Agenda para animadores infantiles: fiestas, anticipos y cobros

En las fiestas infantiles el trabajo administrativo cabe en una conversación de WhatsApp que se repite cien veces: ¿tienes el sábado 14?, ¿cuánto cuesta el paquete con pinta caritas?, ¿a dónde te mando el anticipo?, ¿llegas a la una o a las dos? Y el domingo, una mamá que cancela porque el niño se enfermó. SoloWOS contesta casi todo eso con tu página de fiestas.

Del mensaje de la mamá a la fiesta pagada

1. Tu Link en bio lleva a tus paquetes. Cada uno es un tipo de cita en tu agenda: "Fiesta 2 horas" y "Fiesta 3 horas con pinta caritas", con horario de viernes a domingo.
2. Cada tipo de cita tiene margen de 2 horas después de la fiesta para traslado, aviso mínimo de 7 días y fechas hasta seis meses hacia adelante.
3. Las preguntas de la cita piden lo que necesitas para llegar: dirección del salón o la casa, nombre y edad del festejado, número de niños, personaje o tema, y si hay un espacio techado.
4. Con cobro al agendar, el papá paga el anticipo con tarjeta y el horario queda apartado 30 minutos mientras termina de pagar. Si cancela con más de 7 días, el reembolso sale solo; después de eso, no.
5. Un día antes le llega el recordatorio por correo con la hora y el link para cambiarla, y si lo activas, otro una hora antes.
6. El resto lo cobras con un recibo de Cobros que le mandas el lunes de esa semana. Si te paga en efectivo al terminar la fiesta, lo marcas como pagado a mano.

Un fin de semana con tres fiestas

• Lunes: dos fiestas nuevas para el mes que entra, agendadas y con anticipo pagado desde Instagram, sin que contestes un mensaje.
• Miércoles: salen los recibos del resto de las fiestas del fin. Una mamá paga con tarjeta esa tarde.
• Viernes: revisas en tu tablero lo que lleva cada fiesta: el personaje, los globos del color que pidieron y la bocina cargada.
• Sábado: dos fiestas, una a las 12 y otra a las 5; el margen de 2 horas impide que alguien agende a las 3.
• Domingo: en la fiesta de las 4 te pagan el resto en efectivo. Lo marcas como pagado, y una hora después la mamá recibe tu correo de gracias con el link para agendar la del hermano.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta alguien que anima fiestas los fines de semana.

• Link en bio: tu página de bio con cada paquete, tus fotos de fiestas en Instagram y un registro de correo para avisar de promociones de temporada.
• Links cortos: un QR en tu volante, en tu carro y en la tarjeta que dejas en la fiesta; ves cuántos clics llegan de cada uno.
• Formularios: una solicitud aparte para lo que no es fiesta de casa: la kermés de una escuela o la posada de una empresa, que luego cotizas.
• Agenda: cada paquete como tipo de cita, con anticipo al agendar, la dirección como pregunta obligatoria, margen de traslado y la política de reembolso con los días que tú elijas.
• Cotizaciones: los eventos que no caben en un paquete (una posada para 80 niños, un evento escolar con dos animadores) con cada parte como concepto y anticipo.
• Firma electrónica: ayuda poco en fiestas chicas. Sirve para eventos de escuelas o empresas que piden contrato, con lo que pasa si llueve y no hay techo.
• Rastreo de documentos: tu catálogo de paquetes en PDF; ves si la mamá lo abrió y cuánto tiempo pasó en cada página.
• Grabación de pantalla: casi no la vas a usar. Un caso: un video de 5 minutos con tu catálogo en pantalla para la mamá que no entendió qué incluye cada paquete.
• Notas y tableros: una nota por fiesta con el personaje y el material, y un tablero con las fiestas de cada fin de semana para preparar el viernes.
• Control de horas: casi no lo necesitas. Sirve una temporada para medir cuántas horas te lleva una fiesta con traslado y montaje, y ver si tu paquete las paga.
• Cobros: el recibo del resto de cada fiesta con link para pagar con tarjeta o tu CLABE, y la opción de marcarlo pagado si te dieron efectivo.
• Gastos: globos, pintura para caritas, dulces, la gasolina y las casetas, con la foto del ticket; al final del mes ves cuánto te dejó cada fin de semana.
• Automatizaciones: al agendar una fiesta, la mamá recibe tu correo con lo que necesitas en el lugar (espacio libre y un contacto de luz para la bocina); una semana después del pago del resto, le pides una reseña.

Empieza con estas tres

Agenda con tus paquetes y el anticipo al agendar, porque es lo que te quita los mensajes de "¿tienes el sábado?". Cobros para el resto. Y Link en bio, porque ahí llegan las mamás que te vieron en otra fiesta.

Herramientas gratis que te sirven

• Cobrar al agendar una cita para configurar el anticipo y la política de reembolso.
• Generador de código QR para tu volante y tu carro.
• Calculadora de margen de ganancia por paquete, después de material y gasolina.
• Calculadora de comisiones de link de pago para ver cuánto te queda de cada anticipo con tarjeta.

Lo que SoloWOS no hace por un animador infantil

• No acepta OXXO ni SPEI al agendar: el anticipo en línea es con tarjeta por Stripe. Para transferencias, manda un recibo con tu CLABE.
• No manda recordatorios por WhatsApp ni SMS, solo por correo.
• No calcula el tiempo de traslado entre fiestas: el margen después de cada fiesta lo fijas tú.
• Una fiesta dura como máximo 8 horas en la agenda, y un tipo de cita no ocupa dos animadores a la vez.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.