Software para community managers freelance: igualas, aprobaciones y reportes

Llevar las redes de cuatro o cinco negocios es, sobre todo, perseguir aprobaciones. El calendario de noviembre está listo el 25 de octubre, pero el dueño de la taquería contesta el 3 por WhatsApp, con un audio de dos minutos y un "cámbiale el color". El cobro de la iguala llega cuando se acuerda. SoloWOS ordena esa parte; la publicación sigue en Meta Business Suite o en el programador que ya usas.

Del diagnóstico a la iguala cobrada

1. El negocio llena tu formulario de diagnóstico: qué redes tiene, si ya invierte en anuncios y cuánto, y quién aprueba las publicaciones. Si contesta que no tiene fotos de producto, aparece la pregunta de si quiere sesión de fotos. Al enviarlo pasa a agendar una llamada de 30 minutos.
2. Mandas la cotización de la iguala con conceptos que no dejan dudas: 12 publicaciones y 8 historias al mes, respuesta a mensajes de lunes a viernes, un reporte mensual. La pauta va en un concepto aparte o fuera de la cotización, porque lo que se le paga a Meta no es tu honorario. Agrega un concepto de publicación extra con su precio.
3. Con la cotización aceptada, el contrato va a firma electrónica: plazo mínimo de tres meses, 30 días de aviso para terminar, cuántas rondas de cambios tiene cada publicación y a nombre de quién quedan las cuentas y la página comercial.
4. Cada mes subes el calendario en PDF, o cada pieza en PNG o JPG, para que el cliente la apruebe en su portal del cliente. Marca un punto en la imagen ("el precio de la promo está mal"), pide cambios o aprueba con su nombre. Cada archivo puede pesar hasta 25 MB y se guardan hasta 50 versiones.
5. El primer mes, el recibo sale de la cotización. En Cobros lo pones a repetir cada mes y los siguientes salen solos el día 1, con el mismo concepto y su link de pago; si se atrasa, los recordatorios por correo salen solos antes y después del vencimiento.
6. El día 3 grabas el reporte con Grabación de pantalla: abres las estadísticas de la cuenta, enseñas las tres publicaciones que mejor funcionaron y lo que cambias el mes siguiente. En Solo cada video dura hasta 5 minutos, y ves si el cliente lo vio completo.

Una semana normal con cinco cuentas

• Lunes: subes los calendarios de diciembre de la taquería y de la estética. A mediodía la estética ya aprobó; la taquería marcó dos comentarios en la promo del martes.
• Martes: un gimnasio llena tu formulario y agenda la llamada para el jueves. Una automatización le manda tus casos de éxito en cuanto envía.
• Miércoles: el recibo de la clínica dental venció el viernes. Ya le llegó el recordatorio y paga con tarjeta desde el link.
• Jueves: después de la llamada, el gimnasio recibe la cotización de la iguala con el plazo mínimo en los términos.
• Viernes: revisas en Control de horas cuánto te llevó cada cuenta. La taquería, con sus rondas de cambios, se comió 14 horas por una iguala pensada para 8.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta un community manager con varias cuentas a la vez.

