Software para tatuadores: de la idea a la sesión firmada

Un tatuaje grande se platica en Instagram, se cotiza en una valoración, se dibuja en dos o tres versiones y se tatúa en sesiones de cinco horas separadas por un mes. El riesgo está en las orillas: el cliente que aparta sin anticipo y no llega a una sesión de medio día, el diseño que "no era así" porque nadie lo aprobó por escrito, y el consentimiento en papel que se moja en la mesa de trabajo.

De la idea a la última sesión

1. El cliente llena tu formulario "Cuéntame tu idea": zona del cuerpo, tamaño en centímetros, si es a color o en negro y su presupuesto. Si elige "cover up", aparece la pregunta de qué tatuaje quiere tapar. Las referencias te las manda por correo o Instagram, porque los formularios no reciben archivos.
2. Al enviarlo pasa a agendar una "Valoración" de 30 minutos en tu agenda, gratis o con un costo que luego descuentas.
3. Para una pieza de varias sesiones, mándale una cotización con el diseño, cada sesión y el retoque como conceptos, y el anticipo en porcentaje.
4. Sube el boceto al portal del cliente. Tu cliente marca sobre la imagen lo que quiere mover o aprueba la versión con su nombre. Cada boceto nuevo es una versión (hasta 50) y la aprobada queda fija, para que el día de la sesión no haya dudas.
5. Manda un link de un solo uso para la "Sesión de 5 horas" con cobro al agendar: un anticipo fijo que se descuenta del precio y que, si cancela con menos de 72 horas, no se devuelve. El link deja de servir después de esa cita, y si dejas apagado ese tipo de cita, nadie lo agenda desde tu página.
6. Antes de la sesión, el consentimiento va a firma electrónica. Si tu cliente es menor de edad, su madre, padre o tutor firma también, en orden.
7. Una hora después de la sesión le llega tu correo de seguimiento con los cuidados y el link para agendar la siguiente sesión o el retoque.

Una semana normal

• Martes: tres formularios nuevos. Uno es un cover up; agendas la valoración para el jueves.
• Miércoles: subes la versión 2 de una manga japonesa y el cliente marca la ola que quiere más grande.
• Jueves: el cliente aprueba la versión 3 y agenda su primera sesión de 5 horas con anticipo pagado.
• Viernes: sesión de 6 horas. El consentimiento llegó firmado la noche anterior, con la bitácora de auditoría.
• Sábado: registras en Gastos agujas, tinta, film y la renta del estudio, cada uno con su comprobante.

Las 13 herramientas, una por una

Un estudio de tatuaje usa más herramientas que un salón, porque cada pieza grande es un proyecto con diseño, aprobación y varias sesiones:

• Link en bio: el link de tu Instagram con tu formulario de ideas, tus fechas de guest spot, tu agenda de valoraciones y tus cuidados en PDF.
• Links cortos: un link corto con QR para tu stand en una convención de tatuaje; ves cuántas personas lo escanearon ese fin de semana.
• Formularios: el formulario "Cuéntame tu idea" con zona, tamaño, color y presupuesto, con preguntas condicionales para cover ups y piezas grandes.
• Agenda: la valoración, las sesiones de 2, 5 u 8 horas con anticipo, links de un solo uso para cada sesión de una pieza y hasta 365 días hacia adelante para la lista de espera.
• Cotizaciones: la cotización de una manga o una espalda por sesiones, con el retoque incluido y el anticipo en porcentaje.
• Firma electrónica: el consentimiento antes de cada pieza, con firma desde el celular y certificado. Solo incluye 15 solicitudes de firma al mes y Equipo 50; si tatúas a más personas, cuenta bien antes de elegir plan.
• Rastreo de documentos: la hoja de cuidados en PDF; puedes ver si el cliente la abrió antes de irse a casa.
• Grabación de pantalla: graba la pantalla de una computadora. Si dibujas en una tableta conectada, te sirve para explicar en video los cambios de un boceto en vez de una llamada.
• Notas y tableros: un tablero de piezas por etapa (idea, boceto, aprobado, en sesiones, retoque) y notas de cada proyecto largo.
• Control de horas: si cobras por hora, el cronómetro registra las horas de cada pieza y entran al recibo de cobro como conceptos.
• Cobros: el resto de una pieza o de una sesión, con link para pagar con tarjeta o tu CLABE. Lo que cobras en el estudio con tu terminal no pasa por aquí.
• Gastos: agujas, cartuchos, tinta, film, guantes y la renta del estudio, con comprobante; ves cuánto te dejó cada mes.
• Automatizaciones: a quien no llegó a su sesión le manda el link para agendar otra vez, y cuando se firma el consentimiento crea la tarea de preparar el stencil.

