Política de cancelación para clases particulares: qué clases se reponen y cuáles no

Las políticas que salen al buscar este tema son las de plataformas como Preply o de escuelas de música de Estados Unidos. Sirven de referencia, pero un maestro particular en México cobra distinto: clases sueltas por transferencia, paquetes de 8 clases o una mensualidad por el lugar del martes a las 5. Aquí van tres plantillas, una por forma de cobro. Aplican igual a maestros de idiomas, maestros de música y maestros particulares de regularización. Esta nota trata de cancelaciones y reposiciones; cómo ponerle precio a cada forma de cobro está en clase suelta, paquete o mensualidad, y cómo reembolsar un paquete que no se terminó, en condiciones de un paquete de sesiones. Más en artículos por profesión.

¿Qué política te conviene según cómo cobras?

¿12 o 24 horas de aviso?

En Preply, si el alumno cancela con menos de 12 horas, la clase se cobra porque el profesor tenía ese tiempo apartado; con más de 12 horas, vuelve a su saldo y se puede reprogramar. Cafetalk usa 24 horas como plazo para reprogramar. Esas plataformas llenan los huecos con alumnos de todo el mundo; tú, con los de tu colonia o tu ciudad. Si das clases presenciales o tus alumnos agendan con días de anticipación, 24 horas te dan tiempo de ofrecer el horario a alguien más. Si das clases en línea a adultos con agenda cambiante, 12 horas es razonable.

Con niños, las enfermedades de último momento son lo normal. Una salida es aceptar el aviso hasta 2 horas antes por enfermedad, una vez por mes, y reponer esa clase. Escrita, la excepción evita que cada caso sea una negociación con la mamá.

Las tres plantillas

Política de cancelación

Cada clase se paga al agendarla ($[450] por [60] minutos).

Puedes cancelar o cambiar tu clase sin costo hasta [24] horas antes, desde el link de tu correo de confirmación. Si cancelas a tiempo, te devuelvo el pago completo.

Con menos de [24] horas, o si no te conectas o no llegas, la clase se pierde y no se reembolsa.

Si llegas tarde, la clase termina a la hora programada.

Si yo cancelo, te devuelvo el pago o la cambiamos a la fecha que prefieras.

Paquete de [8] clases

El paquete cuesta $[3,200] y se usa en [6] semanas a partir de la primera clase. No es transferible a otra persona sin avisarme antes.

Avisa con [24] horas para cambiar una clase: la reponemos dentro de la vigencia del paquete, hasta [2] veces por paquete.

Si avisas con menos de [24] horas o no llegas, la clase se descuenta del paquete.

Las clases que no uses dentro de la vigencia se pierden. Si yo cancelo una clase, la reponemos y la vigencia se alarga una semana.

Mensualidad

La mensualidad es de $[1,500] e incluye [4] clases en tu horario fijo ([martes a las 17:00]). Se paga los primeros [5] días de cada mes.

Pagas tu lugar en el horario, no cada clase: si faltas, la mensualidad no cambia.

Si avisas con [24] horas, te ofrezco una clase de reposición en otro horario libre del mismo mes, hasta [1] por mes. Si no hay horario libre o no avisas, la clase se pierde.

En los meses con [5] martes, la quinta clase se usa para reponer, sin costo extra.

Si yo cancelo, la reponemos o te la descuento de la siguiente mensualidad.

Para dejar las clases, avísame antes del día [20] del mes; si no, se cobra el mes siguiente.

¿Cuántas reposiciones dar?

Las reposiciones sin límite convierten tu agenda en una lista de deudas. Pon un número (una por mes en mensualidad, dos por paquete de 8) y una fecha para usarlas: la vigencia del paquete o el mismo mes. Ofrece horarios concretos para reponer en lugar de "cuando puedas", y si el alumno no toma ninguno, la reposición vence. Con mensualidad de $1,500.00 por 4 clases, cada reposición que das fuera de tu horario es una hora sin cobrar.

Si el alumno es menor de edad

La política la acepta quien paga, normalmente la mamá, el papá o el tutor. Mándasela antes de la primera clase y pide que te confirme por escrito que la leyó. Di también quién puede cancelar (¿el alumno de 15 años por WhatsApp, o solo el adulto?) y a qué número se avisa.

En SoloWOS

En Agenda creas un tipo de cita por clase, por ejemplo "Clase de piano, 60 minutos", y si conectas Stripe la cobras al agendar ($450.00 completos o un anticipo). Eliges la ventana de reembolso en horas, 24 por defecto y hasta 720: si cancelan a tiempo, el reembolso sale solo, y el alumno recibe un recordatorio por correo un día antes. SoloWOS no maneja paquetes ni créditos de clases. Para reponer, crea un tipo de cita gratis "Clase de reposición", apágalo para que no se vea en tu página y manda a cada alumno un link de un solo uso con fecha de vencimiento igual a la vigencia del paquete; el link sigue funcionando aunque el tipo de cita esté apagado. El paquete o la mensualidad los cobras con un recibo en Cobros. Para la política de un consultorio, ve política de cancelación para consultorio, y para el cobro, cómo cobrar al agendar una cita.