Software para contadores independientes y despachos chicos

En un despacho chico, el atraso casi nunca está en la contabilidad. Está en el cliente que manda sus estados de cuenta el día 15, en la iguala de septiembre que nadie cobró y en el prospecto que pidió precio por WhatsApp y nunca recibió la cotización. SoloWOS se encarga de ese lado del trabajo y no toca tus pólizas contables ni tus papeles de trabajo.

Del primer mensaje a la iguala cobrada

1. El prospecto llena tu formulario: persona física o moral, régimen (RESICO, actividad empresarial y profesional, arrendamiento, sueldos), cuántas facturas emite al mes y si tiene trabajadores. Si contesta "no sé mi régimen", aparece la pregunta de a qué se dedica.
2. Pasa a agendar un "Diagnóstico fiscal" de 30 minutos en tu agenda. Si lo cobras, pide el pago con tarjeta al agendar y descuéntalo de la primera iguala.
3. Mandas la cotización con la iguala mensual como concepto, la declaración anual aparte y, si hace falta, un concepto único para ponerse al corriente con meses atrasados.
4. Con la cotización aceptada, la carta encargo va a firma electrónica: qué incluye la iguala, qué no, qué día del mes necesitas los documentos y qué pasa si llegan tarde.
5. Cada mes, el cierre de ese cliente es una tarea en Notas y tableros con fecha límite antes del día 17, la fecha general para los pagos mensuales de ISR e IVA.
6. El primer recibo de la iguala en Cobros lo pones a repetir cada mes: desde entonces sale solo con el folio que sigue y su link de pago, y si sigue pendiente, los recordatorios por correo salen solos. Los acuses y el resumen del mes los compartes en PDF con Rastreo de documentos.

Hola, {nombre}:

Para preparar tu declaración de {mes} necesito, a más tardar el {fecha}:

1. Los estados de cuenta de todas tus cuentas, también los de tarjeta de crédito.
2. Las facturas de gastos que no te llegaron a tu correo.
3. Si cobraste o vendiste algo fuera de lo normal, una línea explicando qué fue.

Mándamelo todo en PDF respondiendo este correo. Tu recibo de la iguala de este mes ya te llegó con su link de pago.

Gracias.

Un mes normal

• Día 1: creas el tablero del mes con una tarea por cliente y mandas el correo de documentos a tus 18 clientes de iguala.
• Día 3: salen solos los 18 recibos de la iguala, que se repiten cada mes en Cobros. Doce se pagan esa misma semana, con tarjeta o transferencia.
• Día 8: los que no han mandado nada siguen en la columna "Esperando documentos". Les escribes a ellos, no a todos.
• Día 12: un prospecto agenda su diagnóstico desde el link de tu firma de correo y al día siguiente acepta la cotización.
• Día 16: presentas las últimas declaraciones y compartes los acuses. Ves que nueve clientes ya los abrieron.
• Día 20: el recordatorio de pago le llega solo a quien todavía debe la iguala.

Las 13 herramientas, una por una

Para un despacho, las que pesan son Cobros, Notas y tableros y Cotizaciones. Así queda cada una:

