Software para DJs de eventos: fecha apartada, contrato y rider

Un sábado de diciembre se pregunta tres veces en una semana, y gana quien aparta con anticipo primero. Entre la cotización y el evento pasan meses: el salón pide tu rider, los novios cambian la canción del vals y el resto se paga, en teoría, una semana antes. SoloWOS cubre ese camino para que la fecha no se te escape en un chat.

De la pregunta "¿tienes libre el 13?" al evento pagado

1. Los novios o el organizador llenan tu formulario: fecha, salón, horario, número de invitados y tipo de evento. Si eligen boda, aparece la pregunta de si la ceremonia lleva música; si eligen corporativo, la de si necesitan micrófono para discursos.
2. Revisas tu calendario y, si la fecha está libre, agendan en tu agenda una llamada de 20 minutos para conocer el evento.
3. Mandas la cotización con un concepto por cosa: 5 horas de música, audio para 200 personas, iluminación de pista, hora extra con su precio. El anticipo del 30% aparta la fecha, y la cotización vence en 5 días porque esa fecha la pueden pedir otros.
4. Con la cotización aceptada, el contrato va a firma electrónica: fecha, horario de montaje y de música, cuánto cuesta la hora extra, qué pasa con el anticipo si cancelan y, como anexo, tu rider técnico (tomas de corriente, espacio para la cabina, comida del equipo).
5. El recibo del anticipo sale de la cotización. Cuando entra el pago, pones la fecha en tu calendario de Google u Outlook; si lo tienes conectado, ese día deja de aparecer libre en tu página de citas.
6. Un mes antes mandas tu formulario de planeación (entrada, primer baile, canciones prohibidas) y el rider al coordinador del salón con Rastreo de documentos, para saber si lo abrió. El recibo del resto vence 7 días antes del evento, con recordatorios por correo.

La semana antes de una boda

• Lunes: le llega a los novios el recordatorio del resto, que vence el viernes. Pagan el martes con tarjeta desde el link.
• Martes: el coordinador del salón abrió el rider el jueves pasado y leyó la página de tomas de corriente. Le confirmas por teléfono el horario de montaje.
• Miércoles: revisas las respuestas del formulario de planeación y armas la lista de la entrada y el vals.
• Jueves: dos parejas preguntan por fechas de mayo. Una ya agendó su llamada; la otra recibió tu lista de paquetes por correo automático.
• Sábado: evento. En la cabina, una tarjeta con un QR a un link corto solo para esa boda; el lunes ves cuántos invitados lo escanearon.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta un DJ que vive de bodas, XV años y eventos de empresa.

• Link en bio: tus paquetes, videos de eventos (con link a YouTube o Instagram), tu formulario de fecha y tu página de citas, todo en el link de tu bio.
• Links cortos: un link corto con QR para la tarjeta de la cabina en cada evento (/s/boda-ramirez). Por los clics sabes qué eventos te traen clientes nuevos.
• Formularios: dos formularios: el de primer contacto con fecha, salón e invitados, y el de planeación un mes antes con canciones, entrada y horarios. No reciben archivos, así que las canciones van como texto o link.
• Agenda: la llamada de 20 minutos para conocer el evento y, para bodas grandes, una cita de 45 minutos para planear. El evento no se agenda aquí; va en tu calendario.
• Cotizaciones: el paquete con anticipo del 30% o 50% y una vigencia corta. Ves cuántas veces la abrieron: si los novios volvieron a ella cuatro veces, vale la pena llamar.
• Firma electrónica: el contrato con el rider como anexo. Firman los novios o el representante de la empresa desde el celular, y tú al final.
• Rastreo de documentos: el rider técnico en PDF para el salón o el organizador. Ves si lo abrieron antes del montaje y qué páginas leyeron.
• Grabación de pantalla: ayuda poco. Un caso: un video de 3 minutos recorriendo en pantalla la lista de la entrada y del vals, para que los novios la aprueben sin otra junta.
• Notas y tableros: un tablero por mes con cada evento como tarea: anticipo, contrato, formulario de planeación, rider enviado, resto pagado.
• Control de horas: casi no lo vas a usar, porque la hora extra va en la cotización. Sirve si un evento corporativo te paga por hora.
• Cobros: el recibo del anticipo y el del resto desde la misma cotización, con tarjeta por tu Stripe o transferencia a tu CLABE.
• Gastos: renta de equipo, el pago a tu ayudante, gasolina y casetas de cada evento, con su comprobante; al cierre ves cuánto te dejó el mes.
• Automatizaciones: si una cotización sigue sin aceptarse a los 2 días, un correo recuerda que la fecha no está apartada. Cuando aceptan, se crea la tarea de mandar el contrato.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tus paquetes como plantilla y el anticipo en los términos, Firma electrónica para el contrato con el rider, y Cobros para el anticipo y el resto. El formulario de fecha y el QR de la cabina vienen después.

Herramientas gratis que te sirven

• Generador de código QR para la tarjeta de la cabina (apúntalo a un link corto para poder cambiar el destino).
• Calculadora de margen de ganancia para ver cuánto te deja un paquete después de renta de equipo y ayudante.
• Calculadora de comisiones de link de pago para saber cuánto llega de un anticipo pagado con tarjeta.
• Formato de cotización para tus paquetes.

Lo que SoloWOS no hace por un DJ

• No aparta la fecha sola: una cotización aceptada no bloquea tu agenda. Pon el evento en tu calendario conectado.
• No tiene calendario de disponibilidad por día para eventos ni inventario de equipo.
• No cobra con OXXO ni SPEI al agendar. En un cobro en pesos sí, si activas OXXO y transferencias en tu cuenta de Stripe; si no, el pago en línea es con tarjeta y la transferencia va a tu CLABE.
• No hay planes de pagos automáticos: además del anticipo y el resto, cualquier otro pago lo creas tú.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.