Software para organizadores de eventos corporativos y sociales

Un evento corporativo se vende distinto que una fiesta. La empresa pide tres cotizaciones, compras quiere un contrato con su formato, mercadotecnia aprueba el render del escenario cuatro veces y finanzas paga a 30 o 45 días después del evento. Un evento social, como unos XV años o un aniversario, tiene menos firmas pero las mismas prisas. SoloWOS te deja llevar los dos sin perder qué versión aprobó quién.

De la solicitud de la empresa al cobro

1. El brief llega por tu formulario: tipo de evento, fecha, ciudad, número de asistentes, presupuesto y si es corporativo o social. Si es corporativo, aparecen las preguntas de razón social y área que contrata.
2. Para presentar el concepto de un lanzamiento sin que se filtre, compartes el PDF con Rastreo de documentos: pide su correo, un acuerdo de confidencialidad con su nombre y marca de agua en cada página.
3. La cotización va por partida: coordinación, montaje, audio e iluminación, staff y producción gráfica, cada una con cantidad y precio, y 50% de anticipo. Ves cuántas veces la abrieron antes de la junta de compras.
4. El contrato va a firma electrónica con código de acceso: firma primero el representante legal de la empresa y luego tú.
5. Los renders del escenario, el gafete y la señalización se aprueban en el portal del cliente, en PNG, JPG o PDF de hasta 25 MB; la versión aprobada queda fija con el nombre de quien la aprobó.
6. El registro de asistentes es otro formulario con su link corto y QR. Después del evento, el resto sale de la cotización en Cobros con 30 días de vencimiento y los recordatorios por correo.

Un mes con una convención y unos XV años

• Semana 1: la empresa acepta la cotización de su convención anual y su representante firma el contrato el mismo día. El recibo del anticipo sale en una hora.
• Semana 2: mercadotecnia marca en el render que el logo del escenario va más arriba. Subes la versión 3 y la aprueban.
• Semana 3: el link corto del registro de asistentes ya lleva 240 respuestas; exportas el CSV para imprimir gafetes.
• Semana 4: los XV años del sábado. El jueves compartes el minuto a minuto con los proveedores y ves quién lo abrió.
• Después: el recibo del resto de la convención vence a 30 días, y en Gastos ves lo que te dejó cada evento.

Las 13 herramientas, una por una

Cómo usa cada herramienta alguien que produce eventos para empresas y para familias.

• Link en bio: tu página con el formulario de brief, tu portafolio y la llamada de presentación. En el plan Equipo tienes hasta 3 páginas, una por marca si manejas eventos sociales y corporativos por separado.
• Links cortos: el registro de asistentes con un link corto y su QR para el correo de invitación y la pantalla del lobby, con etiquetas UTM por canal y conteo de clics por día.
• Formularios: el brief del evento y el registro de asistentes, con preguntas condicionales por tipo de pase y CSV para gafetes. Solo recibe 1000 respuestas al mes; Equipo, 2000.
• Agenda: la llamada de brief, la visita técnica al recinto con la dirección en la ubicación y la junta de seguimiento semanal con el cliente.
• Cotizaciones: la cotización por partida con cantidades, anticipo y vigencia; para el cliente que repite cada año, duplicas la del año pasado y ajustas.
• Firma electrónica: el contrato con la empresa, firmado en orden con código de acceso, y las cartas responsivas de los proveedores que trabajan para ti.
• Rastreo de documentos: la presentación del concepto con acuerdo de confidencialidad y marca de agua, y el minuto a minuto para proveedores con un link que apagas cuando cambia.
• Grabación de pantalla: un recorrido en video por el render o por el plano del recinto para el director que no fue a la junta; deja sus comentarios en el segundo exacto.
• Notas y tableros: el minuto a minuto del evento en una nota y un tablero por evento con montaje, pruebas de audio y entregas de proveedores con fecha.
• Control de horas: las horas de producción por evento, para comparar lo cotizado contra lo trabajado y ajustar la siguiente cotización.
• Cobros: el anticipo y el resto con vencimiento a 30 días, con el número de orden de compra de la empresa en las notas del cobro.
• Gastos: lo que pagas a proveedores y al staff de cada evento, asignado a su proyecto con su comprobante, para ver el margen real.
• Automatizaciones: si la cotización sigue sin aceptarse en 3 días, le llega un correo al contacto; cuando se paga el anticipo, se crea la tarea de confirmar recinto.

SoloWOS o Eventbrite: cuál te conviene

Eventbrite y SoloWOS casi no se pisan. Eventbrite vende boletos y registra asistentes de un evento; SoloWOS lleva la relación con quien te contrata para producirlo. Si organizas un congreso con boletos de pago, lo normal es usar los dos.

Elige Eventbrite si:

• Vendes boletos a público abierto y quieres el cobro, el boleto y el acceso con QR en el mismo lugar.
• Tu evento es gratis y necesitas registro con boleto y check-in sin pagar nada.

Elige SoloWOS si:

• Tu cliente es una empresa o una familia que te contrata: necesitas cotización, contrato firmado, renders aprobados y el cobro a 30 días con recordatorios.
• El registro es interno, como la convención anual de una empresa, y te basta un formulario con su CSV para los gafetes.
• Ya vendes boletos en Eventbrite y quieres el resto del negocio en otra cuenta.

Precios y funciones revisados el 23 de octubre de 2026 en el sitio de cada empresa.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con tus partidas de siempre como plantilla, porque es lo que compras compara. Firma electrónica para el contrato con la empresa. Y el portal del cliente para los renders, que termina con el "¿cuál fue la versión que aprobamos?".

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de margen de ganancia por evento, después de proveedores y staff.
• Calculadora de honorarios para las retenciones cuando le facturas a una empresa.
• Generador de UTM para medir de qué canal llegan los registros.
• Generador de código QR para el registro y la señalización.
• Calculadora NPS para la encuesta a asistentes después del evento.

Lo que SoloWOS no hace por un organizador de eventos

• No vende boletos ni cobra dentro de un formulario: el registro de asistentes es gratis o lo cobras aparte.
• No hace check-in el día del evento ni lee el QR de los gafetes.
• No reserva salas, mobiliario ni equipo como inventario: lleva tus juntas, no tus recursos.
• No se da de alta como proveedor en el portal de compras de la empresa; eso lo haces tú.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.