Software para arquitectos: del levantamiento al cobro de la supervisión

Un proyecto de casa puede durar un año y se cobra en pedazos: el anteproyecto, el proyecto ejecutivo y los meses de supervisión. En medio, el cliente cambia de opinión sobre la cocina, el constructor pide la versión más reciente de los planos y nadie recuerda qué se aprobó en la junta del martes. El trabajo administrativo está en esas costuras, no en el dibujo.

Del levantamiento al cobro de la supervisión

1. El prospecto llena tu formulario: casa nueva, ampliación, remodelación o local; metros de terreno y de construcción; colonia y municipio; presupuesto de obra. Si elige remodelación, aparece la pregunta de antigüedad del inmueble. Al enviarlo, pasa a agendar tu visita.
2. La "Visita de levantamiento" dura 90 minutos en tu agenda, con 60 minutos de margen antes y después para el traslado. La dirección va como pregunta obligatoria, porque cada tipo de cita tiene una sola ubicación fija.
3. Mandas una cotización por fase. Anteproyecto: programa arquitectónico, dos propuestas de distribución y una ronda de ajustes. Proyecto ejecutivo: planos arquitectónicos, de instalaciones y detalles. Supervisión: visitas semanales por mes de obra. Pon un anticipo, por ejemplo del 40%, y una vigencia de 30 días.
4. Con la cotización aceptada sale la solicitud de firma electrónica del contrato: firman los dos dueños del terreno en orden y luego tú.
5. Desde la cotización creas el recibo del anticipo y, al entregar la fase, el del resto. Si prefieres que cada fase se acepte por separado, manda una cotización por fase, cada una con su anticipo. Los meses de supervisión se cobran con un recibo en Cobros que se repite cada mes y termina después de los meses de obra, por ejemplo después de 8 recibos.
6. Las plantas y los renders del anteproyecto van a aprobación en el portal del cliente: el cliente marca el muro que quiere mover sobre la imagen y aprueba una versión con su nombre. Cada archivo pesa hasta 25 MB y se guardan hasta 50 versiones.
7. El juego del proyecto ejecutivo en PDF se comparte con Rastreo de documentos, con marca de agua y contraseña. Cuando sale una revisión, desactivas el link anterior y el constructor ya no puede abrir la versión vieja.

Una semana normal

• Lunes: llegan dos formularios del fin de semana. Una pareja con terreno en Zapopan ya agendó su levantamiento para el jueves.
• Martes: subes la versión 2 de la planta baja. A mediodía el cliente marcó la escalera y pidió cambiar el baño de visitas de lugar.
• Miércoles: el cliente de una ampliación acepta la cotización del proyecto ejecutivo y paga el anticipo con tarjeta esa tarde.
• Jueves: levantamiento de 90 minutos. Al volver, grabas un video de 4 minutos recorriendo el modelo de otra casa para un cliente que vive fuera de la ciudad.
• Viernes: sale solo el recibo del tercer mes de supervisión y ves que el constructor abrió los planos de la revisión C dos veces.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa un arquitecto cada herramienta, ordenadas del primer contacto al cobro:

• Link en bio: tu página con tres proyectos terminados, el formulario de proyecto nuevo y el link de tu perfil en las plataformas donde publicas.
• Links cortos: un QR en la lona de la obra que lleva a tu Link en bio; si cambias de página, editas el destino y la lona sigue sirviendo.
• Formularios: el cuestionario de proyecto con metros, presupuesto de obra y preguntas que aparecen según el tipo de proyecto, para llegar al levantamiento con la mitad de la información.
• Agenda: la visita de levantamiento con margen de traslado y la dirección como pregunta obligatoria, y las juntas de revisión de anteproyecto en tu oficina.
• Cotizaciones: una cotización por fase con su alcance, número de rondas de ajustes, anticipo y vigencia; el cliente la acepta en línea con su nombre.
• Firma electrónica: el contrato de servicios profesionales y el acta de entrega de cada fase. En Solo tienes 15 solicitudes de firma al mes, que alcanzan para varios proyectos.
• Rastreo de documentos: el proyecto ejecutivo en PDF (hasta 25 MB por archivo) con marca de agua para el constructor, y el link de la revisión vieja apagado cuando sale la nueva.
• Grabación de pantalla: un recorrido de hasta 5 minutos por el modelo o los planos en pantalla, para el cliente que no puede venir a la junta.
• Notas y tableros: las minutas de cada junta de obra y un tablero con los pendientes por proyecto, con fecha límite, para no perder el acuerdo del martes.
• Control de horas: el cronómetro por proyecto, para saber si los honorarios del anteproyecto cubrieron las horas reales antes de cotizar el siguiente.
• Cobros: el anticipo y el resto de cada fase desde su cotización, y el recibo de supervisión que se repite cada mes, con link de pago o tu CLABE.
• Gastos: las impresiones de planos, los traslados a obra y tus licencias de software, con comprobante, y el IVA y el ISR estimado del mes.
• Automatizaciones: si la cotización del ejecutivo sigue sin respuesta a los 5 días, un correo de seguimiento; si el cliente ya contestó, no sale nada.

Planos, licencias y responsivas

SoloWOS comparte y aprueba PDF e imágenes; no abre DWG, RVT ni SKP. Exporta a PDF lo que el cliente o el constructor tienen que ver. El plan Solo trae 5 GB de almacenamiento, así que el archivo de trabajo pesado se queda en tu disco o en tu nube. Los trámites de licencia de construcción y las responsivas ante tu municipio se hacen con sus formatos; la firma electrónica de SoloWOS es para contratos entre particulares, no para esos trámites.

Empieza con estas tres

Cotizaciones con una plantilla por fase, Firma electrónica para el contrato y el portal del cliente para aprobar el anteproyecto. Rastreo de documentos entra cuando llegue el primer proyecto ejecutivo.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de cotización para pasar las horas de cada fase a un precio cerrado.
• Calculadora de margen de ganancia después de dibujantes externos, renders e impresiones.
• Calculadora de honorarios para las retenciones cuando le facturas a una empresa.
• Contrato de prestación de servicios como base para tu contrato por fases.
• Generador de código QR para la lona de obra.

Lo que SoloWOS no hace por un arquitecto

• No dibuja, no abre archivos de CAD o BIM y no hace presupuestos de obra con precios unitarios.
• No es una bitácora de obra ni lleva control de avance contra un programa de obra.
• No le carga la supervisión a la tarjeta del cliente: el recibo sale solo cada mes, pero el cliente paga cada uno con el link o por transferencia.
• Tus clientes no pueden subir archivos al portal ni a un formulario; las escrituras y los planos viejos te llegan por correo.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.