Software para coaches: de la llamada de diagnóstico al programa firmado

Casi todos los clientes de coaching llegan igual: una publicación o un podcast, el link de tu bio y una llamada gratis de 30 minutos. La venta pasa en esa llamada, y lo que hagas en la hora siguiente decide si se cierra. SoloWOS acorta ese camino y guarda el papeleo que viene cuando alguien dice que sí a tu programa de tres meses.

De la llamada al programa

1. Tu Link en bio apunta a un tipo de cita gratis, "Llamada de diagnóstico", y a un registro para tu boletín.
2. La agenda hace hasta 10 preguntas antes de la llamada, como qué quiere cambiar en los próximos 90 días.
3. Al colgar, mandas la cotización del programa con sus conceptos: seis sesiones, acompañamiento por correo y una revisión final. Si no contesta en 3 días, una automatización le escribe, y no lo hace si ya la aceptó o la rechazó.
4. Con la cotización aceptada, el acuerdo de coaching va a firma electrónica: alcance, política de cancelación y la aclaración de que el coaching no es terapia.
5. El recibo del programa sale de la cotización, completo o con anticipo, y te pagan con tarjeta o con tu CLABE.
6. Para cada sesión, manda un link de un solo uso, o deja que tus clientes de siempre agenden una sesión pagada a tu tarifa por hora.

Entre sesiones

Manda un formulario corto antes de la primera sesión y otro antes de cada revisión; las respuestas quedan en el contacto. Graba un video de 5 minutos con Grabación de pantalla explicando el ejercicio que hicieron juntos; tu cliente comenta en el segundo exacto donde tiene la duda y tú ves si lo vio.

Una semana normal

• Lunes: tres llamadas de diagnóstico agendadas el fin de semana. Quien no llegó recibe un correo automático con link para agendar otra vez.
• Martes: dos llamadas se vuelven cotizaciones enviadas en la misma hora; una se acepta en la noche y el acuerdo se firma antes de dormir.
• Miércoles: cinco sesiones. Antes de cada una lees las respuestas del formulario en el contacto.
• Jueves: grabas dos videos en vez de agendar llamadas extra, y mandas el recibo de una renovación.
• Viernes: el embudo de ventas te muestra quién está en plática, quién tiene cotización abierta y a quién se le acaba el programa este mes.

Las 13 herramientas, una por una

Un coach vive de dos momentos: la llamada de diagnóstico y la renovación del programa. Así se reparte el trabajo entre las herramientas, de la primera visita a tu perfil al recibo de la renovación.

• Link en bio: la llamada de diagnóstico arriba, luego el registro a tu boletín y el link a tu podcast o a tu canal. Cada persona que deja su correo entra a tus contactos.
• Links cortos: un link fácil de decir en voz alta, como /s/diagnostico, para el final de cada episodio o de una plática. Los clics por día te dicen qué episodio te trajo gente.
• Formularios: además del cuestionario de arranque y el de cada revisión, uno al cerrar el programa con una pregunta de número del 0 al 10 para sacar tu NPS. Si en tu formulario de aplicación alguien contesta que no tiene presupuesto para un programa, lo mandas a una sesión suelta en vez de la llamada.
• Agenda: con dos tipos de cita alcanza: la llamada de diagnóstico, gratis, y la sesión pagada a tu tarifa. Si tienes clientes en Madrid o Bogotá, cada quien ve la hora en su zona.
• Cotizaciones: la cotización del programa con un video de hasta 5 minutos donde repasas lo que hablaron en la llamada. Ves cuántas veces la abre antes de decidir.
• Firma electrónica: si lo eliges, la solicitud de firma del acuerdo se crea sola cuando aceptan la cotización, y le recordamos por correo a quien no ha firmado. Ponle vencimiento para que no quede abierta un mes.
• Rastreo de documentos: tu cuaderno de trabajo o los ejercicios del programa en PDF. Ves, más o menos, cuánto tiempo pasó tu cliente en cada página antes de la sesión, y al terminar el programa apagas el link.
• Grabación de pantalla: debajo de cada video entre sesiones pon un botón a tu página de citas, para que agende la siguiente al terminar de verlo. Con un link personal, la visita aparece con su nombre.
• Notas y tableros: una página por cliente con los acuerdos de cada sesión y un tablero con sus compromisos y fecha límite. Son tus notas de trabajo: tu cliente no las ve.
• Control de horas: si cobras por sesión casi no lo necesitas. Sirve cuando una empresa te paga por hora el acompañamiento a su equipo: registras cada hora y pasan al recibo del mes.
• Cobros: el programa completo o en dos pagos desde la cotización, y el recibo de cada renovación, con recordatorios de pago por correo si se vence.
• Gastos: tu certificación, tu supervisión, Zoom y la publicidad que te trae llamadas, cada gasto con su comprobante. En RESICO ves cuánto apartar de ISR.
• Automatizaciones: reagendar a quien faltó a la llamada, el seguimiento de la cotización y, cuando la aceptan, un correo de bienvenida al programa con el link para agendar la primera sesión.

SoloWOS o Calendly: cuál te conviene

Si hoy agendas tus llamadas de diagnóstico con Calendly, la pregunta es si te basta una agenda o también necesitas la cotización del programa, el acuerdo firmado y los recibos. Calendly hace mejor la agenda de grupos; SoloWOS cubre lo que pasa después de la llamada.

Elige Calendly si:

• Das talleres o sesiones grupales con cupo.
• Quieres recordatorios por SMS además del correo.
• Solo necesitas la agenda, porque ya cotizas, firmas y cobras con otras apps.

Elige SoloWOS si:

• Vendes programas de varias sesiones y quieres mandar la cotización, el acuerdo y el recibo en la hora siguiente a la llamada.
• Quieres un formulario antes de cada sesión y videos entre sesiones donde ves quién los vio.
• Prefieres pagar en pesos. Lee la comparación completa de SoloWOS contra Calendly.

Precios y funciones revisados el 23 de octubre de 2026 en el sitio de cada empresa.

Empieza con estas tres

Agenda con una llamada gratis y una sesión pagada, Cotizaciones con tu programa principal como plantilla y Firma electrónica para el acuerdo. Agrega Automatizaciones en tu segunda semana.

Herramientas gratis que te sirven

• Convertidor de zonas horarias para clientes en otro país.
• Calculadora de engagement para las publicaciones que te traen llamadas.
• Calculadora de tarifa para el precio de tu sesión.
• Calculadora NPS para la encuesta al cerrar un programa.

Lo que SoloWOS no hace por un coach

• No hay sesiones grupales: cada espacio es para una persona, así que talleres y grupos van en otra herramienta.
• No hay suscripciones con cargo a la tarjeta, membresías ni paquetes que se descuentan solos. El recibo de un programa mensual sí se repite solo, y tu cliente lo paga cada vez.
• No tiene videollamadas propias: con tu Google Calendar u Outlook conectado, cada cita lleva su link de Meet o Teams; si usas Zoom, pon tu link en la ubicación del tipo de cita.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.