Responder prospectos con IA: del formulario a la cotización en borrador

Un prospecto llena tu formulario un martes a las 11 de la noche. Si contestas el jueves con una cotización, ya habló con otras dos personas. Contestar rápido sin escribir a lo loco requiere tener el borrador hecho cuando abres el correo. Este paso a paso sirve con cualquier herramienta y al final muestra cómo funciona en SoloWOS. Es parte de inteligencia artificial para tu negocio.

Antes de empezar: un formulario que dé información útil

• Correo obligatorio. Sin correo no tienes a quién mandarle la cotización.
• Qué necesita, con opciones si puedes (tipo de sesión, número de páginas, paquete).
• Para cuándo lo necesita y en qué ciudad, si te mueves.
• Presupuesto aproximado, como pregunta opcional: te ayuda a saber si vale la pena, no a fijar el precio.
• “¿Quieres una llamada antes?” con Sí o No.

El flujo en 6 pasos

1. El prospecto envía el formulario y queda como contacto con su correo.
2. La IA lee las respuestas y tus instrucciones de precios, y arma un borrador: título, resumen, conceptos, anticipo, vigencia y condiciones.
3. Los precios salen de tus instrucciones o de tus trabajos pasados parecidos. Si un concepto no tiene precio claro, queda vacío.
4. Si pidió llamada, el borrador incluye un link para agendarla, que sirve una sola vez.
5. Te llega un aviso: “Cotización lista para Laura”. Revisas alcance, precios y tono.
6. Confirmas el envío. Si algo no te convence, lo editas o lo descartas.

Cómo escribir tus instrucciones de precios

La calidad del borrador depende de lo que le digas a la IA. Escribe como le explicarías a un asistente nuevo cómo cotizas: precios por paquete, qué incluye cada uno, qué cobras extra y cuándo pides anticipo.

Sesión familiar en exterior: $3,500, 1 hora, 25 fotos editadas, entrega en 10 días.
Sesión de producto: $450 por producto, mínimo 5 productos, fondo blanco.
Boda: desde $18,000 por 8 horas con 1 fotógrafo; segundo fotógrafo $5,000.
Traslado fuera de la ciudad: lo cotizo aparte, no pongas precio.
Precios + IVA. Anticipo de 30% para apartar la fecha; el resto una semana antes.
Vigencia de la cotización: 15 días.

Qué revisar antes de enviar

• Que el alcance sea lo que pidió: ni más (regalas trabajo) ni menos (parece que no leíste).
• Que no haya conceptos sin precio. Si quedaron vacíos, llénalos o quítalos.
• Que el anticipo y la vigencia sean los tuyos.
• Que el tono suene a ti. Una frase personal sobre su solicitud cambia la respuesta.

Si quieres poner en pesos lo que pierdes por tardar en contestar, usa la calculadora de prospectos sin respuesta con tus números. Y si mandaste la cotización y no contestan, sigue con estos pasos de seguimiento de cotizaciones.

En SoloWOS: el piloto de prospecto

En el editor de un formulario de Formularios, la tarjeta “Cotizaciones con IA” tiene el switch “Redactar una cotización con IA para cada solicitud” y el campo “Tus precios y cómo cotizas” (hasta 1,000 caracteres). Solo el dueño y los administradores lo ven. El formulario necesita una pregunta de correo que se guarde en el contacto; si no la tiene, la tarjeta te avisa. Las respuestas que llegaron antes de encenderlo no se redactan.

Cuando alguien responde, en un minuto o dos aparece el borrador en Cotizaciones a nombre de ese contacto, y una tarjeta en “Listo para que lo revises” del inicio con el botón para confirmar el envío. Los precios solo salen de tus instrucciones o de tus trabajos pasados parecidos, nunca de las respuestas. Si el cliente ya está en “Vigilar” o “Paga tarde”, sugiere 50% de anticipo con una nota. Si pidió llamada y tienes un tipo de cita activo, agrega un link de un solo uso que vence con la cotización. Si a un concepto le falta precio, no hay botón de envío: la notificación dice cuántos faltan y te lleva a terminarla. Nunca se envía sola.

Cada borrador usa uno de tus borradores con IA (3 al mes en Básico, 200 en Solo). Para protegerte del spam, no redacta más de 20 en 24 horas por espacio de trabajo ni más de 3 por hora en el mismo formulario; en Respuestas, cada respuesta dice si hay borrador o por qué no. A Anthropic van las respuestas sin correo ni teléfono, tus instrucciones, hasta 5 trabajos parecidos y el nivel de pago del cliente. La IA de SoloWOS usa modelos Claude de Anthropic. Con los términos comerciales de Anthropic, lo que se manda por su API no se usa para entrenar sus modelos. Funciona junto con el asistente de IA de SoloWOS.