Software para dentistas: del primer diagnóstico al tratamiento cobrado

En odontología la consulta casi nunca termina en una cita. La valoración descubre tres caries, una endodoncia y una corona, y el paciente se va con un presupuesto en papel que pierde en el coche. Lo que separa un tratamiento terminado de uno abandonado suele ser que el presupuesto llegue claro, que el pago se pueda partir y que cada cita siguiente ya esté agendada.

De la valoración al tratamiento terminado

1. En tu agenda crea "Valoración" de 30 minutos con un anticipo fijo que tú descuentas en la cotización del tratamiento, "Limpieza" de 45 minutos y "Cita de tratamiento" de 60 o 90 minutos, que no publicas: la mandas con un link de un solo uso.
2. En la valoración haces el diagnóstico y el odontograma en tu sistema. Esa misma tarde mandas la cotización del plan: cada resina, la endodoncia y la corona como conceptos, con cantidad y precio, y un anticipo del 50% para empezar.
3. El paciente ve cuándo se puede atender cada cosa y la acepta en línea con su nombre. Si no responde en 5 días, una automatización le pregunta si tiene dudas, y no lo hace si ya aceptó.
4. Antes de la endodoncia o la extracción, el consentimiento informado va a firma electrónica. Firma desde la sala de espera, en su celular.
5. El recibo del anticipo sale de la cotización aceptada en Cobros. Los siguientes los creas tú al terminar cada etapa: SoloWOS no parte el total de un tratamiento en pagos.
6. Al agendar la última cita, una automatización crea una tarea en tu tablero con fecha límite a 180 días: "Invitar a limpieza". Ese día le escribes con tu página de citas.

Una semana normal

• Lunes: 3 valoraciones agendadas el fin de semana desde Google Maps, con anticipo pagado.
• Martes: mandas 2 presupuestos. Uno se abre cuatro veces en dos días; el paciente lo está pensando con su pareja.
• Miércoles: el laboratorio entrega una corona. Registras su pago en Gastos con la factura del laboratorio adjunta.
• Jueves: el paciente del presupuesto acepta, paga el 50% con tarjeta y firma el consentimiento de la endodoncia.
• Viernes: tu tablero muestra 6 tareas de "Invitar a limpieza" que vencen esta semana.

Las 13 herramientas, una por una

Lo que hace cada herramienta en un consultorio dental. Las que importan son Agenda, Cotizaciones y Cobros; el resto ayuda en casos concretos.

• Link en bio: tu página con la agenda de valoraciones, tus tratamientos más pedidos (blanqueamiento, ortodoncia, implantes) y la ubicación, para el link de Instagram y de Google.
• Links cortos: un QR en la tarjeta de cita y en el recibo impreso que lleva a la página de limpieza, y otro en el espejo del baño del consultorio, contando cuántos lo escanean.
• Formularios: el registro de datos de contacto, quién paga el tratamiento y los datos fiscales. El cuestionario de salud general (alergias, medicamentos) se queda en tu expediente.
• Agenda: valoración pública con anticipo, limpiezas que se agendan solas y citas de tratamiento largas que solo se agendan con un link de un solo uso por paciente.
• Cotizaciones: el presupuesto de tratamiento por pieza y por etapa, con vigencia, anticipo del 50% y aceptación en línea; ves cuántas veces lo abrió antes de decidirse.
• Firma electrónica: el consentimiento de endodoncia, extracción, implante o blanqueamiento, y el acuerdo de pagos de una ortodoncia, firmados con bitácora de auditoría y certificado.
• Rastreo de documentos: las indicaciones después de una extracción o de colocar brackets, en PDF, para que el paciente las tenga en el celular y tú veas que las abrió.
• Grabación de pantalla: poco uso en el sillón. Sirve para un video de 3 minutos que explique, con un modelo en pantalla, la diferencia entre resina, incrustación y corona antes de que el paciente elija.
• Notas y tableros: un tablero con los trabajos de laboratorio pendientes (corona, guarda, retenedor) por fecha de entrega, sin datos clínicos, y las tareas de limpieza a 180 días.
• Control de horas: casi no aplica, porque cobras por tratamiento. Sirve si das horas a otra clínica como especialista y les cobras por hora al final del mes.
• Cobros: el recibo del anticipo desde la cotización y uno por cada etapa terminada, con link de pago o tu CLABE, IVA en 0% si tu servicio está exento y recordatorios si se atrasa.
• Gastos: el laboratorio dental, el material, la renta y el mantenimiento del sillón con su comprobante; ves lo que te deja cada mes después de pagar al laboratorio.
• Automatizaciones: el seguimiento del presupuesto sin respuesta, el reagendado de ausencias y la tarea de limpieza a 180 días. La espera máxima de un correo es de 90 días, por eso la de seis meses va como tarea.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. El odontograma, las radiografías, la historia clínica y las notas de cada cita se quedan en tu software dental o en papel. El presupuesto menciona piezas y tratamientos: cuéntalo en tu aviso de privacidad si lo mandas por SoloWOS.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

IVA de tus consultas

Si eres cirujano dentista y cobras como persona física, tus servicios pueden ir sin IVA. La Ley del IVA (artículo 15, fracción XIV) exenta los servicios profesionales de medicina que requieren título de médico cuando los presta una persona física, sola o por medio de una sociedad civil, y el artículo 41 de su Reglamento menciona al médico, al médico veterinario y al cirujano dentista. En SoloWOS eso se ve así:

• En Cobros, deja el IVA del recibo en 0%. El impuesto se calcula una vez sobre el subtotal, con una sola tasa por recibo, así que lo que sí lleva IVA va en un recibo aparte.
• El IVA que pagas en tus gastos solo se acredita contra actividades gravadas (artículo 5 de la Ley). Si todo lo que cobras está exento, el saldo a favor de IVA que te muestre Gastos no es real; usa ese reporte para la utilidad del mes y, si estás en RESICO, para el ISR estimado.
• Los productos que vendes aparte (cepillos, enjuagues, kits de blanqueamiento para casa) no son un servicio de medicina; pregúntale a tu contador qué tasa llevan y cóbralos en un recibo aparte.

Esto es información general, no asesoría fiscal. Confirma con tu contador cómo aplica a tu caso y a tu régimen.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tus tratamientos más comunes guardados como plantilla, porque ahí se gana o se pierde el tratamiento. Agenda con la valoración pagada. Automatizaciones para el seguimiento del presupuesto y la tarea de limpieza. Firma electrónica entra en cuanto tengas tu primer consentimiento en PDF.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de cotización para ponerle precio a un tratamiento con laboratorio y material.
• Calculadora de margen de ganancia para ver cuánto te deja una corona después del laboratorio.
• Formato de cotización para armar tu plantilla de presupuesto.
• Calculadora de comisiones de link de pago para ver cuánto llega de un pago con tarjeta.
• Generador de código QR para la tarjeta de cita.

Lo que SoloWOS no hace por un dentista

• No tiene odontograma, periodontograma ni guarda radiografías o fotos intraorales.
• No parte el total de la ortodoncia en pagos ni le carga la mensualidad a la tarjeta: la cotización calcula anticipo y resto, y la mensualidad va en un recibo que se repite cada mes y que el paciente paga cada vez.
• No agenda sillones ni equipo: cada tipo de cita es de una persona, no de un recurso.
• No lleva inventario de material ni de productos que vendes en recepción.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.