Software para maestros de idiomas: alumnos, empresas y zonas horarias

Un maestro de inglés o de francés que trabaja solo casi siempre tiene dos clientes muy distintos. El alumno particular agenda clases de 60 minutos, a veces desde otro país, y paga cada mes. La empresa contrata un curso de 40 horas para su equipo de ventas, pide contrato, quiere un reporte de asistencia y paga a 30 días. Cada uno pide un papeleo distinto, y SoloWOS lleva los dos.

Del cuestionario de colocación al curso cobrado

1. Tu formulario de colocación pregunta idioma, nivel que cree tener, para qué lo necesita (trabajo, viaje o examen de certificación) y desde qué país toma la clase. Las respuestas abiertas las calificas tú; el formulario no evalúa.
2. Según lo que contesta, pasa al tipo de cita que le toca en tu agenda: "Clase de prueba" de 30 minutos si es particular, o "Diagnóstico para empresa" si escribió el nombre de su compañía.
3. Cada alumno ve los horarios en su zona: quien vive en Houston no tiene que hacer la cuenta. Si cobras al agendar, un tipo de cita puede cobrar en pesos y otro en dólares, con tarjeta por tu Stripe.
4. Para la empresa mandas una cotización con 40 horas de clase, material y examen final como conceptos, y la vigencia que te pidió compras.
5. El contrato del curso va a firma electrónica: firma primero el representante de la empresa y luego tú, en ese orden, y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
6. Cada sesión en la empresa la registras en Control de horas. Al cerrar el mes, las horas facturables entran como conceptos al recibo, y el reporte en CSV se lo mandas a recursos humanos.

Una semana normal

• Lunes: dos personas llenaron el cuestionario el domingo. Una vive en Texas y agendó la clase de prueba en su hora; tú la ves en la tuya.
• Martes: cuatro clases particulares en Meet y una sesión de 90 minutos en la empresa, con el cronómetro corriendo en ese proyecto.
• Miércoles: una alumna que prepara su examen de certificación pide más práctica oral. Le mandas un link de un solo uso para una clase extra.
• Jueves: el gerente de la empresa abrió tres veces la cotización del segundo módulo. Si el lunes sigue sin aceptarla, una automatización le escribe.
• Viernes: grabas 5 minutos corrigiendo en pantalla el ensayo de un alumno y ves que lo vio completo.

Las 13 herramientas, una por una

Esto hace cada herramienta para quien da clases de idiomas a particulares y a empresas.

• Link en bio: tu página de bio con el cuestionario de colocación, la clase de prueba y un registro de correo para mandar vocabulario cada semana. En Solo puede vivir en tu propio dominio.
• Links cortos: un link corto por canal (el directorio de maestros donde apareces, tu firma de correo, tu canal de videos) para saber de dónde llegan los alumnos, con etiquetas UTM si apuntas a tu sitio.
• Formularios: el cuestionario de colocación, y otro de objetivos para los alumnos de una empresa antes de la primera sesión, para armar grupos parejos.
• Agenda: clase de prueba gratis, clase de 60 minutos y conversación de 30, cada una con su precio. Si conectas Google Calendar, tus horas en la empresa bloquean esos espacios.
• Cotizaciones: los cursos para empresas por horas o por módulo, y los paquetes de preparación para certificación con anticipo. La puedes duplicar para el siguiente módulo.
• Firma electrónica: el contrato con cada empresa, firmado en orden. Solo incluye 15 solicitudes de firma al mes, de sobra para los contratos.
• Rastreo de documentos: lecturas y material del curso en PDF con marca de agua con el correo de quien lo abre, para que el material que hiciste no acabe en otra academia. Ves qué páginas leyeron.
• Grabación de pantalla: correcciones de pronunciación o de escritura en video; el alumno deja su duda en el segundo exacto donde no entendió.
• Notas y tableros: una nota por alumno con su nivel, sus errores de siempre y lo que vieron en cada clase, y un tablero con los módulos del curso de empresa.
• Control de horas: las horas impartidas en cada empresa, por grupo, con el reporte del rango de fechas que pide recursos humanos para su corte.
• Cobros: el recibo mensual del alumno particular, que se repite solo cada mes, y el de la empresa con las horas del mes como conceptos. Los recibos salen en la moneda de tu cuenta; si un alumno de fuera prefiere pagar en dólares, usa un tipo de cita cobrado en dólares.
• Gastos: Zoom, libros de texto, el curso de actualización que tomaste y los traslados a la empresa, cada uno con su comprobante.
• Automatizaciones: a quien llenó el cuestionario le llega el link de la clase de prueba; si una empresa no acepta su cotización en 5 días, le llega un correo de seguimiento.

Facturarle a una empresa

La exención de IVA del artículo 15, fracción IV, de la Ley del IVA es para la enseñanza del gobierno y de escuelas particulares con autorización o RVOE. Un maestro de idiomas independiente no está en ese supuesto, así que revisa con tu contador qué le trasladas a la empresa y cuánto te retiene. La calculadora de honorarios te da una idea de las retenciones antes de mandar la cotización.

Esto es información general, no asesoría fiscal. Tu contador te dice cómo aplica a tus clases.

Empieza con estas tres

Formularios para la colocación, porque ordena a quién mandas a qué tipo de cita. Agenda con la clase de prueba y la clase pagada, que resuelve las zonas horarias sin que hagas cuentas. Y Control de horas en cuanto firmes la primera empresa, porque el reporte de horas es lo primero que te van a pedir.

Herramientas gratis que te sirven

• Convertidor de zonas horarias para acordar la primera clase con alguien en otro país.
• Calculadora de honorarios para las retenciones cuando le facturas a una empresa.
• Calculadora de horas trabajadas para sumar las sesiones del mes.
• Cobrar a clientes del extranjero si tienes alumnos fuera de México.

Lo que SoloWOS no hace por un maestro de idiomas

• No califica exámenes de colocación ni asigna niveles: el formulario junta las respuestas y tú decides.
• No hay clases grupales en la agenda. Los grupos de la empresa se acuerdan en el contrato y se registran en Control de horas.
• No tiene videollamadas ni pizarrón: con tu Google Calendar u Outlook conectado, cada clase lleva su link de Meet o Teams; si usas Zoom, pon tu link en el tipo de cita.
• No le carga la mensualidad a la tarjeta del alumno: el recibo se repite solo cada mes y el alumno lo paga con el link. El de la empresa, con las horas del mes, lo creas tú.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.