• Link en bio: te sirve poco si tus clientes llegan por recomendación. El caso donde ayuda: si publicas tips fiscales en redes, junta ahí tu diagnóstico, tu formulario y tu boletín.
• Links cortos: un link corto a tu página de citas para tu firma de correo y un QR en la puerta de tu oficina.
• Formularios: el alta de cliente, con preguntas condicionales por régimen. No recibe archivos: los documentos siguen llegando por correo o a tu carpeta compartida.
• Agenda: el diagnóstico de 30 minutos, cobrado o gratis, y citas de 15 minutos en temporada de declaración anual para dudas rápidas.
• Cotizaciones: la iguala por régimen y volumen, con la declaración anual y la regularización de meses atrasados como conceptos aparte. Guarda una plantilla por régimen.
• Firma electrónica: la carta encargo o el contrato de servicios, una vez por cliente. Solo incluye 15 solicitudes de firma al mes; si das de alta a muchos clientes en enero, cuéntalas antes.
• Rastreo de documentos: acuses, declaraciones y estados financieros en PDF, con contraseña y marca de agua con el correo de quien los abre. Sabes si tu cliente vio el acuse antes de que te pregunte si ya quedó.
• Grabación de pantalla: videos de hasta 5 minutos sobre la pantalla de la declaración, para explicar por qué este mes salió IVA a pagar.
• Notas y tableros: el tablero del cierre mensual, con una tarea por cliente y columnas como "Esperando documentos", "En proceso", "Presentada" y "Enviada al cliente", y una nota por cliente con su régimen y sus obligaciones. Nunca guardes ahí su contraseña del SAT ni su e.firma.
• Control de horas: horas por cliente para ver si la iguala paga lo que te cuesta; el cliente que manda todo tarde y desordenado aparece ahí.
• Cobros: el recibo de cada iguala, que se repite solo cada mes, con tarjeta, CLABE o tu link de pago y recordatorios automáticos. Cada recibo cuenta en los 50 al mes que incluye Solo.
• Gastos: tus propios gastos, y tu ISR estimado si estás en RESICO. Si algún cliente tuyo usa SoloWOS, te puede mandar sus gastos del mes en CSV.
• Automatizaciones: cuando un prospecto llena el formulario, le llega la lista de lo que debe traer al diagnóstico; cuando acepta la cotización, se crea la tarea de alta en tu tablero.

SoloWOS o CONTPAQi Optimiza: cuál te conviene

CONTPAQi Contabilidad y Siigo Aspel COI son sistemas contables, y SoloWOS no los reemplaza: no lleva pólizas ni presenta declaraciones. COI, por ejemplo, cuesta $4,081 MXN al año sin IVA según su lista de precios. Lo que sí se puede comparar es la administración de los clientes del despacho, y ahí la opción de CONTPAQi es Optimiza, su plataforma en la nube para despachos.

Elige CONTPAQi Optimiza si:

• Lo que más te cuesta es saber qué obligación vence para qué cliente: Optimiza las asigna desde la constancia y avisa antes del vencimiento. SoloWOS no hace eso.
• Quieres que tus clientes te pidan documentos y reciban avisos por WhatsApp.
• Ya usas CONTPAQi Contabilidad y prefieres quedarte con un solo proveedor.

Elige SoloWOS si:

• Tu atraso está en la venta y la cobranza: cotizar la iguala, firmar la carta encargo y que el recibo de cada mes salga solo con link de pago y recordatorios.
• Quieres agendar diagnósticos, cobrarlos al agendar y llevar a tus prospectos en un embudo de ventas.
• Llevas la contabilidad en CONTPAQi, Aspel u otro sistema y solo buscas lo que rodea al despacho. Puedes usar Optimiza para las obligaciones y SoloWOS para vender y cobrar.

Precios y funciones revisados el 23 de octubre de 2026 en el sitio de cada empresa.

Empieza con estas tres

Cobros para poner a repetir las igualas desde este mes, Notas y tableros para el cierre y Cotizaciones con una plantilla por régimen. La firma electrónica de la carta encargo entra con tu siguiente cliente nuevo.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de iguala para ponerle precio a la iguala según las horas que de verdad te lleva cada cliente.
• Calculadora RESICO para mandársela al cliente que quiere estimar su ISR antes de llamarte.
• Calculadora de honorarios para tus propias retenciones cuando le facturas a una persona moral.
• Pagos provisionales de ISR e IVA para el cliente que pregunta por qué paga cada mes.
• Calculadora de IVA para agregar o quitar IVA a un monto.

Lo que SoloWOS no hace por un contador

• No es un sistema contable: no lleva pólizas, catálogo de cuentas, conciliaciones, nómina ni contabilidad electrónica.
• No descarga XML del SAT, no presenta declaraciones y no se conecta con el portal del SAT ni con bancos.
• Tus clientes no pueden subirte archivos por el portal ni por un formulario.
• No hay recordatorios mensuales de documentos que salgan solos, y la iguala no se le carga a la tarjeta del cliente: el recibo le llega solo cada mes y él lo paga.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.