Software para asistentes virtuales: paquetes de horas, clientes y cobros

Una asistente virtual con cuatro clientes cambia de bandeja de correo, de calendario y de herramienta de proyectos cuatro veces al día. Lo que se pierde en esos cambios son minutos que nadie registra, y al final del mes el paquete de 20 horas fue de 26. SoloWOS lleva tu lado del negocio: lo que vendes, lo que trabajas para cada quien y lo que cobras.

De la llamada al paquete mensual

1. El cliente agenda una llamada de descubrimiento gratis de 30 minutos en tu agenda. Antes de la llamada contesta tres preguntas: qué tareas quiere soltar, cuántas horas cree que son y en qué zona horaria trabaja.
2. Mandas la cotización del paquete que le toca (10, 20 o 40 horas al mes) con tu precio por hora extra y el día de corte en los términos. Se paga por adelantado al inicio de cada mes.
3. Con la cotización aceptada, el acuerdo de servicios y confidencialidad va a firma electrónica. Vas a ver su correo, sus clientes y a veces sus finanzas, así que el acuerdo dice qué haces con esa información.
4. Le mandas un formulario de arranque: herramientas que usa, horario, quién más de su equipo te va a escribir. Nunca contraseñas: esas van por su administrador de contraseñas.
5. Cada cliente es un proyecto en Control de horas. Inicias el cronómetro desde la tarea de su tablero y, el viernes, la vista semanal te dice cuánto llevas de su paquete.
6. El recibo del paquete se repite cada mes en Cobros y sale solo el día 1. Las horas extra del mes anterior las cobras en un recibo aparte con "Agregar tiempo sin facturar", y el reporte de horas en CSV va adjunto en tu correo.

Una semana normal con cuatro clientes

• Lunes: 2 horas para una inmobiliaria (agenda de visitas y correos) y 1.5 para una nutrióloga (facturas y seguimiento a pacientes). Cada bloque con su cronómetro.
• Martes: un coach de Miami te pide 5 horas más esta semana. Le confirmas por escrito que son horas extra a tu tarifa.
• Miércoles: grabas un video de 4 minutos para la inmobiliaria explicando el proceso nuevo de citas, en vez de otra llamada.
• Jueves: la llamada de descubrimiento con una tienda en línea; la cotización del paquete de 10 horas sale esa tarde.
• Viernes: en la vista semanal ves que la nutrióloga lleva 17 de sus 20 horas y faltan diez días. Le escribes antes de pasarte.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta una asistente virtual con varios clientes al mes.

• Link en bio: tus paquetes, tus servicios y tu página de citas para la llamada de descubrimiento, en el link de tu bio o de tu perfil de LinkedIn.
• Links cortos: ayuda poco. Un caso: un link corto en tu firma de correo hacia tu página de paquetes, para contar cuántos clics trae cada mes.
• Formularios: el formulario de arranque con herramientas, horarios y contactos del cliente. No pidas contraseñas ahí.
• Agenda: la llamada de descubrimiento gratis y la revisión mensual de 30 minutos, con un link de un solo uso por cliente. Es tu agenda, no la de tus clientes.
• Cotizaciones: un paquete de horas por cotización, con tu precio de hora extra y el pago por adelantado en los términos. Guarda los tres paquetes como plantillas.
• Firma electrónica: el acuerdo de servicios con su cláusula de confidencialidad, firmado antes de que te den acceso a nada.
• Rastreo de documentos: tu catálogo de servicios en PDF; ves si el cliente lo leyó antes de la llamada. También un manual de procesos que le escribiste, con marca de agua.
• Grabación de pantalla: explicar en video un proceso que configuraste o el resumen de la semana, de hasta 5 minutos en Solo. Ves si lo vio completo.
• Notas y tableros: un tablero por cliente con tareas, responsable y fecha límite, y notas con sus procesos. No guardes contraseñas en las notas.
• Control de horas: el centro de todo: un proyecto por cliente con su tarifa, cronómetro por tarea y reporte en CSV para mandarle a cada quien sus horas.
• Cobros: el recibo del paquete, que se repite solo cada mes, y las horas extra como conceptos en un recibo aparte. Si tus clientes están en Estados Unidos, puedes cobrar en dólares.
• Gastos: internet, tu equipo, las suscripciones que pagas tú y el coworking, con su comprobante; ves tu utilidad del mes.
• Automatizaciones: cuando te pagan un recibo, se crea en tu tablero la tarea de planear el mes; y una cotización sin respuesta recibe seguimiento a los 3 días.

Empieza con estas tres

Control de horas con un proyecto por cliente, Cotizaciones con tus tres paquetes como plantilla y Firma electrónica para el acuerdo de confidencialidad. En tu primer cierre de mes suma Cobros con "Agregar tiempo sin facturar".

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de iguala para ponerle precio a un paquete de horas y ver tu tarifa real si el cliente usa menos.
• Calculadora de horas trabajadas para sumar bloques de tiempo.
• Convertidor de zonas horarias para clientes en otro país.
• Calculadora de ahorro por automatización para mostrarle a un cliente cuántas horas le ahorras.

Lo que SoloWOS no hace por una asistente virtual

• No descuenta horas de un paquete ni te avisa cuando se acaba: lo ves en la vista semanal y en el reporte por proyecto.
• No maneja la agenda, el correo ni las redes de tus clientes desde tu cuenta.
• No es un administrador de contraseñas: no guardes accesos en notas, formularios ni documentos.
• No le carga el paquete a la tarjeta del cliente: el recibo se repite solo cada mes y el cliente lo paga con el link. Las horas extra no se suman solas al recibo que se repite.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.