Software para pequeños negocios con local: citas, cotizaciones y cobros

En un local de servicios, la caja ya la tienes resuelta con tu terminal o tu efectivo. Lo que se pierde es la hora vacía: el cliente que no llegó, el que llamó cuando estabas atendiendo y ya no volvió a marcar, y el presupuesto de reparación que se quedó en un papel. SoloWOS cubre lo que pasa antes de que el cliente cruce la puerta y lo que sigue cuando se va.

De la cita al cliente que regresa

1. Pegas un QR en la puerta y en el mostrador que lleva a tu agenda. Cada servicio es un tipo de cita con su duración: corte 45 minutos, tinte 2 horas, diagnóstico del auto 30 minutos, valoración física 40 minutos.
2. Para los servicios largos, el cliente paga un anticipo con tarjeta al agendar, por ejemplo $200 de un tinte de $900. Si cancela con 24 horas o más, el reembolso sale solo.
3. Le llega un recordatorio por correo un día antes y, si lo activas, otro una hora antes.
4. En un taller o en un servicio que hay que revisar primero, mandas una cotización con refacciones y mano de obra como conceptos. El cliente la acepta desde su celular antes de que empieces.
5. Cobras en el mostrador con tu terminal. Si el trabajo fue grande, el resto sale como recibo de Cobros con link de pago.
6. Una hora después de la cita le llega el correo de seguimiento con link para agendar la siguiente, y una semana después, la petición de reseña.

Una semana en una estética de tres sillas

• Lunes: con el plan Equipo, cada estilista tiene su horario y un tipo de cita de equipo asigna la cita a quien esté libre y tenga menos citas próximas.
• Martes: una clienta cancela su tinte con dos días de aviso desde su correo; el anticipo se le devuelve solo y el horario se libera.
• Miércoles: alguien no llega a su corte. Lo marcas como ausente y le llega un link para agendar otra vez.
• Viernes: registras en Gastos los tintes, la renta del local y la luz, con su comprobante.
• Sábado: 14 citas agendadas desde el QR, sin contestar el teléfono entre cliente y cliente.

Las 13 herramientas, una por una

Cómo usa cada herramienta un negocio de servicios con local:

• Link en bio: La página que abre el link de tu Instagram o Google: servicios con precio, tu agenda, el link a tu ubicación en Google Maps y un registro de correo para promociones.
• Links cortos: El QR de la puerta, del mostrador y de la tarjeta de presentación apunta a un link corto; si cambias de página o de promoción, no reimprimes nada.
• Formularios: La ficha del cliente nuevo antes de su primera cita: en el taller, marca, modelo y kilometraje; en el gimnasio, objetivo y horario que prefiere.
• Agenda: Un tipo de cita por servicio con su duración, anticipo con tarjeta para los servicios largos y recordatorio por correo un día antes. Cada horario es para un cliente, sin clases grupales.
• Cotizaciones: El presupuesto de reparación del taller o el paquete de tratamiento de la estética, con conceptos y anticipo, aceptado en línea antes de empezar.
• Firma electrónica: La responsiva del taller para dejar el auto, el reglamento del gimnasio o el consentimiento de un tratamiento, firmado desde el celular en el mostrador.
• Rastreo de documentos: Te ayuda poco en el día a día; sirve para compartir tu lista de precios en PDF con un cliente empresa y ver si la abrió.
• Grabación de pantalla: Casi no se usa en un local. Sirve para mandarle al cliente del taller un video corto explicando, sobre el presupuesto en pantalla, qué pieza falla y por qué.
• Notas y tableros: El tablero de trabajos del taller (Recibido, En reparación, Listo para entregar) y una página con los procesos para tu equipo: apertura, cierre, limpieza.
• Control de horas: Para saber cuántas horas de mano de obra lleva cada trabajo del taller y comparar contra lo que cotizaste.
• Cobros: El recibo con link de pago del trabajo grande o del cliente empresa que paga después; lo de diario se cobra con tu terminal de siempre.
• Gastos: Renta del local, luz, productos, refacciones y sueldos de apoyo como gasto, con comprobante, para ver la utilidad del mes y cuánto apartar para el SAT.
• Automatizaciones: Cuando alguien no llega, le llega un link para agendar otra vez; cuando paga un recibo, una semana después le pides una reseña en Google.

Si tu local es un consultorio

Lo de abajo aplica si atiendes pacientes. Para un consultorio de psicología o nutrición, lee también agenda para psicólogos o software para nutriólogos.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. El expediente, las notas de consulta y los estudios se quedan en tu sistema clínico o en papel; no los guardes en Notas y tableros.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

Empieza con estas tres

Agenda con tus tres servicios más pedidos, Links cortos para el QR de la puerta y Automatizaciones para reagendar a quien no llegó. Si eres taller, agrega Cotizaciones desde el primer día.

Herramientas gratis que te sirven

• Generador de código QR para la puerta y el mostrador.
• Calculadora de punto de equilibrio para saber cuántos servicios al mes cubren la renta.
• Calculadora de margen de ganancia por servicio.
• Calculadora NPS para la encuesta a tus clientes.

Lo que SoloWOS no hace por un pequeño negocio

• No es punto de venta: no hay caja, corte de caja, terminal ni ticket de venta.
• No lleva inventario de productos ni refacciones.
• No vende membresías ni le carga la mensualidad a la tarjeta del cliente, y no hay clases grupales con cupo.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• No calcula nómina; Control de horas es para horas que le cobras a un cliente.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.