Software para maestros particulares: clases, papás y cobros

En regularización casi nunca te contrata el alumno. Te escribe su mamá en julio porque reprobó matemáticas, o en noviembre porque viene el examen del segundo periodo, y es ella quien elige el horario, paga y pregunta cómo va. Lo administrativo está en ese adulto: confirmarle la clase, cobrarle el paquete y avisarle cuando su hijo no se conectó.

Del mensaje de la mamá al paquete pagado

1. Tu Link en bio, o el QR del volante que dejaste en la papelería, lleva a un formulario de registro: grado, materia, escuela y fecha del examen. Si contestan preparatoria, aparece la pregunta del temario; al enviarlo, pasan a agendar una clase muestra de 30 minutos.
2. En tu agenda, la "Clase de regularización" dura 60 minutos, con 15 de margen para cambiar de alumno y un aviso mínimo de 12 horas. Las preguntas de la cita (caben hasta 10) separan a quien agenda de quien toma la clase: nombre del alumno, grado y el tema que vieron esa semana.
3. Si das clase a domicilio, la dirección va como pregunta obligatoria. Si es en línea, tu link de Meet o Zoom va en la ubicación del tipo de cita y llega en la confirmación y en el recordatorio.
4. Para la temporada de exámenes, mandas una cotización con el paquete: ocho clases de 60 minutos, una guía de repaso y un examen de práctica, con 50% de anticipo. La mamá la acepta desde su celular escribiendo su nombre.
5. El recibo del anticipo sale de la cotización aceptada en Cobros, y el del resto cuando van a la mitad del paquete. Pagan con tarjeta por tu Stripe o por transferencia a tu CLABE.
6. El paquete no se descuenta solo: para cada clase mandas un link de un solo uso, y llevas la cuenta de las clases dadas en Control de horas.

Una semana de exámenes

• Lunes: llegan cuatro registros de papás de secundaria. Tres agendan la clase muestra del miércoles desde el mismo formulario.
• Martes: una mamá cambia la clase de su hija del jueves al viernes desde el link de su confirmación, y el jueves a las 5 queda libre para otro alumno.
• Miércoles: das las tres clases muestra y en la noche mandas dos cotizaciones desde tu plantilla de paquete. Una se acepta antes de las 10.
• Jueves: un alumno no se conecta. Lo marcas como ausente y su papá recibe un correo con el link para elegir otra hora.
• Sábado: grabas un video de 5 minutos resolviendo el problema de fracciones que no salió en clase y se lo mandas al alumno.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta alguien que da regularización. Unas sirven todos los días y otras una vez por ciclo escolar.

• Link en bio: una sola página para tu perfil de Facebook o Instagram con el registro de alumnos nuevos, la clase muestra y tu paquete de exámenes. Ves cuántos clics recibe cada link, y si la temporada de extraordinarios trae gente.
• Links cortos: un link corto con su QR para el volante de la papelería o el mensaje que circula en el grupo de papás. Si cambias de formulario, el QR impreso sigue funcionando.
• Formularios: el registro del alumno: grado, materia, escuela, fecha del examen y quién paga. Las preguntas cambian según el nivel, y cada respuesta crea el contacto a nombre del adulto.
• Agenda: clase muestra gratis, clase suelta pagada y clase a domicilio como tipos de cita distintos, con un correo de seguimiento una hora después de la clase con el link para agendar la siguiente.
• Cotizaciones: el paquete de regularización o de preparación para el examen de admisión, con cada parte como concepto y el anticipo. Se acepta en línea, sin mandar un PDF por WhatsApp.
• Firma electrónica: en clases sueltas casi no la vas a usar. Sirve para las reglas de un paquete largo (faltas, reposiciones, cambios de horario), y las firma el papá o la mamá, no el alumno.
• Rastreo de documentos: las guías de repaso y los exámenes de práctica en PDF, con contraseña y sin descarga si no quieres que circulen en el salón. Ves si el alumno abrió la guía antes de la clase.
• Grabación de pantalla: videos de hasta 5 minutos en Solo con un ejercicio resuelto en pantalla; el alumno lo repite las veces que quiera y tú ves hasta qué minuto llegó.
• Notas y tableros: una nota por alumno con los temas que ya domina y los que faltan, y un tablero con la fecha de examen de cada uno para planear el repaso.
• Control de horas: la cuenta de un paquete: registras cada clase en el proyecto del alumno y ves cuántas horas le quedan. Si cobras por hora, entran solas al recibo.
• Cobros: el recibo del paquete o de la mensualidad a nombre de quien paga, con link para pagar con tarjeta y recordatorios por correo si se atrasa. La mensualidad la pones a repetir cada mes y sale sola.
• Gastos: copias, libros de ejercicios, tu tableta digitalizadora y la gasolina de las clases a domicilio, con su comprobante. Al cierre del mes ves cuánto te dejó.
• Automatizaciones: a quien envía el registro le llega el link de la clase muestra; cuando pagan el paquete, se crea la tarea de preparar el diagnóstico del alumno.

¿Tus clases llevan IVA?

La Ley del IVA (artículo 15, fracción IV) exenta la enseñanza que dan el gobierno y las escuelas particulares con autorización o reconocimiento de validez oficial de estudios (RVOE), y también el preescolar. Si das regularización por tu cuenta, sin RVOE, esa exención no es la tuya. Pregúntale a tu contador si debes trasladar IVA en tu régimen; en Cobros eliges la tasa de cada recibo.

Esto es información general, no asesoría fiscal. Tu contador te dice cómo aplica a tus clases.

SoloWOS, Superprof o Preply: cuál te conviene

Superprof y Preply resuelven otra cosa: son plataformas donde los alumnos te encuentran. SoloWOS no te consigue alumnos; lleva la agenda, los paquetes y los cobros de los que ya tienes. Puedes usar las dos cosas, pero antes revisa las reglas de cada plataforma sobre cobrar fuera de ella.

Elige Superprof o Preply si:

• Todavía no tienes alumnos suficientes y necesitas que te encuentre gente que busca clases en internet.
• Prefieres que Preply cobre por ti y ponga el salón virtual, aunque se quede con la primera clase de cada alumno y con una parte de las demás.

Elige SoloWOS si:

• Tus alumnos llegan por recomendación, por el grupo de papás o por tu volante, y no quieres pagar comisión por cada clase.
• Quien paga es la mamá o el papá y quieres que la cotización del paquete, el anticipo y los recordatorios le lleguen a su correo.

Precios y funciones revisados el 23 de octubre de 2026 en el sitio de cada empresa.

Empieza con estas tres

Agenda, porque te quita el ir y venir de horarios con cada papá. Cotizaciones con el paquete de exámenes como plantilla, porque convierte la plática del paquete en algo aceptado y pagado. Y Automatizaciones con la plantilla de reagendar ausencias, que recupera la clase que se iba a perder.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para decidir cuánto cobrar por clase según lo que quieres ganar al mes.
• Calculadora de cotización para ponerle precio a un paquete de ocho clases con su material.
• Generador de código QR para tu volante.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.

Lo que SoloWOS no hace por un maestro particular

• No es una plataforma de clases: no tiene pizarrón, videollamada ni salón virtual. Da la clase en Zoom, Meet o Classroom.
• No hay clases grupales: cada espacio de la agenda es para un alumno.
• No hay citas recurrentes ni paquetes que descuenten clases solos; cada clase se agenda aparte.
• Los recordatorios llegan por correo al adulto que agendó, no por WhatsApp ni SMS.
• No lleva boletas, calificaciones ni control escolar.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.