Software para médicos con consultorio privado

En un consultorio privado, la secretaria (o tú, entre paciente y paciente) contesta el teléfono para dar citas, confirma las del día siguiente, recibe los cambios de última hora y cobra en la salida. Si atiendes en dos consultorios, o en un hospital por la mañana y en el consultorio por la tarde, el problema crece: los horarios no coinciden. SoloWOS te quita la parte de las citas y los cobros. La receta, la exploración y la nota médica se quedan donde ya las llevas.

De la llamada para pedir cita al recibo pagado

1. Crea en tu agenda dos tipos de cita: "Primera vez" de 40 minutos y "Consulta subsecuente" de 20, con 10 minutos de margen después de cada una y un aviso mínimo de 4 horas para que nadie agende la consulta de las 9 a las 8:50.
2. Pon tus horarios reales por día: lunes, miércoles y viernes de 16:00 a 20:00 en el consultorio, por ejemplo. Si conectas Google Calendar u Outlook, tus guardias y tus cirugías bloquean esos espacios.
3. Activa el cobro al agendar con un anticipo fijo, por ejemplo $300 de una consulta de $900, y el reembolso automático si cancelan con más de 24 horas. El resto se cobra en el consultorio.
4. En las preguntas de la cita pide solo lo administrativo: si es primera vez, quién lo refirió y si necesita factura. Los síntomas se preguntan en la consulta.
5. El paciente recibe la confirmación con la dirección y el piso del consultorio, un recordatorio 24 horas antes y otro una hora antes. Si no puede llegar, cambia la hora desde el link del correo y el espacio queda libre.
6. Si el plan es un procedimiento en consultorio (retiro de un lunar, infiltración, cirugía menor), mandas una cotización con honorarios, material y anestesia local como conceptos y el anticipo que pidas. El consentimiento informado va a firma electrónica antes del día.
7. Al salir, el resto se cobra con un recibo de Cobros con link de pago o con tu terminal de siempre, y el CFDI lo emites con tu PAC.

Una semana normal

• Lunes: llegas al consultorio con 9 citas de la tarde ya agendadas, 4 de primera vez con anticipo pagado.
• Martes: un paciente cancela a las 11 de la noche la cita del miércoles. Fue con más de 24 horas, así que el anticipo se le reembolsa solo y otra persona toma ese espacio.
• Miércoles: una paciente no llega. La marcas como ausente y una automatización le manda un link para agendar otra vez.
• Jueves: mandas el presupuesto de una cirugía menor; el paciente lo acepta en la noche y firma el consentimiento desde su celular.
• Viernes: revisas los recibos pagados de la semana y emites los CFDI que te pidieron con los datos fiscales del formulario.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta un médico con consulta privada. Algunas te van a servir todos los días y otras casi nada; lo decimos en cada caso.

• Link en bio: una página con tu agenda, la dirección de cada consultorio, el mapa y tus horarios, para ponerla en Google Maps y en tus redes en vez de un número que nadie contesta.
• Links cortos: un QR impreso en tu hoja de receta o en el ticket de salida que lleva a la consulta subsecuente; si cambias de consultorio, cambias el destino sin reimprimir.
• Formularios: el formulario de datos fiscales (RFC, razón social, régimen, código postal y uso del CFDI) para quien pide factura. Los antecedentes clínicos no van aquí.
• Agenda: la herramienta central: primera vez y subsecuente con duraciones distintas, anticipo con tarjeta, reembolso por política y recordatorios 24 horas y una hora antes.
• Cotizaciones: el presupuesto de un procedimiento en consultorio o de un paquete de control, con honorarios y material como conceptos y un anticipo en porcentaje que el paciente acepta en línea.
• Firma electrónica: el consentimiento informado de un procedimiento y el de tratamiento de datos, firmados desde el celular del paciente con fecha, hora, IP y certificado.
• Rastreo de documentos: las indicaciones generales en PDF (preparación para un estudio, cuidados después de una cirugía menor) con link que puedes desactivar y conteo de lecturas.
• Grabación de pantalla: te sirve poco en consulta. Úsalo para grabar una vez, con tu cámara en la burbuja, cómo se llena el formulario de factura o cómo llegar al consultorio dentro del hospital.
• Notas y tableros: un tablero de pendientes administrativos: renovar la póliza de responsabilidad, pagar la renta del consultorio, pedir material. Nada con nombre de paciente.
• Control de horas: casi no se usa en consulta por cita. Sirve si además cobras por hora a una empresa como médico de planta o haces dictámenes, y quieres pasar esas horas al recibo.
• Cobros: el recibo de la consulta o del procedimiento con link de pago, folio automático, IVA en 0% si tu consulta está exenta y recordatorios de pago por correo.
• Gastos: la renta, el material de curación y la cuota del colegio con su comprobante, y la utilidad del mes con tus consultas pagadas en Cobros.
• Automatizaciones: reagendar a quien no llegó, mandar el formulario de datos fiscales al agendar y crear una tarea para llamar al paciente que no volvió a su control en 30 días.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. La historia clínica, la nota de evolución, las recetas y los resultados de laboratorio se quedan en tu expediente, en papel o en un sistema hecho para eso.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

IVA de tus consultas

Tus consultas no llevan IVA en la mayoría de los casos. La Ley del IVA (artículo 15, fracción XIV) exenta los servicios profesionales de medicina que requieren título de médico cuando los presta una persona física, sola o por medio de una sociedad civil, y el artículo 41 de su Reglamento menciona al médico, al médico veterinario y al cirujano dentista. En SoloWOS eso se ve así:

• En Cobros, deja el IVA del recibo en 0%. El impuesto se calcula una vez sobre el subtotal, con una sola tasa por recibo, así que lo que sí lleva IVA va en un recibo aparte.
• El IVA que pagas en tus gastos solo se acredita contra actividades gravadas (artículo 5 de la Ley). Si todo lo que cobras está exento, el saldo a favor de IVA que te muestre Gastos no es real; usa ese reporte para la utilidad del mes y, si estás en RESICO, para el ISR estimado.
• Si cobras a una aseguradora o a una empresa, revisa con tu contador las retenciones que te aplican; la calculadora de honorarios te ayuda con la de ISR.

Esto es información general, no asesoría fiscal. Confirma con tu contador cómo aplica a tu caso y a tu régimen.

Empieza con estas tres

Agenda con primera vez y subsecuente, porque es lo que hoy contesta tu teléfono. Automatizaciones para reagendar ausencias, porque cada consulta perdida es una hora sin cobrar. Firma electrónica en cuanto hagas el primer procedimiento en consultorio. Cotizaciones y Gastos pueden esperar al primer mes.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para revisar el precio de tu consulta según tus horas y tus costos.
• Calculadora de honorarios para la retención de ISR cuando le cobras a una persona moral.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.
• Generador de código QR para tu hoja de receta o la sala de espera.
• Cobrar al agendar una cita: cuánto anticipo pedir y cómo explicar tu política.

Lo que SoloWOS no hace por un médico

• No hace recetas ni guarda historia clínica, notas o resultados con los requisitos de la NOM-004.
• No tramita reembolsos de aseguradoras ni cartas de autorización de gastos médicos mayores.
• No hace videoconsultas propias: pon tu link de Zoom o Meet en la ubicación del tipo de cita.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS, y el cobro al agendar es con tarjeta por Stripe, no con OXXO ni SPEI.
• No es un sistema de caja: lo que cobras con tu terminal en el consultorio no entra solo a SoloWOS.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.