Software para gestores de trámites y gestorías

En una gestoría, el trabajo se atora en tres lugares: el cliente que no trae el comprobante de domicilio, la oficina que pide un documento más y el reembolso de derechos que se cobra a ojo. SoloWOS no hace la fila por ti, pero deja por escrito qué cotizaste, qué falta, en qué etapa va cada trámite y cuánto te deben.

De la primera llamada al trámite entregado

1. El cliente llena tu formulario: qué trámite, en qué estado y municipio, y si es para una persona o una empresa. Si elige "cambio de propietario de vehículo", aparecen las preguntas del vehículo; si elige "licencia de funcionamiento", las del local.
2. Le mandas la cotización con tus honorarios como un concepto y los derechos estimados como otro, y aclaras en los términos que los derechos se cobran según el comprobante oficial. Pides un anticipo, por ejemplo del 50%.
3. Con el anticipo pagado, la carta donde el cliente te autoriza a gestionar por él va a firma electrónica. Si la oficina pide carta poder con firma autógrafa o documentos originales, eso sigue en papel.
4. Cada trámite es una tarea en Notas y tableros, con su fecha límite y columnas como "Faltan documentos", "Ingresado", "En revisión", "Requerimiento" y "Listo para entregar".
5. Pagas los derechos y registras el comprobante en Gastos, en el proyecto de ese cliente.
6. Cuando el trámite sale, el recibo del resto se crea desde la cotización y ajustas el concepto de derechos al monto del comprobante. Te paga con tarjeta o con tu CLABE.

Una semana normal

• Lunes: cinco solicitudes por el link de tu WhatsApp Business; a mediodía tres ya tienen cotización.
• Martes: dos clientes pagan el anticipo con tarjeta y firman la autorización desde el celular.
• Miércoles: la oficina pide un documento más para una licencia. Mueves la tarea a "Requerimiento" y le grabas al cliente un video de 2 minutos con qué documento es y dónde sacarlo.
• Jueves: con la calculadora de días hábiles cuentas hasta qué fecha tienes para entregar lo que te pidieron.
• Viernes: entregas tres trámites y mandas los recibos del resto, cada uno con sus derechos comprobados.

Las 13 herramientas, una por una

Formularios, Cotizaciones y Notas y tableros llevan el día a día de una gestoría. Así queda cada una:

• Link en bio: un link para tu WhatsApp Business y tus redes con tu formulario de solicitud, la lista de trámites que haces y tu horario de atención.
• Links cortos: un QR en tu local o en tus volantes que lleva al formulario; si cambias el formulario, el volante impreso sigue sirviendo.
• Formularios: la solicitud, con preguntas condicionales por trámite, para saber qué necesitas antes de cotizar. No recibe fotos de documentos: esas llegan por correo o en persona.
• Agenda: citas para recibir documentos en tu oficina o para acompañar al cliente a una ventanilla, con aviso mínimo y recordatorio por correo un día antes.
• Cotizaciones: honorarios y derechos estimados como conceptos separados, con anticipo y vigencia, para que el cliente vea qué es tuyo y qué es del gobierno. Guarda una plantilla por trámite.
• Firma electrónica: la autorización del cliente y tu contrato de servicios. Hay oficinas que piden firma autógrafa o carta poder en papel: pregunta antes de ofrecer la firma en línea.
• Rastreo de documentos: la lista de requisitos en PDF, o el trámite terminado y escaneado, con contraseña y aviso de cuándo lo abrió. Desactivas el link cuando ya lo descargó.
• Grabación de pantalla: videos de hasta 5 minutos para explicar un requerimiento o cómo llenar una parte de un formato en línea.
• Notas y tableros: el tablero de avance de todos tus trámites con su etapa y fecha límite, y una página por tipo de trámite con requisitos, costos y horarios de cada oficina.
• Control de horas: te sirve poco si cobras por trámite. El caso donde ayuda: si a una empresa le cobras por hora la gestión de varios permisos.
• Cobros: el anticipo y el resto desde la cotización, con el reembolso de derechos como concepto, y recordatorios si el cliente no paga al recoger su trámite.
• Gastos: derechos, copias certificadas, estacionamiento y mensajería con la foto del comprobante, asignados al proyecto del cliente, para que el reembolso cuadre con lo que pagaste.
• Automatizaciones: si tienes un formulario por trámite, cada uno le manda al cliente su propia lista de requisitos; cuando acepta la cotización, se crea la tarea en tu tablero.

Los documentos de tus clientes

Una gestoría pasa por sus manos identificaciones, actas, comprobantes de domicilio y facturas de vehículos. No los guardes en Notas y tableros. Si tienes que mandarle uno de vuelta a tu cliente por Rastreo de documentos, ponle contraseña, apaga el link cuando lo haya descargado y menciona en tu aviso de privacidad que usas proveedores para tu agenda, tus cobros y tus correos.

Empieza con estas tres

Formularios con tu trámite más común, Cotizaciones con honorarios y derechos separados y el tablero de avance en Notas y tableros. Gastos entra cuando cobres tu primer reembolso de derechos.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de días hábiles para contar plazos sin fines de semana ni días de descanso obligatorio.
• Generador de código QR para tu local y tus volantes.
• Calculadora de cotización para ponerle precio a un trámite según las horas y las vueltas que lleva.
• Generador de recibos para un recibo de pago en PDF cuando te pagan en efectivo.
• Calculadora de comisiones de link de pago para saber cuánto te queda de un anticipo con tarjeta.

Lo que SoloWOS no hace por un gestor de trámites

• No llena formatos de gobierno, no saca citas en portales oficiales y no consulta el estado de un trámite.
• No guarda expedientes con los documentos de tus clientes, y ellos no pueden subirte archivos.
• No paga derechos: esos los pagas tú o tu cliente en el banco o en el portal de la oficina.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.