Política de cancelación de consultorio: plantillas para psicólogos, nutriólogos y coaches

Una política de cancelación no sirve para castigar a nadie: sirve para que el horario que apartaste no se quede vacío y para que el paciente sepa la regla antes, no cuando ya faltó. Abajo van tres plantillas, una tabla para elegir y dónde ponerla. Si quieres cobrar al agendar, la guía de cómo cobrar al agendar una cita explica el cobro; aquí nos quedamos en la regla. Más temas en clientes, contratos y agenda.

¿Qué política te conviene?

Las tres plantillas

Política de cancelación

Puedes cancelar o cambiar tu cita sin costo hasta 24 horas antes, desde el link de tu correo de confirmación o escribiéndome a [WhatsApp / correo].

Si cancelas con menos de 24 horas o no llegas, la sesión se cobra completa ($[000]) y se paga antes de tu siguiente cita.

Si llegas tarde, la sesión termina a la hora programada.

Si yo tengo que cancelar, te aviso lo antes posible y reagendamos sin costo.

Política de cancelación

Tu sesión es de [90] minutos y la preparo antes con tus datos, por eso te pido avisar con al menos 48 horas si necesitas cancelar o cambiarla. Puedes hacerlo desde el link de tu correo de confirmación.

Con menos de 48 horas, o si no llegas, se cobra el [50 / 100]% de la sesión.

Una vez al año puedes cancelar tarde por una emergencia sin costo.

Si yo cancelo, reagendamos sin costo y en la fecha que prefieras.

Política de cancelación y anticipo

Para apartar tu horario pago un anticipo de $[000] al agendar. Se descuenta del costo de la sesión.

Si cancelas hasta [24] horas antes, te reembolso el anticipo completo de forma automática.

Si cancelas con menos de [24] horas o no llegas, el anticipo no se reembolsa. Si reagendas con menos de [24] horas, el anticipo pasa a tu nueva cita una sola vez.

Si yo cancelo, te reembolso todo.

¿24 o 48 horas?

La ventana correcta es el tiempo que necesitas para llenar el horario con otra persona. Si tienes lista de espera y pacientes que agendan de un día para otro, 24 horas alcanzan. Si tus sesiones son largas, preparas material antes (un plan de alimentación, una evaluación, una sesión de coaching con tareas) o tus pacientes agendan con una semana de anticipación, 48 horas es más justo para ti y sigue siendo razonable para ellos. Más de 72 horas casi nunca se respeta y genera más excepciones que cancelaciones cobradas.

Decide también qué pasa con los retrasos. Una regla común es esperar 15 minutos y terminar la sesión a la hora programada; después de ese tiempo, se trata como inasistencia. Escribirlo evita la conversación de "pero llegué" cuando quedan diez minutos de sesión.

Cómo comunicarla sin que suene a regaño

Explica la razón en una línea: "aparto este horario solo para ti" se recibe mejor que "no se aceptan cancelaciones". Pon la política antes de que la persona elija horario, no en letra chica después de pagar. Y aplícala igual para todos: si un día perdonas una inasistencia, que sea por la excepción escrita, no porque te dio pena cobrar.

¿Qué dice la ley?

La Ley Federal de Protección al Consumidor, en su artículo 7, obliga a los proveedores a informar y respetar precios, tarifas, condiciones, reservaciones y demás términos con que ofrecen un servicio. Su artículo 5 deja fuera los servicios profesionales que no son de carácter mercantil, y muchas consultas de psicología o nutrición entran ahí. Aun así, la idea de fondo aplica: una condición que el paciente conoció y aceptó antes de agendar se puede defender; una que inventaste después, no.

Si tu consulta funciona como negocio (un centro con varios profesionales, por ejemplo), es más probable que PROFECO te considere proveedor. En cualquier caso, cobra solo lo que la política dice, y por escrito.

Dónde mostrar la política

1. En la descripción del tipo de cita, para que se lea antes de elegir horario.
2. En el correo de confirmación, junto con el link para cancelar o reprogramar.
3. En tu mensaje de bienvenida o respuesta rápida de WhatsApp, en una línea con el link a la política completa.
4. En tu página de link en bio o tu sitio, como un link propio ("Política de cancelación").

En SoloWOS

En Agenda puedes compartir una página donde tus clientes agendan citas, y cobrarlas si quieres. Cada tipo de cita tiene una descripción de hasta 2,000 caracteres donde cabe la política completa. Si cobras el total o un anticipo con tu cuenta de Stripe, eliges la ventana de reembolso en horas (hasta 720) y la página de citas muestra la regla, por ejemplo "Cancela con al menos 24 horas de anticipación y te reembolsamos todo"; si cancelan a tiempo, el reembolso sale solo. Si no llegan, marcas la ausencia y les mandas un link para agendar otra vez. Para WhatsApp, ve cómo agendar citas por WhatsApp. Ejemplos por profesión: psicólogos, nutriólogos y coaches.