Software para maestros de música: clases, mensualidades y recitales

Un estudio de música vive de alumnos que se quedan años, con la misma clase de 45 minutos cada martes. Lo que se complica es lo de alrededor: la mensualidad que se paga el día 12 en vez del 5, la clase que se repone o no, y el recital de fin de semestre con su salón, su programa y sus papás preguntando a qué hora llegar.

De la clase muestra a la mensualidad

1. Tu agenda tiene una "Clase muestra" gratis de 30 minutos. Las preguntas piden instrumento, edad del alumno, si tiene instrumento en casa y si ya tomó clases.
2. Si se queda, manda a firma electrónica el reglamento del estudio: pago de la mensualidad en los primeros 5 días, reposición solo con 24 horas de aviso y lo que pasa en vacaciones. Si el alumno es menor, firma su mamá o su papá.
3. Las clases de cada semana se agendan en tipos de cita de 30, 45 o 60 minutos. No hay citas recurrentes: el alumno agenda la siguiente desde el correo de seguimiento que sale una hora después de cada clase, o tú le mandas al inicio del mes un link de un solo uso por cada clase.
4. El recibo de la mensualidad en Cobros lleva fecha del día 1, vence el día 5 y lo pones a repetir cada mes: cada día 1 SoloWOS lo crea y se lo manda a los papás con su link de pago. Si no se paga, el recordatorio por correo sale antes y después de esa fecha sin que tú lo mandes.
5. Si te pagan en efectivo en la clase, marcas el recibo como pagado a mano y el mes cuadra igual.
6. Para el recital, un formulario junta la obra de cada alumno y cuántos invitados lleva, y la renta del salón queda en Gastos con su comprobante.

Un mes con recital

• Semana 1: salen solos 18 recibos de mensualidad; para el día 6 ya se pagaron 14 con tarjeta o transferencia y los otros 4 recibieron su recordatorio.
• Semana 2: abres el formulario del recital. Cada familia elige la obra y el número de invitados; exportas las respuestas a CSV para armar el programa.
• Semana 3: grabas un video de 5 minutos con la partitura en pantalla y tu cámara tocando el pasaje de la mano izquierda que a tres alumnos les cuesta.
• Semana 4: el programa del recital va en un link corto con QR, impreso en la puerta del salón. Ese sábado registras la renta, las sillas y las copias de partituras en Gastos.

Las 13 herramientas, una por una

Lo que hace cada herramienta en un estudio de música con alumnos de años.

• Link en bio: tu página de bio con la clase muestra, el reglamento, el formulario del recital y un registro de correo para avisar de cupos nuevos.
• Links cortos: el programa del recital o la ubicación del salón detrás de un link corto con QR; si cambias de salón, el mismo QR lleva a la nueva dirección.
• Formularios: la inscripción al recital o a un taller de verano, con preguntas que aparecen según el instrumento, y las respuestas en CSV para el programa.
• Agenda: clase muestra, clase de 30, 45 o 60 minutos, y clase a domicilio con margen de traslado. El recordatorio sale por correo un día antes, y si quieres, otro una hora antes.
• Cotizaciones: ayuda poco con las mensualidades. Sirve para lo que se cotiza: una boda donde tocas, un taller para una escuela o un paquete intensivo antes de un examen de conservatorio.
• Firma electrónica: el reglamento del estudio, firmado una vez al año por el alumno adulto o por su mamá o su papá, con fecha y hora en el certificado.
• Rastreo de documentos: tus propios arreglos y ejercicios en PDF, con marca de agua y sin descarga si no quieres que circulen; ves si el alumno abrió la partitura antes de la clase.
• Grabación de pantalla: videos de hasta 5 minutos en Solo con la partitura en pantalla y tu cámara en una burbuja; el alumno comenta en el segundo donde se pierde.
• Notas y tableros: una nota por alumno con su repertorio, lo que está estudiando y lo que sigue, y un tablero del recital con fechas para programa, ensayo general y salón.
• Control de horas: casi no lo necesitas para las clases. Sirve si también haces arreglos o transcripciones por encargo y los cobras por hora.
• Cobros: la mensualidad de cada alumno, que se repite cada mes, con link de pago, recordatorios antes y después del día 5 y la opción de marcarla pagada si te dieron efectivo.
• Gastos: cuerdas, afinación del piano, partituras, la renta del salón del recital y el mantenimiento del estudio, con su comprobante.
• Automatizaciones: cuando se firma el reglamento, se crea la tarea de dar de alta al alumno en tu tablero; a quien faltó a la clase muestra le llega el link para agendar otra.

IVA en las clases de música

La Ley del IVA exenta en su artículo 15, fracción IV, la enseñanza de escuelas con autorización o reconocimiento de validez oficial de estudios, además de la pública y el preescolar. Un estudio particular sin RVOE no entra en esa fracción. Antes de fijar tu mensualidad, pregúntale a tu contador si debes sumarle IVA.

Esto es información general, no asesoría fiscal. Tu contador te dice cómo aplica a tus clases.

Empieza con estas tres

Cobros, porque la mensualidad atrasada es lo que más se come tu tiempo, y aquí el recibo y sus recordatorios salen solos cada mes. Firma electrónica para el reglamento, que te evita discutir cada reposición. Y Agenda con la clase muestra, que es por donde entran los alumnos nuevos.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de descuento por pronto pago si quieres premiar a quien paga el semestre por adelantado.
• Calculadora de tarifa para la mensualidad según tus horas libres.
• Generador de código QR para el programa del recital.
• Calculadora de punto de equilibrio para saber cuántos alumnos pagan la renta del estudio.

Lo que SoloWOS no hace por un maestro de música

• No hay clases recurrentes: el martes a las 5 de cada semana se agenda clase por clase.
• No domicilia pagos ni le carga la mensualidad a la tarjeta: el recibo sale solo cada mes y los papás lo pagan con el link, por transferencia o en efectivo.
• No tiene videollamada propia para dar la clase: con Google Calendar u Outlook conectado, cada clase lleva su link de Meet o Teams; con Zoom, pon tu link en el tipo de cita.
• Los alumnos no pueden mandarte videos o audios de su práctica por SoloWOS: los formularios no reciben archivos.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.