Software para oftalmólogos: de la consulta a la cirugía cobrada

En oftalmología hay dos negocios en la misma agenda: la consulta de 20 o 30 minutos, que sale bien si no se juntan los pacientes en la sala, y la cirugía, que se cotiza, se piensa durante semanas, se paga en partes y necesita fecha de quirófano. El dinero está en la segunda, y es la que más se pierde por un presupuesto que llegó tarde o que nadie siguió.

De la consulta a la cirugía

1. En tu agenda crea "Consulta" de 30 minutos con anticipo fijo y "Valoración prequirúrgica" de 60 minutos, que solo mandas con link de un solo uso. En la descripción pon que si te van a dilatar la pupila, conviene venir acompañado.
2. En la consulta diagnosticas la catarata o la candidata a cirugía refractiva y pides estudios. La valoración prequirúrgica se agenda desde el link que le mandas ese mismo día.
3. Con los estudios, mandas la cotización de la cirugía: tus honorarios, el lente intraocular, el ayudante y el anestesiólogo como conceptos, y una nota de que el hospital cobra aparte. Pide un anticipo del 30% para apartar la fecha.
4. Ves cuándo la abre. Si en 7 días no responde, una automatización le escribe; muchos pacientes de catarata lo deciden con sus hijos, así que la cotización se reenvía y se abre varias veces.
5. Con la cotización aceptada, el consentimiento quirúrgico va a firma electrónica. Si firma también un familiar, los pones en orden.
6. Mandas las indicaciones preoperatorias en PDF con Rastreo de documentos y ves si las abrió antes de la cirugía. El recibo del resto sale de la cotización en Cobros.
7. Las revisiones posoperatorias (al día siguiente, a la semana, al mes) se agendan con links de un solo uso que mandas al salir del quirófano.

Una semana normal

• Lunes: 14 consultas en la tarde; 2 de los pacientes de la semana pasada ya agendaron su valoración prequirúrgica.
• Martes: mandas 3 presupuestos de catarata. Uno se abre desde dos correos distintos: lo reenviaron a la hija.
• Miércoles: quirófano en la mañana. Antes de salir mandas 4 links para la revisión del día siguiente.
• Jueves: una paciente acepta, paga el anticipo con tarjeta y firma el consentimiento junto con su hijo.
• Viernes: registras en Gastos la renta del equipo y el pago al ayudante, y ves la utilidad del mes con las cirugías cobradas.

Las 13 herramientas, una por una

El uso de cada herramienta en una práctica de oftalmología con consulta y cirugía. Cotizaciones y Firma electrónica pesan más que en otras especialidades.

• Link en bio: una página con la consulta, la cirugía de catarata, la refractiva y tus consultorios, para el link de tus redes y para los optometristas que te refieren pacientes.
• Links cortos: un link corto con QR para cada óptica que te refiere pacientes, así ves cuántos clics llegan de cada una sin pedirles que llenen nada.
• Formularios: un formulario para ópticas y médicos que refieren: nombre y correo del paciente y quién refiere. Te llega un aviso por correo y le mandas al paciente su link de consulta.
• Agenda: consulta corta con anticipo, valoración prequirúrgica larga por link de un solo uso y revisiones posoperatorias agendadas al salir del quirófano.
• Cotizaciones: el presupuesto de cirugía con honorarios, lente intraocular, ayudante y anestesiólogo como conceptos, anticipo del 30% y vigencia, que el paciente o su familia aceptan en línea.
• Firma electrónica: el consentimiento quirúrgico firmado por el paciente y, en orden, por el familiar que lo acompaña, con certificado y bitácora de auditoría.
• Rastreo de documentos: las indicaciones antes y después de la cirugía en PDF, con link rastreable; si las cambias, desactivas el link anterior y nadie se queda con la versión vieja.
• Grabación de pantalla: poco uso diario. Sirve para un video de 4 minutos que explique, con las diapositivas que ya usas en consulta, qué pasa el día de la cirugía, y lo mandas con el presupuesto.
• Notas y tableros: un tablero por fecha de cirugía con lo administrativo: lente pedido, quirófano confirmado, anticipo pagado. Sin datos clínicos en las tareas.
• Control de horas: casi no aplica a la consulta. Sirve si das horas a un hospital o a una cadena de ópticas como asesor y les cobras por hora.
• Cobros: el anticipo y el resto de la cirugía desde la cotización, el recibo de cada consulta con IVA en 0% si está exenta, y recordatorios de pago por correo.
• Gastos: la renta de equipo, los lentes intraoculares, el pago al ayudante y al anestesiólogo con su comprobante, para saber cuánto te deja cada cirugía.
• Automatizaciones: el seguimiento del presupuesto sin respuesta a los 7 días, el reagendado de ausencias y una tarea para confirmar el quirófano cuando se acepta una cotización.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus pacientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. La historia clínica, la agudeza visual, la topografía, los estudios y la nota quirúrgica se quedan en tu expediente o en el del hospital.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

IVA de tus consultas

La consulta y la cirugía que haces como médico pueden ir sin IVA. La Ley del IVA (artículo 15, fracción XIV) exenta los servicios profesionales de medicina que requieren título de médico cuando los presta una persona física, sola o por medio de una sociedad civil, y el artículo 41 de su Reglamento menciona al médico, al médico veterinario y al cirujano dentista. En SoloWOS eso se ve así:

• En Cobros, deja el IVA del recibo en 0%. El impuesto se calcula una vez sobre el subtotal, con una sola tasa por recibo, así que lo que sí lleva IVA va en un recibo aparte.
• El IVA que pagas en tus gastos solo se acredita contra actividades gravadas (artículo 5 de la Ley). Si todo lo que cobras está exento, el saldo a favor de IVA que te muestre Gastos no es real; usa ese reporte para la utilidad del mes y, si estás en RESICO, para el ISR estimado.
• El hospital, el anestesiólogo y el proveedor del lente cobran por su lado, cada quien con su propio trato fiscal. Si un concepto lo vendes tú, pregúntale a tu contador qué tasa lleva.

Esto es información general, no asesoría fiscal. Confirma con tu contador cómo aplica a tu caso y a tu régimen.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con el presupuesto de catarata y el de refractiva como plantillas, porque una cirugía pesa más que una semana de consultas. Firma electrónica para el consentimiento quirúrgico. Agenda con la valoración por link de un solo uso. Rastreo de documentos entra con tus indicaciones en PDF.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de cotización para armar el precio de una cirugía con insumos y ayudantes.
• Calculadora de margen de ganancia para ver cuánto te deja cada cirugía.
• Calculadora de comisiones de link de pago antes de cobrar un anticipo grande con tarjeta.
• Calculadora de honorarios cuando le cobras a una persona moral.

Lo que SoloWOS no hace por un oftalmólogo

• No guarda expediente, estudios ni imágenes, y no se conecta con tu equipo de diagnóstico.
• No agenda quirófanos del hospital ni tramita autorizaciones de aseguradoras.
• No hay pagos en plazos automáticos: la cotización calcula el anticipo y el resto, y otros pagos los creas tú.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.