SoloWOS para instructores de pilates: privadas, dúos y paquetes

En pilates el límite es el equipo: con un reformer y una torre, cada hora vende una privada o un dúo, y una cancelación de último minuto es una hora de equipo que ya nadie usa. Por eso la política de cancelación y el cobro por adelantado pesan más que en casi cualquier otra clase. Además, muchos alumnos llegan con una lesión y la recomendación de su fisioterapeuta, y eso cambia qué puedes pedirles por escrito.

De la valoración al paquete de 10

1. Crea en tu agenda una "Valoración y primera sesión" de 60 minutos, pagada al agendar. Para dúos, un tipo de cita "Sesión en dúo" que agenda una de las dos personas, con una pregunta para el nombre de la segunda.
2. Aviso mínimo de 12 horas y reembolso solo si cancelan con 12 horas o más: a esa hora el reformer ya no se vende.
3. Pon 10 minutos de margen después de cada sesión para cambiar resortes y limpiar el carro.
4. Al terminar la valoración ofreces el paquete de 10 sesiones con vigencia de 8 semanas. El recibo sale de Cobros con link de pago; si lo quieren en dos pagos, mándales una cotización con 50% de anticipo.
5. Con el paquete pagado, mandas 10 links de un solo uso de un tipo de cita apagado, "Sesión de paquete", todos con vencimiento el último día de la vigencia. El link que no se usó deja de funcionar ese día, y la vigencia se cumple sin discutir.
6. El consentimiento (riesgos del ejercicio, que tu sesión no sustituye a la fisioterapia, cancelaciones y vigencia de paquetes) se firma una vez con firma electrónica.
7. Si tu estudio tiene más instructores, en el plan Equipo ($700 MXN al mes con IVA, hasta 3 usuarios) la valoración puede ser una cita de equipo: se asigna a quien esté libre con menos citas próximas.

Una semana normal

• Lunes: llegan dos valoraciones de personas que te recomendó la misma fisioterapeuta, las dos pagadas al agendar.
• Martes: una alumna cancela su privada de las 8 con 3 horas de aviso. No hay reembolso, como dice tu política, y te llega el aviso.
• Miércoles: vendes dos paquetes de 10 después de sus valoraciones y mandas 20 links que vencen en 8 semanas.
• Jueves: compartes con un alumno su secuencia para casa en PDF y ves que la abrió dos veces.
• Viernes: registras en Gastos el cambio de resortes y la renta del estudio, y ves cuántos paquetes te faltan para cubrir el mes.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta un instructor o un estudio chico de pilates.

• Link en bio: tu página con valoración, privadas, dúos y el precio de los paquetes, más un registro de correo para avisar cuando abres horarios.
• Links cortos: un link corto con QR en la tarjeta que dejas en el consultorio de la fisioterapeuta que te recomienda. Cuentas cuántos llegan por ahí.
• Formularios: una lista de espera para los horarios que siempre se llenan (lunes a las 7, sábado a las 9). Cuando se libera uno, le escribes al primero.
• Agenda: valoración, privada y dúo pagadas al agendar, la sesión de paquete apagada para links de un solo uso, margen para los resortes y recordatorio un día antes y una hora antes.
• Cotizaciones: el paquete en dos pagos o pilates en mat para el equipo de una empresa, con anticipo y aceptación en línea.
• Firma electrónica: el consentimiento y tu política de cancelación, una vez por alumno, y el contrato con el instructor que da clases en tu estudio.
• Rastreo de documentos: la secuencia de ejercicios para casa en PDF; ves si la abrió antes de la siguiente sesión.
• Grabación de pantalla: ayuda poco con los ejercicios, porque graba tu pantalla. Sirve para explicarle en 5 minutos a un instructor nuevo cómo funcionan tu agenda y tus paquetes.
• Notas y tableros: un tablero de mantenimiento del equipo (resortes, correas, tapicería) con fechas, y tus notas de la formación que estás tomando. Las notas de lesiones van fuera.
• Control de horas: útil si das mat por hora en un gimnasio o una empresa: registras cada clase y las horas entran al recibo del mes.
• Cobros: el recibo de cada paquete, con link para pagar con tarjeta o tu CLABE y recordatorios si vence.
• Gastos: renta, mantenimiento de los reformers, resortes y tu formación, con comprobante. Ves la utilidad del mes y cuánto apartar para el SAT.
• Automatizaciones: cuando se paga un recibo, te llega una tarea para mandar los links del paquete; a quien no llegó a su valoración, un correo para agendar otra vez.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus alumnos sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. Las lesiones, las cirugías, el embarazo, la indicación de su fisioterapeuta y tus notas de avance se quedan en papel o en un sistema hecho para eso, fuera de las preguntas de la cita y de Notas y tableros.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

Empieza con estas tres

Agenda, con la valoración pagada y la sesión de paquete apagada; Cobros, para cobrar los paquetes; y Firma electrónica, para el consentimiento. Si das clases con otros instructores, pasa al plan Equipo cuando eso ya funcione contigo.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de punto de equilibrio para saber cuántas privadas al mes paga un reformer nuevo.
• Calculadora de margen de ganancia para ver si el descuento del paquete de 10 todavía te deja margen.
• Calculadora de valor de vida del cliente para ver cuánto vale un alumno que renueva su paquete.
• Generador de código QR para la tarjeta que dejas con tus fisioterapeutas.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.

Lo que SoloWOS no hace por un instructor de pilates

• No hay clases grupales con cupo: no puedes vender seis lugares en la clase de mat de las 7.
• No asigna equipos ni salas: no sabe qué reformer usa cada quien.
• No descuenta sesiones de un paquete. Los links de un solo uso hacen ese trabajo, uno por sesión.
• No guarda evaluaciones posturales ni notas de avance.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS, y el cobro al agendar es con tarjeta por Stripe, sin OXXO ni SPEI.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.