Agenda para psicólogos: citas, cobros y consentimiento en línea

En un consultorio de psicología, casi todo el trabajo administrativo gira alrededor de la cita: la primera, que llega por recomendación o por Instagram; las de seguimiento cada semana; las que se cancelan con dos horas de aviso. SoloWOS se encarga de esa parte para que dejes de acomodar horarios por WhatsApp.

De la primera cita al seguimiento semanal

1. Crea dos tipos de cita en tu agenda: "Primera consulta" de 60 minutos y "Sesión de seguimiento" de 50, con 10 minutos de margen entre una y otra y un aviso mínimo de 12 horas.
2. Activa el cobro al agendar para pedir la sesión completa o un anticipo con tarjeta. Si cancelan antes del plazo que elijas, el reembolso sale solo. Así las inasistencias dejan de costarte la hora.
3. Si das terapia en línea, pon tu link de Zoom o Meet en la ubicación del tipo de cita: llega en la confirmación y en el recordatorio de un día antes.
4. Antes de la primera sesión, manda tu formato de consentimiento informado y de datos personales a firma electrónica. Queda firmado con fecha, hora e IP.
5. Para los seguimientos, manda un link de un solo uso para cada sesión, o deja que tus pacientes agenden desde tu página cuando les toque.
6. Al final del mes, el recibo de cobro sale de Cobros, y en Gastos ves lo que cobraste contra lo que gastaste (renta del consultorio, supervisión, plataformas).

Una semana normal

• Lunes: dos personas agendaron su primera consulta el fin de semana desde el link de tu bio y ya pagaron el anticipo.
• Martes: cuatro sesiones de seguimiento. Una paciente cambia su cita desde el link del correo de confirmación y el espacio se libera para otra persona.
• Miércoles: un paciente no se conecta. Lo marcas como ausente y una automatización le manda un link para agendar otra vez.
• Jueves: llega firmado el consentimiento de un paciente nuevo que empieza el viernes.
• Viernes: revisas en Gastos cuánto apartar para tus impuestos del mes, y emites tus CFDI con tu proveedor de siempre.

Las 13 herramientas, una por una

Un consultorio de psicología usa a diario la agenda, la firma electrónica y las automatizaciones. Las demás herramientas tienen un uso más chico, y en algunas te decimos para qué sirven solo en un caso.

