Software para acupunturistas: primera sesión, series y cobros

La acupuntura casi siempre se trabaja por series: 6, 8 o 10 sesiones, una por semana. La primera es larga, porque entrevistas antes de poner una sola aguja, y las demás duran una hora con el tiempo de reposo. El reto administrativo es que la serie se pague, que el paciente no deje de venir en la cuarta y que vuelva cuando le haga falta.

De la primera sesión al cierre de la serie

1. En tu agenda, crea "Primera sesión" de 75 minutos (entrevista y tratamiento) con cobro completo al agendar, y "Sesión" de 60 con 15 minutos de margen para cambiar la camilla y desechar agujas.
2. Antes de la primera sesión, el consentimiento va a firma electrónica: qué técnicas usas (agujas, moxa, ventosas), qué puede sentir el paciente y tu política de cancelación. Lo firma desde casa la noche anterior.
3. Al terminar la primera sesión, mandas la cotización de la serie: 8 sesiones semanales con tu precio de serie y anticipo, o el total por adelantado.
4. El recibo sale de la cotización en Cobros, completo o en anticipo y resto.
5. Activa el correo de seguimiento en el tipo "Sesión": una hora después le llega tu nota ("toma agua, no hagas ejercicio fuerte hoy") y el link para agendar la siguiente.
6. Treinta días después de que pagó la serie, una automatización le pregunta cómo sigue y le deja el link para una sesión de mantenimiento.

Una semana en el consultorio

• Lunes: dos primeras sesiones agendadas desde Instagram, pagadas completas. Las dos firmaron el consentimiento el domingo.
• Martes: una paciente que vino por dolor de cuello acepta la serie de 8 y paga el anticipo con tarjeta.
• Miércoles: alguien cancela con 36 horas de aviso desde su confirmación. El reembolso sale solo porque tu plazo es de 24 horas, y el espacio vuelve a la agenda.
• Jueves: siete sesiones de una hora con sus 15 minutos de margen. Para la noche, cinco ya agendaron la siguiente desde el correo de seguimiento.
• Viernes: registras en Gastos las agujas desechables, la moxa y el servicio de recolección de punzocortantes.

Las 13 herramientas, una por una

En acupuntura, la agenda, el consentimiento y la cotización de la serie hacen casi todo. Así entra cada una de las herramientas.

• Link en bio: tu página con la primera sesión, las series y la ubicación, para Instagram; quien llega por una recomendación agenda sin escribirte.
• Links cortos: un QR en tu tarjeta y en el estudio de yoga donde dejas folletos; el conteo de clics te dice si de ahí llegan pacientes.
• Formularios: poco, porque las preguntas de la cita cubren el primer contacto. Sirve si un spa o un centro de bienestar te pide días de consulta para sus clientes.
• Agenda: primera sesión de 75 minutos cobrada, sesiones de 60 con margen, recordatorio un día antes y correo de seguimiento con link para la siguiente.
• Cotizaciones: la serie de 6, 8 o 10 sesiones con tu precio de serie y anticipo, aceptada en línea.
• Firma electrónica: el consentimiento con las técnicas que usas, firmado antes de la primera sesión.
• Rastreo de documentos: las indicaciones entre sesiones o una hoja de alimentación en PDF; ves si la abrió.
• Grabación de pantalla: ayuda poco. Un caso: un video de 2 minutos desde tu computadora con el mapa para llegar y qué traer a la primera sesión (ropa holgada, haber comido algo).
• Notas y tableros: notas de tus cursos y un tablero de pendientes del consultorio, como pedir agujas o agendar la recolección de residuos, sin datos de pacientes.
• Control de horas: no lo necesitas si cobras por sesión; sirve si un spa te paga por hora los días que atiendes ahí.
• Cobros: el recibo de la serie, completo o en anticipo y resto, sale de la cotización; las sesiones sueltas se cobran al agendar.
• Gastos: agujas, moxa, ventosas, recolección de punzocortantes, renta y cursos, con su comprobante.
• Automatizaciones: 30 días después del pago de la serie, un correo para agendar mantenimiento; a quien no llegó, el link para reagendar.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. La historia clínica, tu diagnóstico, los puntos que usaste y la evolución de cada sesión se quedan en tu expediente. En las preguntas de la cita pide solo el motivo general de la consulta.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

La norma de acupuntura

La acupuntura humana tiene su propia norma en México: la NOM-017-SSA3-2012, publicada en el DOF el 18 de septiembre de 2012. Revisa en ella los requisitos que aplican a tu práctica. SoloWOS no dice cumplirla ni guarda los registros que pida.

Empieza con estas tres

Agenda con la primera sesión cobrada y el correo de seguimiento activado, Firma electrónica para el consentimiento y Cotizaciones para la serie. Agrega la automatización de mantenimiento cuando cierres tus primeras series.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para el precio de tu sesión.
• Calculadora de cotización para el precio de una serie de 8 sesiones.
• Calculadora de punto de equilibrio para saber cuántas sesiones al mes pagan la renta y el material.
• Generador de código QR para tus tarjetas y folletos.

Lo que SoloWOS no hace por un acupunturista

• No guarda historia clínica, diagnósticos ni registro de puntos, y no dice cumplir la NOM-004 ni la NOM-017.
• Cada espacio de la agenda es para una persona: si atiendes a dos pacientes a la vez en dos camillas mientras reposan, la agenda no lo permite.
• No descuenta sesiones de una serie ni vende tarjetas de regalo.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS, y el cobro en línea al agendar es con tarjeta.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.