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

Empieza con estas tres

Agenda con la primera visita y el ajuste (y el correo de seguimiento activado), Automatizaciones para el mantenimiento y las ausencias, y Firma electrónica para el consentimiento. Las cotizaciones de planes de cuidado vienen después.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para el precio de tu ajuste.
• Calculadora de punto de equilibrio para saber cuántos ajustes al mes cubren la renta.
• Calculadora de cotización para el precio de un plan de cuidado.
• Generador de código QR para el mostrador.

Lo que SoloWOS no hace por un quiropráctico

• No guarda radiografías, exploraciones ni notas clínicas, y no dice cumplir la NOM-004.
• No descuenta ajustes de un plan de cuidado: cada ajuste se agenda aparte.
• No hay lista de espera ni registro de llegada en recepción.
• No es punto de venta ni inventario: si vendes almohadas o soportes, van como concepto en un recibo.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.