• Link en bio: tu propia página con tus servicios, casos y formulario de diagnóstico. En Solo tienes 1 página de link en bio, así que no alcanza para hacerle una a cada cliente; en Equipo son 3.
• Links cortos: un link corto con etiquetas UTM para cada campaña de cada cliente (/s/taqueria-buen-fin), con clics por día, país y dispositivo para el reporte del mes. Si la promo cambia, editas el destino sin cambiar el link publicado.
• Formularios: el diagnóstico de cuenta nueva y, cada trimestre, una encuesta corta de satisfacción. Las respuestas crean o actualizan el contacto.
• Agenda: la llamada de diagnóstico de 30 minutos y la revisión mensual con cada cliente, con un link de un solo uso para que agende exactamente una.
• Cotizaciones: la iguala con sus conceptos y el plazo mínimo, y las cotizaciones de campañas sueltas (lanzamiento, Buen Fin, temporada navideña). Guarda tu iguala más vendida como plantilla.
• Firma electrónica: el contrato de servicios y, si el cliente te da acceso a sus cuentas, una carta donde queda claro de quién son los accesos al terminar.
• Rastreo de documentos: tu presentación de servicios o tu estrategia trimestral en PDF; ves qué páginas leyó el cliente antes de la junta, y puedes apagar el link si no contrata.
• Grabación de pantalla: el reporte mensual en video (hasta 5 minutos en Solo y 15 minutos en Equipo). El cliente comenta en el segundo exacto donde tiene una duda.
• Notas y tableros: un tablero por cliente con las publicaciones del mes como tareas con fecha límite. No tiene vista de calendario y tu cliente no lo ve.
• Control de horas: un proyecto por cuenta con tu tarifa por hora, para saber cuál iguala te deja dinero y cuál ya no. Las rondas extra van como horas facturables al siguiente recibo.
• Cobros: el recibo de la iguala, que se repite solo cada mes, con link para pagar con tarjeta o tu CLABE, y la publicación extra en un recibo aparte.
• Gastos: tu programador de publicaciones, el banco de imágenes y las herramientas de diseño, con su comprobante; a fin de mes ves tu utilidad real.
• Automatizaciones: agradecer y mandar tus casos cuando llega un formulario, dar seguimiento a una cotización sin respuesta a los 3 días y, cuando un contacto pasa a la etapa de cliente, esperar 30 días y pedirle una reseña.

SoloWOS o Metricool: cuál te conviene

Metricool programa publicaciones, mide las redes y tiene un sistema de aprobación para clientes. Coincide con SoloWOS en una sola parte del trabajo, la aprobación; lo demás se reparte: Metricool hace lo que pasa en las redes y SoloWOS lo que pasa con el cliente que te paga la iguala.

Elige Metricool si:

• Necesitas programar las publicaciones de tus clientes y sacar sus estadísticas en un solo lugar.
• Quieres que el cliente apruebe la publicación ya programada en el calendario, y que un rechazo la detenga antes de salir.
• Llevas una sola marca y su plan gratis te alcanza para publicar.

Elige SoloWOS si:

• Lo que te falta es cotizar la iguala, firmar el contrato, que el recibo de cada mes salga solo y saber cuántas horas te lleva cada cuenta.
• Apruebas piezas sueltas o el calendario del mes en PDF, con el comentario marcado sobre la imagen.
• Quieres pagar en pesos y una sola cuenta para cotizar, firmar y cobrar.

Las dos se pueden usar juntas: Metricool para publicar y medir, SoloWOS para vender, firmar y cobrar. Precios y funciones revisados el 23 de octubre de 2026 en el sitio de cada empresa.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tu iguala como plantilla, la aprobación de publicaciones en el portal del cliente y Grabación de pantalla para el reporte. Con eso dejas de pedir aprobaciones por WhatsApp y de armar un PDF de reporte cada mes. Cobros y Control de horas entran en tu primer cierre.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de iguala para ponerle precio a una cuenta según las horas que de verdad te lleva.
• Calculadora de engagement por seguidores y por alcance, con la fórmula de cada número para tu reporte.
• Generador de UTM para etiquetar los links de cada campaña.
• Calculadora de honorarios para ver cuánto te retienen cuando tu cliente es una empresa.

Lo que SoloWOS no hace por un community manager

• No publica ni programa contenido en Instagram, Facebook o TikTok, y no se conecta con sus estadísticas: el reporte lo armas con los números de cada red.
• La aprobación es de imágenes y PDF (PNG, JPG, WebP o PDF de hasta 25 MB): un reel o un video no se aprueba en el portal.
• No le carga la iguala a la tarjeta del cliente: el recibo sale solo cada mes y el cliente lo paga con el link o por transferencia.
• No tiene bandeja de mensajes de redes ni respuestas automáticas a comentarios.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.