Software para guías de turistas: recorridos, grupos y cobros

Un guía independiente vende de dos formas: al viajero que llega por internet o por el hotel y quiere un recorrido privado, y a la agencia o la escuela que manda un grupo de 30 personas. La primera necesita que pague antes de llegar, para que no te deje esperando en el punto de encuentro; la segunda necesita cotización, contrato y cobro a 15 días. SoloWOS cubre las dos.

Del viajero que pregunta al recorrido pagado

1. Cada recorrido es un tipo de cita en tu agenda: "Centro Histórico a pie" de 3 horas o "Pirámides y comida" de 7, con el punto de encuentro como ubicación y hasta 365 días de anticipación para quien planea su viaje.
2. Las preguntas de la cita piden número de personas, idioma, hotel y si alguien tiene movilidad reducida.
3. Cobras el recorrido completo al agendar, en pesos o en dólares. Si cancela con 48 horas o más, el reembolso sale solo; después, no.
4. El viajero ve la hora en su zona horaria al agendar desde su país, y el recordatorio le llega un día antes con el punto de encuentro.
5. Para un grupo de agencia, mandas una cotización con guía, transporte, entradas y comida por persona como conceptos, y el acuerdo va a firma electrónica.
6. Al terminar, el recibo a la agencia sale de la cotización en Cobros con vencimiento a 15 días y recordatorios si se atrasa.

Una semana en temporada alta

• Lunes: tres recorridos privados agendados y pagados desde Estados Unidos y España mientras dormías.
• Martes: una escuela pide precio para 40 alumnos; mandas la cotización con transporte y entradas por persona.
• Miércoles: el concierge de un hotel te manda dos familias por el QR de tu tarjeta en la recepción.
• Jueves: la escuela acepta, firma el acuerdo y paga el anticipo del transporte.
• Viernes: compartes el itinerario en PDF con la escuela y ves que lo abrieron los tres maestros responsables.

Las 13 herramientas, una por una

Cómo usa cada herramienta un guía de turistas independiente:

• Link en bio: Tu página con cada recorrido, su duración y su precio, los links a tus reseñas en TripAdvisor o Google, y el formulario para grupos.
• Links cortos: El QR de la tarjeta que dejas en la recepción de cada hotel, con un link corto distinto por hotel para saber cuál concierge te manda viajeros.
• Formularios: La solicitud de grupos: fecha, número de personas, edades, idioma y si necesitan transporte. Si son escuela, aparecen preguntas sobre maestros responsables y permisos.
• Agenda: Un tipo de cita por recorrido con el punto de encuentro, pago completo al agendar en pesos o dólares y la hora en la zona del viajero. Una cita dura como máximo 8 horas.
• Cotizaciones: La cotización para agencias, escuelas y empresas con guía, transporte, entradas y comida por persona, anticipo y vigencia de 15 días.
• Firma electrónica: El acuerdo con la agencia o la escuela: horario, número de personas, qué pasa si llegan menos, y la responsiva de actividades de aventura.
• Rastreo de documentos: El itinerario y la lista de qué llevar en PDF, para saber qué maestros o qué agencia ya lo leyeron antes de la salida.
• Grabación de pantalla: Un video de 5 minutos recorriendo en el mapa de tu pantalla la ruta del día, para la agencia extranjera que quiere ver qué incluye antes de contratarte.
• Notas y tableros: Una página por recorrido con los datos que repites (horarios de museos, teléfono del transportista, restaurante de la comida) y un tablero con los grupos de la temporada.
• Control de horas: Ayuda poco si cobras por recorrido; úsalo si trabajas para una agencia por hora y necesitas el total del mes.
• Cobros: El recibo a la agencia o la escuela con vencimiento a 15 días, y el cobro extra de un viajero que agregó personas el mismo día.
• Gastos: Entradas que pagas por adelantado, transporte, gasolina, comidas del grupo y la renovación de tu credencial, cada una con su comprobante.
• Automatizaciones: Cuando se marca a un viajero como ausente, le llega un link para agendar otro día; una semana después del pago, le pides una reseña.

Tu credencial de guía

La NOM-008-TUR-2022, publicada en el DOF el 9 de enero de 2026, regula a los guías de turistas de carácter cultural y dice que solo puede dar el servicio quien tenga la credencial de reconocimiento vigente expedida por la Secretaría de Turismo. SoloWOS no tramita ni verifica la credencial: si tus contratos deben llevar su número y vigencia, ponlos en tu plantilla de acuerdo.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa los requisitos de tu caso con la Secretaría de Turismo.

Empieza con estas tres

Agenda con tu recorrido más vendido y el pago al agendar, Links cortos para los QR de los hoteles y Cotizaciones con tu paquete para grupos como plantilla.

Herramientas gratis que te sirven

• Convertidor de zonas horarias para coordinar con agencias de otro país.
• Cobrar a clientes del extranjero si te pagan en dólares.
• Calculadora de comisiones de link de pago para saber cuánto te llega de cada recorrido.
• Calculadora de cotización para el precio por persona de un grupo.
• Generador de código QR para tus tarjetas en los hoteles.

Lo que SoloWOS no hace por un guía de turistas

• No vende lugares sueltos en un tour compartido con cupo: cada horario es para un cliente, sea una persona o una familia.
• No agenda tours de varios días: una cita dura como máximo 8 horas, así que esos se cotizan.
• No se conecta con plataformas de experiencias ni con agencias en línea.
• La página de citas y los correos salen en el idioma de tu cuenta, no en el del viajero.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.