Software para reclutadores independientes y headhunters

Para un reclutador independiente, el riesgo está en las puntas de cada búsqueda: arrancar sin anticipo ni contrato, y mandar una terna que la empresa reenvía, contrata por fuera y no paga. En medio hay decenas de entrevistas de filtro que se acomodan por mensaje. SoloWOS cubre esas tres partes sin ser un ATS.

De la vacante al honorario cobrado

1. La empresa agenda una "Llamada de perfil" de 45 minutos en tu agenda, con preguntas antes: puesto, rango de sueldo, ciudad y modalidad.
2. Mandas la cotización con tu honorario (un porcentaje del sueldo anual o un número de meses de sueldo, como lo manejes), el anticipo al arrancar la búsqueda y tu garantía de reemplazo en los términos.
3. El contrato va a firma electrónica: primero firma quien autoriza en la empresa y después tú. Deja dicho por cuánto tiempo te pagan si contratan a alguien que tú presentaste.
4. Publicas la vacante donde siempre, con el link a tu formulario de postulación. Al enviarlo, el candidato pasa directo a agendar su entrevista de filtro de 30 minutos.
5. Armas la terna en un PDF, un candidato por página, y la compartes con Rastreo de documentos: correo obligatorio, acuerdo de confidencialidad antes de abrir, marca de agua con el correo de quien la ve y sin descarga. Si aceptan la medición, ves cuánto tiempo pasaron en cada perfil.
6. Cuando el candidato firma su oferta, el recibo del resto sale de la cotización en Cobros.

Una semana normal

• Lunes: 40 postulaciones del fin de semana para una vacante de gerente de ventas; nueve ya agendaron su entrevista de filtro.
• Martes: seis entrevistas de filtro. Una candidata cambia la hora desde el link de su confirmación.
• Miércoles: grabas un video de 3 minutos por finalista y pones el link en su página de la terna.
• Jueves: la terna se abrió dos veces y la directora pasó más tiempo en el segundo perfil. Le propones entrevistarlo primero.
• Viernes: otra empresa acepta la cotización, firma el contrato y paga el anticipo con transferencia.

Las 13 herramientas, una por una

Un reclutador usa todas, pero no para lo mismo: unas son para la empresa que paga y otras para los candidatos. Así queda cada una:

• Link en bio: tus vacantes abiertas, cada una con su formulario, y tu página de citas para empresas, en el link de tu perfil de LinkedIn.
• Links cortos: un link corto por vacante y por fuente (LinkedIn, bolsa de empleo, referidos), para ver por dónde llegan más candidatos.
• Formularios: la postulación, con preguntas condicionales por vacante y un campo para el perfil de LinkedIn. No recibe el CV, que llega por correo. Solo incluye 1,000 respuestas al mes.
• Agenda: entrevistas de filtro que agenda el propio candidato, links de un solo uso para los finalistas y, en el plan Equipo, citas repartidas entre varias reclutadoras.
• Cotizaciones: el honorario por vacante con anticipo, vigencia y tu garantía en los términos, con una plantilla por tipo de búsqueda (operativa, mandos medios, directiva).
• Firma electrónica: el contrato de servicios de reclutamiento con la empresa, firmado en orden, y tu acuerdo de confidencialidad cuando la vacante es confidencial.
• Rastreo de documentos: la terna y los CV, con correo obligatorio, acuerdo de confidencialidad, marca de agua y sin descarga. Cuando la empresa ya decidió, desactivas el link y deja de cargar.
• Grabación de pantalla: un video de hasta 5 minutos por finalista con lo que viste en la entrevista; ves si la empresa lo vio completo.
• Notas y tableros: un tablero por vacante con columnas como "Postulados", "Filtro", "Terna", "Entrevista con la empresa", "Oferta" e "Ingreso", y una nota por candidato.
• Control de horas: horas por búsqueda, para saber cuánto ganas de verdad por hora en una vacante difícil.
• Cobros: el anticipo al arrancar y el resto al ingreso, desde la cotización, con recordatorios de pago a la empresa.
• Gastos: bolsas de empleo, anuncios y pruebas que pagas, asignados a la vacante que los usó, para ver qué te dejó cada búsqueda.
• Automatizaciones: cuando un candidato llena la postulación, le llega un correo con lo que sigue; si la cotización sigue sin respuesta en tres días, le llega un recordatorio a la empresa.

Los datos de tus candidatos

Un CV trae nombre, teléfono, historial laboral y a veces el sueldo actual. Pídele permiso al candidato antes de mandarlo a una empresa y dile a cuál. Comparte la terna con marca de agua y sin descarga, y lo que debe decir tu aviso de privacidad revísalo con un abogado.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tu honorario y anticipo, Firma electrónica para el contrato con la empresa y Rastreo de documentos para la terna. El formulario de postulación entra con tu siguiente vacante.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de cotización para ver si tu honorario cubre las horas de una búsqueda.
• Calculadora de honorarios para las retenciones cuando le facturas a una persona moral.
• Generador de UTM para saber de qué anuncio llega cada postulación.
• Calculadora de valor de vida del cliente para ver cuánto vale una empresa que te da tres vacantes al año.

Lo que SoloWOS no hace por un reclutador

• No es un ATS: no lee CV, no busca candidatos por palabras clave y no publica vacantes en bolsas de empleo.
• No se conecta con LinkedIn.
• Los candidatos no pueden subir su CV a un formulario.
• No aplica pruebas psicométricas ni hace estudios socioeconómicos.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.