Software para agencias de marketing pequeñas: clientes, equipo y cobros

En una agencia de tres personas, la dueña vende, cobra y además diseña. El trabajo de los clientes vive en tableros y en Drive; lo que se cae es lo de en medio: quién tomó la llamada del prospecto, qué versión aprobó el cliente, cuántas horas se fueron en la cuenta que paga menos y si ya salió el recibo del mes. SoloWOS pone eso en un solo espacio compartido.

De prospecto a cliente con iguala

1. El prospecto llena el formulario de la agencia y entra al embudo de ventas. Según el servicio que elige (redes, anuncios, sitio web), pasa a agendar la llamada que le toca.
2. La llamada es una cita de equipo en la agenda: el prospecto ve las horas en que alguien está libre y la cita se asigna a quien tenga menos reuniones próximas.
3. Quien tomó la llamada manda la cotización: una campaña de lanzamiento por etapas con anticipo del 50%, o una iguala con el plazo mínimo en los términos. Todos ven cuándo la abrió el cliente.
4. Con la cotización aceptada, el contrato va a firma electrónica y el recibo del anticipo sale de la cotización.
5. El cliente es un proyecto. En Notas y tableros cada pieza es una tarea con responsable y fecha, y cada persona registra sus horas con Control de horas. El reporte se filtra por persona y por proyecto.
6. Las piezas van al portal del cliente para aprobación, con comentarios marcados sobre la imagen y hasta 50 versiones. El reporte mensual se graba en video de hasta 15 minutos en Equipo.

Una semana de una agencia de tres

• Lunes: llegan dos prospectos por el formulario. Uno agenda con Ana (dirección) y el otro con Luis (diseño), porque Ana ya tenía tres llamadas.
• Martes: Carla, que lleva la pauta, solo tiene acceso a Notas y tableros, Control de horas y Grabación de pantalla. Graba el reporte de anuncios de una clínica.
• Miércoles: la clínica aprueba la versión 3 del banner en su portal. La tarea pasa a "Lista para publicar".
• Jueves: Ana revisa las horas del mes. Una iguala de 12 horas va en 19, casi todas de Luis en rondas de cambios; en la siguiente cotización sube el precio.
• Viernes: salen solos los recibos de las cinco igualas, que se repiten cada mes, cada uno con link para pagar con tarjeta o transferencia.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta una agencia pequeña con varias cuentas y un equipo de tres.

• Link en bio: la página de la agencia en tu propio subdominio y, como en Equipo tienes 3 páginas, una para alguna campaña de temporada.
• Links cortos: links cortos con UTM para cada campaña de cada cliente, con clics por día, país y dispositivo; hasta 1,000 en Equipo.
• Formularios: el formulario de prospectos con preguntas condicionales por servicio y la encuesta de satisfacción de cada trimestre.
• Agenda: las llamadas de diagnóstico como cita de equipo, asignadas a quien esté libre, y las revisiones mensuales con el responsable de cada cuenta.
• Cotizaciones: igualas y campañas por etapas, con plantillas que comparte todo el equipo. El cliente ve el alcance, acepta con su nombre y te avisa a ti.
• Firma electrónica: el contrato de servicios con el cliente y el acuerdo de confidencialidad con un freelancer que suma a un proyecto.
• Rastreo de documentos: tu presentación de credenciales y casos en PDF para prospectos, con el tiempo por página; si una empresa grande pide confidencialidad, un acuerdo antes de abrirlo.
• Grabación de pantalla: reportes mensuales y presentaciones de concepto de hasta 15 minutos en Equipo, con comentarios en el segundo exacto.
• Notas y tableros: un tablero por cliente con tareas asignadas a una persona y fecha límite, y las notas de cada junta en la misma página del proyecto.
• Control de horas: las horas de cada persona por cliente, para ver qué cuentas dejan dinero y quién está saturado. El reporte sale en CSV.
• Cobros: el recibo de cada iguala, que se repite solo cada mes, y el anticipo y resto de cada campaña, con folio automático y recordatorios de pago.
• Gastos: las herramientas de la agencia, los bancos de imágenes y los freelancers externos, asignados al proyecto del cliente que los pagó.
• Automatizaciones: agradecer cuando llega un prospecto, dar seguimiento a una cotización a los 3 días, mover al cliente de etapa cuando paga y crear la tarea de arranque cuando acepta.

El plan Equipo, en concreto

• Cuesta $700 MXN al mes con IVA para hasta 3 usuarios, con las mismas herramientas que Solo y límites más altos: 75 cotizaciones y 200 cobros al mes, 25 GB de almacenamiento.
• Cada persona tiene un rol y, si es miembro, acceso solo a las herramientas que elijas.
• Contactos, embudo de ventas, cotizaciones y cobros son del espacio de la agencia, no de quien los creó.
• Si son 4 personas o más, hay que escribirnos para el plan Empresas.

SoloWOS, Clientify o ClickUp

Una agencia chica tiene dos caminos a la mano: un CRM en español con WhatsApp, como Clientify, para vender, o un gestor de proyectos como ClickUp para producir. SoloWOS queda en medio: no tiene bandeja de WhatsApp ni la planeación de ClickUp, pero junta prospectos, cotizaciones, horas, aprobaciones y cobros en una cuenta.

Elige Clientify si:

• Tus prospectos te escriben por WhatsApp o Instagram y quieres contestar desde una sola bandeja, entre varias personas.
• Lo que más te pesa es vender: seguimiento de prospectos, cotizaciones y firmas desde el mismo CRM.

Elige ClickUp si:

• La producción de la agencia necesita listas, dependencias y vistas de Gantt que un tablero Kanban no cubre.
• Quieres empezar con un plan gratis para todo el equipo.

Elige SoloWOS si:

• Quieres que el prospecto, la cotización, las horas, la pieza aprobada y el recibo vivan en una cuenta, con un precio fijo en pesos para tres personas.
• Tus clientes aprueban piezas sin crear cuenta y te importa tener la versión aprobada con nombre y fecha.
• Cobras con tarjeta o CLABE y quieres que los recordatorios de pago salgan solos.

También se combinan: ClickUp para producir, y SoloWOS o Clientify para vender y cobrar. Precios y funciones revisados el 23 de octubre de 2026 en el sitio de cada empresa.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con las plantillas de tus igualas, Control de horas con un proyecto por cliente y la aprobación de piezas en el portal del cliente. La cita de equipo entra en cuanto la segunda persona toma llamadas.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de iguala para revisar si una cuenta cubre las horas que de verdad le dedica el equipo.
• Calculadora de valor de vida del cliente para saber cuánto puedes gastar en conseguir uno.
• Calculadora de embudo de ventas para ver cuántas llamadas necesitas para cerrar una iguala.
• Generador de UTM para etiquetar los links de cada campaña.
• Calculadora NPS para la encuesta trimestral a clientes.

Lo que SoloWOS no hace por una agencia

• No publica en redes, no administra anuncios y no trae sus estadísticas.
• No calcula la rentabilidad por cliente: tienes las horas y los gastos por proyecto, y la cuenta la haces tú.
• No planea la capacidad del equipo ni tiene vista de calendario de tareas.
• La aprobación es de imágenes y PDF: videos y reels se revisan en otra herramienta.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.