• Link en bio: el link de tu Instagram o de tu perfil en un directorio de terapeutas abre una página con tus dos tipos de cita, tu forma de trabajo (presencial, en línea o las dos) y tu dirección. Si mandas un boletín, agrega el registro de correo.
• Links cortos: un link corto como /s/primera-consulta para tu tarjeta y el cartel del consultorio. Si mañana cambias el tipo de cita, cambias el destino y el QR que ya imprimiste sigue funcionando. Cuenta clics, no dice quién dio clic.
• Formularios: te sirve poco si tus pacientes agendan directo. Úsalo para una lista de espera cuando no tienes horarios: nombre, correo, días que le acomodan y si busca terapia individual o de pareja, sin preguntas clínicas.
• Agenda: es la herramienta que más vas a usar. Si conectas Google Calendar u Outlook, tus clases, tu supervisión o tu otro consultorio bloquean esos horarios, y tu paciente en otra ciudad o país ve la cita en su propia hora.
• Cotizaciones: casi no la usas con pacientes que pagan sesión por sesión. Sirve cuando una escuela o una empresa te pide un taller o una serie de pláticas: cotizas temas, horas y materiales, y la aceptan en línea.
• Firma electrónica: el consentimiento informado y el aviso de privacidad en un solo PDF, con recordatorio por correo si no lo han firmado. En terapia de pareja agregas a las dos personas como firmantes. El plan Solo trae 15 solicitudes de firma al mes y cada paciente nuevo usa una.
• Rastreo de documentos: para material entre sesiones, como un registro de pensamientos en blanco o una guía de higiene del sueño, con un link que apagas cuando quieras. Un informe psicológico con el nombre del paciente es dato de salud: si lo compartes así, ponle contraseña.
• Grabación de pantalla: te sirve poco con pacientes. El caso donde sí: un video de 3 minutos para quien empieza terapia en línea, con cómo entrar a la videollamada y dónde cambiar su cita. Se graba desde la computadora.
• Notas y tableros: no guardes ahí notas de sesión. Úsalo para lo administrativo: un tablero con los pendientes del consultorio, como el taller que preparas, el curso que vas a tomar o la renovación de tu dominio.
• Control de horas: casi no lo necesitas, porque cada sesión ya tiene su duración en la agenda. Ayuda si una institución te paga por hora, por ejemplo horas de supervisión o de evaluación: las horas facturables pasan al recibo.
• Cobros: para el paciente que no paga al agendar: un recibo por sesión o uno al mes con todas sus sesiones como conceptos, que paga con tarjeta o con tu CLABE. Si se le pasa la fecha, le llegan recordatorios por correo.
• Gastos: la renta, la supervisión, los cursos y la suscripción de tu plataforma de videollamadas, cada gasto con la foto de su comprobante. Al cierre del mes ves cuánto te quedó y, si estás en RESICO, el ISR estimado.
• Automatizaciones: la plantilla de reagendar a quien no llegó y, para la Primera consulta, un correo al agendar con la dirección, dónde estacionarse o cómo entrar a la sesión en línea. Cuando se firma el consentimiento, te puede llegar un aviso.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. Tus notas clínicas y el expediente se quedan fuera de SoloWOS, en papel o en un sistema hecho para eso; no los guardes en Notas y tableros.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

SoloWOS, AgendaPro o Doctoralia: cuál te conviene

Doctoralia es un directorio de especialistas con agenda y expediente; AgendaPro, software de consultorio con ficha clínica en sus planes altos; SoloWOS, agenda con cobro, firma del consentimiento y recibos, sin expediente. La diferencia que más pesa es dónde vive tu expediente.

Elige AgendaPro si:

• Quieres la ficha clínica, el consentimiento y la agenda en una sola app, y el plan Premium te cuadra.
• Tus pacientes contestan WhatsApp y casi nunca abren el correo.

Elige Doctoralia si:

• Buscas pacientes nuevos: tu perfil aparece en su directorio con opiniones, y el perfil básico no cuesta.
• Quieres historial clínico, videoconsulta y recordatorios por WhatsApp en el mismo lugar.

Elige SoloWOS si:

• Tu expediente ya vive en papel o en otro sistema, y lo que te falta es la agenda con cobro, el consentimiento firmado y los recibos.
• También das talleres a escuelas o empresas y quieres cotizarlos y cobrarlos desde la misma cuenta.
• Quieres empezar con poco, con el Básico de $60 MXN al mes con IVA, y cuando crezcas pagar un precio fijo en pesos por todas las herramientas.

Precios y funciones revisados el 23 de octubre de 2026 en el sitio de cada empresa.

Empieza con estas tres

Agenda con cobro al agendar, Firma electrónica para el consentimiento y Automatizaciones para reagendar a quien no llegó. Cobros y Gastos pueden esperar al cierre de tu primer mes.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para saber cuánto cobrar por sesión según lo que necesitas ganar.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.
• Convertidor de zonas horarias para pacientes en otro país.
• Generador de código QR para poner tu página de citas en la recepción del consultorio.

Lo que SoloWOS no hace por un psicólogo

• No guarda expediente clínico ni notas de evolución con los requisitos de la NOM-004.
• No manda recordatorios por WhatsApp ni SMS, solo por correo.
• No tiene videollamadas propias ni paquetes de sesiones que se descuentan solos.
• No cobra con OXXO ni SPEI al agendar: el cobro en línea es con tarjeta por Stripe.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.