Recepcionista virtual con IA: qué camino conviene si trabajas solo

Si das consulta, sesiones o servicios por cita, conoces el patrón: estás con un cliente y llegan tres mensajes preguntando precio, horario y si atiendes en línea. Cuando contestas, dos ya escribieron a otra persona. Este texto compara los caminos que tiene alguien que trabaja solo para no perder esas preguntas, con costos revisados el 24 de octubre de 2026. Es parte de inteligencia artificial para tu negocio.

Qué hace una recepcionista virtual (y qué no debería hacer)

Una recepcionista, humana o con IA, resuelve tres cosas: contesta lo básico (qué haces, cuánto cuesta, dónde estás), dice cuándo hay lugar y toma los datos de quien quiere que lo busques. Lo que pasa después, confirmar una cita, cobrar un anticipo o dar una opinión profesional, lo decides tú. Una IA que agenda, cobra y promete sola ahorra tiempo hasta el día en que ofrece un horario que ya no tenías o un precio que cambiaste.

Por eso la pregunta útil no es “¿IA o persona?”, sino cuánto quieres delegar y cuánto riesgo aceptas a cambio. La tabla pone los cuatro caminos lado a lado.

Recepcionista humana: cuándo sí vale

El salario mínimo general de 2026 es de $315.04 diarios, $9,582.47 al mes, según la resolución de la CONASAMI publicada en el DOF el 9 de diciembre de 2025. En la zona libre de la frontera norte es más alto. A eso súmale cuotas del IMSS, aguinaldo y vacaciones. Si recibes más de 20 llamadas o mensajes al día, cobras anticipos en mostrador o tus clientes necesitan hablar con alguien (un consultorio con pacientes mayores, por ejemplo), una persona sigue siendo lo mejor. Si te escriben 10 personas al día para preguntar lo mismo, es caro para lo que resuelve.

WhatsApp: el mensaje gratis y el bot de pago

La app WhatsApp Business trae mensajes de ausencia y respuestas rápidas sin costo. El de ausencia se programa fuera de tu horario y manda el mismo texto a todos: sirve para decir “te contesto a las 4” y dejar el link de tu agenda. No entiende si te preguntaron por el precio o por el estacionamiento.

Un bot de verdad en WhatsApp usa la API de Meta, casi siempre a través de un proveedor. Desde el 1 de octubre de 2026, Meta cobra por mensaje los mensajes de servicio (tus respuestas dentro de las 24 horas desde que el cliente escribió) después de los primeros 1,000 entregados al mes por número; la tarifa de México está en la tabla de precios de Meta. El proveedor cobra aparte. Además necesitas verificar tu negocio con Meta y cuidar que el bot no reciba datos que no debe. Si tu negocio vive en WhatsApp y recibes cientos de mensajes, puede valer la pena. Lee qué permite Meta con IA en WhatsApp antes de contratar uno.

Chat con IA en tu página de citas

El tercer camino pone la recepcionista donde la gente ya llega para agendar: tu página de citas y tu link en bio. Quien entra pregunta, recibe horarios libres y agenda en la misma página, sin que tú intervengas. No sustituye a WhatsApp: lo complementa. Funciona mejor si mandas a la gente a tu página desde tu perfil de Instagram, tu ficha de Google o tu mensaje de ausencia.

La regla para consultorios: nada de síntomas por chat

Si eres psicóloga, nutrióloga, dentista o fisioterapeuta, tu recepcionista automática no debe preguntar ni guardar síntomas, diagnósticos o medicamentos. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares considera sensibles los datos sobre el estado de salud, y tu aviso de privacidad debe decir cuáles tratas y para qué. Lo prudente es que el chat conteste horarios, precios y ubicación, y que todo lo clínico se hable en consulta. Un aviso fijo en el chat que diga “no compartas datos de salud aquí” ayuda.

Cómo elegir

• Elige una recepcionista humana si cobras o agendas por teléfono, si tus clientes necesitan hablar con alguien o si el volumen pasa de lo que puedes contestar en tus pausas.
• Elige el mensaje de ausencia de WhatsApp Business si recibes pocas preguntas y basta con avisar cuándo contestas y dejar el link de tu agenda.
• Elige un bot de WhatsApp por API si casi todo tu negocio pasa por WhatsApp, recibes cientos de mensajes y puedes pagar a un proveedor y hacer la verificación con Meta.
• Elige un chat con IA en tu página de citas si las preguntas se repiten (precio, horario, zona) y quieres que la persona agende sola en el mismo lugar.

Si quieres poner números a lo que pierdes por contestar tarde, usa la calculadora de prospectos sin respuesta con tus propias cifras.

En SoloWOS: la recepcionista IA

La recepcionista IA es parte de el asistente de IA de SoloWOS. Se activa en Agenda > Disponibilidad y calendarios, en la tarjeta “Recepcionista IA”: eliges dónde aparece (tu página de citas y sus tipos de cita, tu Link en bio o ambas), escribes “Lo que debe saber” (hasta 2,000 caracteres: precios que publicas, preguntas frecuentes, zona, cómo trabajas) y un saludo de hasta 200 caracteres. En la página sale un botón “Pregunta” en la esquina.

• Contesta solo con lo que escribiste y con tus tipos de cita (duración, precio, lugar). Si algo no está, dice que no sabe y ofrece pasarle la pregunta a ti.
• Ofrece hasta 6 horarios libres en la zona horaria de la visita. Cada uno abre tu página de citas en ese horario; la cita queda hecha solo cuando la persona la confirma ahí.
• Si la persona quiere que la busques, le pide nombre y correo, la guarda en Contactos con su mensaje y te avisa.
• No agenda, no cobra, no envía correos, no da consejos legales, fiscales ni médicos, y pide no compartir datos sensibles. El chat muestra el aviso “Respuestas de IA con la información de tu negocio. No compartas datos sensibles.”

Cupo: el plan Básico tiene 0 conversaciones, así que ahí se ve bloqueada. Solo trae 300 conversaciones al mes y Equipo 1,000; una conversación cuenta una vez, cuando se contesta su primer mensaje, y puede tener hasta 20 mensajes. Cuando se acaba el cupo, el botón se esconde. Los mensajes de tus visitas van a Anthropic para escribir la respuesta; SoloWOS no guarda las conversaciones, solo los datos que la persona decide dejarte. La IA de SoloWOS usa modelos Claude de Anthropic. Con los términos comerciales de Anthropic, lo que se manda por su API no se usa para entrenar sus modelos. Configura tu agenda de citas en línea y tu link en bio primero; la prueba gratis es del Básico, dura 14 días y pide tarjeta.