El consentimiento y los datos de salud

Un consentimiento de tatuaje casi siempre pregunta por alergias, diabetes, medicamentos para la coagulación o embarazo. Esas respuestas son datos personales sensibles para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025): para tratarlas necesitas el consentimiento expreso y por escrito de tu cliente y un aviso de privacidad que diga qué datos pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• Pon las preguntas de salud en el PDF del consentimiento que se firma, no en el formulario de ideas ni en las preguntas de la cita.
• La firma electrónica deja el PDF firmado con su certificado y una bitácora con hora, IP y dispositivo de quien firmó. Sube tu formato una vez a Rastreo de documentos y crea cada solicitud de firma desde ese archivo, sin volver a subirlo.
• La Ley General de Salud (artículo 268 Bis 1) prohíbe tatuar a menores de 18 años, salvo que vayan acompañados de su madre, padre o tutor, que acredite serlo, o que tengan su autorización por escrito. Revisa también los requisitos sanitarios de tu estado y la guía de COFEPRIS sobre la tarjeta de control sanitario de tatuadores (en las fuentes de esta página).
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y las firmas.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

SoloWOS, Booksy o Fresha: cuál te conviene

Booksy y Fresha son apps de citas para salones y estudios, con un perfil en su propio buscador de clientes. Las dos cobran anticipo y mandan formularios de consentimiento. SoloWOS no tiene buscador; lo que hace mejor está antes de la sesión: el formulario de la idea, la cotización por sesiones y la aprobación del diseño.

Elige Booksy o Fresha si:

• Quieres que te encuentren clientes nuevos dentro de la app, además de tu Instagram.
• Trabajas en un estudio con varios artistas y quieres un anticipo distinto por artista o por servicio.
• Quieres que el consentimiento salga solo al agendar. En SoloWOS cada consentimiento es una solicitud de firma que creas tú.

Elige SoloWOS si:

• Tus piezas grandes empiezan con una idea, una valoración y dos o tres bocetos, y quieres que el cliente apruebe la versión final por escrito.
• Cotizas una manga o una espalda por sesiones, con el anticipo en porcentaje.
• Quieres el consentimiento como PDF firmado, con certificado y bitácora de auditoría.

Precios y funciones revisados el 23 de octubre de 2026 en el sitio de cada empresa.

Empieza con estas tres

Agenda con la sesión larga y su anticipo, Firma electrónica para el consentimiento y el portal del cliente para aprobar el diseño. El formulario de ideas y la cotización por sesiones entran cuando tengas tu primera pieza grande.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para tu precio por hora de sesión.
• Calculadora de cotización para pasar las horas de una manga a un precio por sesión.
• Calculadora de horas trabajadas para sumar las horas de dibujo y de sesión de una pieza.
• Generador de código QR para tu stand en una convención.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.

Lo que SoloWOS no hace por un tatuador

• No es una galería ni guarda tus diseños en alta resolución: la aprobación es de un archivo por versión (PNG, JPG, WebP o PDF de hasta 25 MB).
• Una cita dura como máximo 8 horas; una sesión de dos días son dos citas.
• No hay plantillas de firma que se manden solas: cada consentimiento es una solicitud que creas tú, y cuenta en las solicitudes de firma de tu plan.
• No verifica identificaciones ni la edad de tu cliente.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.